Print Friendly, PDF & Email

E-pos is lank reeds 'n noodsaaklike hulpmiddel vir besigheidskommunikasie, maar 'n peiling wat deur Sendmail gedoen is. Onthul dit het spanning, verwarring of ander negatiewe gevolge vir 64% van professionele persone veroorsaak.

So, hoe kan jy dit vermy met jou e-posse? En hoe kan jy e-posse skryf wat die gewenste resultate gee? In hierdie artikel hersien ons die strategieë wat u kan gebruik om te verseker dat u gebruik van e-pos duidelik, effektief en suksesvol is.

'N Gemiddelde kantoorwerker ontvang per dag ongeveer 80 e-posse. Met hierdie volume pos kan individuele boodskappe maklik vergeet word. Volg hierdie eenvoudige reëls sodat u e-posse opgemerk en gebruik word.

  1. Moenie te veel per e-pos kommunikeer nie.
  2. Maak goed gebruik van voorwerpe.
  3. Maak duidelike en kort boodskappe.
  4. Wees beleefd.
  5. Gaan jou toon aan.
  6. Lees weer.

Moenie te veel per e-pos kommunikeer nie

Een van die grootste bronne van stres by die werk is die groot hoeveelheid e-posse wat mense ontvang. Dus, voordat jy 'n e-pos begin skryf, vra jouself af: "Is dit regtig nodig?"

In hierdie konteks moet jy die telefoon of kitsboodskappe gebruik om vrae te hanteer wat waarskynlik die onderwerp van terugbesprekings sal wees. Gebruik 'n kommunikasiebeplanningshulpmiddel en identifiseer die beste kanale vir verskillende tipes boodskappe.

Wanneer moontlik, gee die slegte nuus persoonlik. Dit help jou om met empatie, deernis en begrip te kommunikeer en jouself te los as jou boodskap verkeerd geneem is.

Maak goed gebruik van voorwerpe

’n Koerantopskrif doen twee dinge: dit trek jou aandag en som die artikel op sodat jy kan besluit of jy dit moet lees of nie. Jou e-posonderwerplyn behoort dieselfde te doen.

'N Voorwerp leë spasie is meer geneig om oor die hoof gesien te word of as "spam" verwerp te word. Gebruik dus altyd 'n paar goed gekose woorde om die ontvanger te vertel waaroor die e-pos gaan.

Jy sal dalk die datum in die onderwerplyn wil insluit as jou boodskap deel is van 'n gereelde e-posreeks, soos 'n weeklikse projekverslag. Vir 'n boodskap wat 'n reaksie vereis, kan jy ook 'n oproep tot aksie insluit, soos "Asseblief teen 7 November."

LEES  Maak 'n goeie skryfplan by die werk

’n Goedgeskrewe onderwerpreël, soos die een hieronder, verskaf die belangrikste inligting sonder dat die ontvanger eers die e-pos hoef oop te maak. Dit dien as 'n boodskap wat ontvangers aan jou vergadering herinner wanneer hulle hul inkassie nagaan.

 

Slegte voorbeeld Goeie voorbeeld
 
Onderwerp: vergadering Onderwerp: Vergadering oor die GATEWAY proses - 09h die 25 2018 Februarie

 

Hou boodskappe duidelik en kort

E-posse, soos tradisionele sakebriewe, moet duidelik en bondig wees. Hou jou sinne kort en akkuraat. Die inhoud van die e-pos moet direk en insiggewend wees, en bevat alle relevante inligting.

Anders as tradisionele briewe, kos die stuur van verskeie e-posse nie meer as om een ​​te stuur nie. As jy dus met iemand oor 'n aantal verskillende onderwerpe moet kommunikeer, oorweeg dit om vir elkeen 'n aparte e-pos te skryf. Dit maak die boodskap duidelik en laat jou korrespondent toe om op een onderwerp op 'n slag te reageer.

 

Slegte voorbeeld Goeie voorbeeld
Onderwerp: Hersienings vir die verkoopsverslag

 

Hi Michelin,

 

Dankie dat u hierdie verslag verlede week gestuur het. Ek het dit gister gelees en voel dat Hoofstuk 2 meer spesifieke inligting oor ons verkoopsyfers vereis. Ek dink ook die toon kan meer formeel wees.

 

Boonop wou ek u meedeel dat ek hierdie Vrydag 'n vergadering met die skakelafdeling oor die nuwe advertensieveldtog geskeduleer het. Sy is om 11:00 vm. en sal in die klein konferensiekamer wees.

 

Laat weet my asseblief of jy beskikbaar is.

 

Dankie,

 

Camille

Onderwerp: Hersienings vir die verkoopsverslag

 

Hi Michelin,

 

Dankie dat u hierdie verslag verlede week gestuur het. Ek het dit gister gelees en voel dat Hoofstuk 2 meer spesifieke inligting oor ons verkoopsyfers vereis.

 

Ek dink ook dat die toon meer formeel kan wees.

 

Kan u dit met hierdie kommentaar in gedagte verander?

 

Dankie vir jou harde werk!

 

Camille

 

(Camille stuur dan nog 'n e-pos oor die PR-vergadering.)

 

Dit is belangrik om hier 'n balans te vind. Jy wil nie iemand met e-posse bombardeer nie, en dit maak sin om verskeie verwante punte in een pos te kombineer. Wanneer dit gebeur, hou dit eenvoudig met genommerde paragrawe of kolpunte, en oorweeg dit om die inligting in klein, goed georganiseerde eenhede te “sny” om dit makliker te maak om te verteer.

Let ook op dat Camille in die goeie voorbeeld hierbo gespesifiseer het wat sy wou hê Michelin moes doen (in hierdie geval, verander die verslag). As jy mense help om te weet wat jy wil hê, is hulle meer geneig om dit vir jou te gee.

Wees beleefd

Mense dink dikwels dat e-posse minder formeel as tradisionele briewe kan wees. Maar die boodskappe wat jy stuur, is 'n weerspieëling van jou eie professionaliteit, waardes en aandag aan detail is belangrik, so 'n sekere vlak van formaliteit is nodig.

Tensy jy op goeie voet met iemand is, vermy informele taal, sleng, jargon en onvanpaste afkortings. Emotikons kan nuttig wees om jou voorneme te verduidelik, maar dit is die beste om dit net te gebruik met mense wat jy goed ken.

Sluit jou boodskap met "Vriendelike groete", "Goeie dag / aand vir jou" of "Goed vir jou", afhangende van die situasie.

Ontvangers kan kies om e-posse te druk en dit met ander te deel, wees dus altyd beleefd.

Kyk na die toon

Wanneer ons mense van aangesig tot aangesig ontmoet, gebruik ons ​​hul lyftaal, vokale toon en gesigsuitdrukkings om te evalueer hoe hulle voel. E-pos ontneem ons van hierdie inligting, wat beteken dat ons nie kan weet wanneer mense ons boodskappe misverstaan ​​het nie.

Jou keuse van woorde, sinlengte, leestekens en hoofletters kan maklik verkeerd geïnterpreteer word sonder visuele en ouditiewe leidrade. In die eerste voorbeeld hieronder kan Louise dink dat Yann gefrustreerd of kwaad is, maar in werklikheid voel hy goed.

 

Slegte voorbeeld Goeie voorbeeld
Louise,

 

Ek het jou verslag teen 17:XNUMX vandag nodig of ek mis my sperdatum.

 

Yann

Hallo Louise,

 

Dankie vir u harde werk aan hierdie verslag. Kan jy my weergawe voor 17 ure voorsien, sodat ek nie my sperdatum misloop nie?

 

Dankie by voorbaat,

 

Yann

 

Dink aan die gevoel van jou e-pos emosioneel. As jou bedoelings of jou emosies kan misverstaan, vind 'n minder dubbelsinnig manier om uitdrukking jou woorde.

proeflees

Ten slotte, voordat jy op "Stuur" klik, neem 'n oomblik om jou e-pos na te gaan vir enige spel-, grammatika- en leestekenfoute. Jou e-posse is net so deel van jou professionele beeld as die klere wat jy dra. Dit word dus afgekeur om 'n boodskap te stuur wat foute in serie bevat.

Wees tydens die lees van die proefles baie aandag aan die lengte van u e-pos. Mense is meer geneig om kort, bondige e-posse te lees as lang, ontkoppelde e-posse, dus maak seker dat u e-posse so kort moontlik is, sonder om die nodige inligting uit te sluit.

Sleutelpunte

Die meeste van ons bring 'n goeie deel van ons dag deur lees en skryf e-pos. Maar die boodskappe wat ons stuur, kan vir ander verwarrend wees.

Om effektiewe e-posse te skryf, vra jouself eers af of jy regtig hierdie kanaal moet gebruik. Soms is dit beter om die telefoon te neem.

Maak jou e-posse bondig en presies. Stuur dit net aan mense wat hulle regtig nodig het om te sien en dui duidelik aan wat jy graag wil hê die ontvanger moet volgende doen.

Onthou dat jou e-pos 'n weerspieëling is van jou professionaliteit, jou waardes en jou aandag aan detail. Probeer jou voorstel hoe ander die toon van jou boodskap kan interpreteer. Wees beleefd en kyk altyd na wat jy geskryf het voordat jy op "stuur" druk.