Print Friendly, PDF & Email

Afwesige boodskappe is belangrike werkskryf. Maar om baie redes kan hulle oor die hoof gesien word. Dit word verklaar deur die konteks van hul skryfwerk en soms deur nie die impak wat hulle kan hê in ag te neem nie.

Die afwesigheidsboodskap is inderdaad 'n outomatiese boodskap. Gestuur as antwoord op enige boodskap wat binne 'n tydsinterval of binne 'n bepaalde tydperk ontvang is. Soms word die boodskap voorberei in die konteks van verlof. Hierdie tydperk, as u waarskynlik alreeds u mening elders het, is miskien nie die beste tyd om u boodskap te skryf nie.

Wat is die punt om 'n outomatiese afwesigheidsboodskap op te stel?

Die afwesigheid van die werkboodskap is op baie maniere belangrik. Dit word gebruik om al u werknemers in kennis te stel van u afwesigheid. Dit bied ook inligting wat hulle toelaat om hul aktiwiteite voort te sit terwyl hulle wag totdat u terugkeer. Hierdie inligting is hoofsaaklik die datum van u herstel, kontakbesonderhede met noodgevalle om u te kontak of die kontakbesonderhede van 'n kollega wat u in 'n noodgeval moet kontak. In die lig hiervan is die afwesigheidsboodskap 'n noodsaaklike kommunikasiehandeling vir enige professionele persoon.

Watter foute moet vermy word?

Gegewe die belangrikheid van die afwesigheidsboodskap, sal dit nodig wees om verskeie parameters in ag te neem om u gespreksgenoot nie te skok of te respekteer nie. Dit is beter om te respekvol te klink as sonder respek. U kan dus nie uitdrukkings soos OUPS, pff, ens. Gebruik nie U moet die profiel van alle belanghebbendes in ag neem. Vermy dus om te skryf asof u net met kollegas praat as u meerderes of kliënte, verskaffers of selfs openbare owerhede u 'n boodskap stuur.

LEES  Sjabloon e-pos om te reageer op 'n versoek om inligting van 'n toesighouer

Om hierdie ongerief te vermy, is dit moontlik dat Outlook 'n afwesigheidsboodskap het vir interne maatskappye en 'n ander boodskap vir eksterne e -posse. U moet in elk geval al die profiele in ag neem om 'n goed gestruktureerde afwesigheidsboodskap te lewer.

Boonop moet die inligting nuttig en akkuraat wees. Vermy dubbelsinnige boodskappe soos "Ek sal van môre af wees" in die wete dat wie hierdie inligting ontvang, nie die datum van hierdie "môre" kan weet nie.

Ten slotte, vermy die gebruik van 'n bekende en toevallige toon. Inderdaad, die euforie van 'n vakansie in sig kan veroorsaak dat u 'n te bekende toon gebruik. Onthou om professioneel te bly tot die einde. Mondelings met kollegas kan dit gebeur, maar veral nie in die konteks van werkstukke nie.

Watter tipe afwesigheidsboodskap moet u kies?

Kies 'n konvensionele styl om al hierdie slaggate te vermy. Dit sluit u voor- en vanname in, inligting oor wanneer u die ontvangde boodskap kan verwerk en die persoon (s) om in noodgevalle te kontak.