Die gemiddelde Franse werknemer spandeer ongeveer 'n kwart van die week om deur honderde e-posse te gaan wat hulle elke dag stuur en ontvang.

Ondanks die feit dat ons 'n goeie deel van ons tyd in ons posbus sit, weet baie van ons, selfs die mees professionele nog steeds nie hoe om die e-pos toepaslik.

Trouens, gegewe die hoeveelheid boodskappe wat ons elke dag lees en skryf, is ons meer geneig om verleentheid te maak, wat ernstige besigheidsgevolge kan hê.

In hierdie artikel het ons die mees noodsaaklike "cybercourt" -reëls omskryf omskryf.

Sluit 'n duidelike en direkte onderwerpreël in

Voorbeelde van 'n goeie onderwerpreël sluit in "Veranderde vergaderingsdatum", "Vinnige vraag oor jou aanbieding" of "Voorstelle vir die voorstel".

Mense besluit dikwels om 'n e-pos op grond van die onderwerplyn oop te maak, kies een wat lesers laat weet dat jy hul bekommernisse of werkkwessies aanspreek.

Gebruik 'n professionele e-pos adres

As jy vir 'n maatskappy werk, moet jy jou maatskappy se e-posadres gebruik. Maar as jy 'n persoonlike e-posrekening gebruik, of jy nou in eie diens is of dit van tyd tot tyd vir besigheidskorrespondensie wil gebruik, moet jy versigtig wees wanneer jy hierdie adres kies.

LEES  Professionele groete: 'n kuns van besigheidskommunikasie

Jy moet altyd 'n e-posadres hê waarop jou naam staan ​​sodat die ontvanger presies weet wie die e-pos stuur. Moet nooit 'n e-posadres gebruik wat nie geskik is vir werk nie.

Dink twee keer voordat u op "antwoord almal" klik.

Niemand wil 20 mense se e-posse lees wat niks daarmee te doen het nie. Om e-posse te ignoreer kan moeilik wees, aangesien baie mense kennisgewings van nuwe boodskappe op hul slimfoon of afleidende opwipboodskappe op hul rekenaarskerm ontvang. Moenie op "antwoord aan almal" klik nie, tensy jy dink almal op die lys moet die e-pos ontvang.

Sluit 'n handtekeningblok in

Gee jou leser inligting oor jouself. Sluit gewoonlik jou volle naam, titel, maatskappynaam en kontakinligting in, insluitend 'n telefoonnommer. Jy kan ook 'n bietjie advertensie vir jouself byvoeg, maar moenie oorboord gaan met gesegdes of illustrasies nie.

Gebruik dieselfde lettertipe, grootte en kleur as die res van die e-pos.

Gebruik professionele groete

Moenie toevallige, omgangstaal uitdrukkings soos "Hallo", "Hallo!" of "Hoe gaan dit?".

Die ontspanne aard van ons geskrifte moet nie die groet in 'n e-pos beïnvloed nie. "Hi!" Is 'n baie informele groetjie en oor die algemeen moet dit nie in 'n werksituasie gebruik word nie. Gebruik eerder "Hello" of "Goeie aand".

Gebruik uitroeptekens spaarsamig

As jy kies om 'n uitroepteken te gebruik, gebruik net een om jou entoesiasme uit te druk.

LEES  Voorbeeldbrief om betaling van 'n premie te eis

Mense raak soms meegevoer en plaas 'n aantal uitroeptekens aan die einde van hul sinne. Die resultaat lyk dalk te emosioneel of onvolwasse, uitroeptekens moet spaarsamig op skrif gebruik word.

Wees versigtig met humor

Humor kan maklik verlore raak in vertaling sonder die korrekte toon en gesigsuitdrukkings. In 'n professionele gesprek word humor die beste uit e-posse weggelaat, tensy jy die ontvanger goed ken. Ook, iets wat jy dink snaaks is, is dalk nie vir iemand anders nie.

Weet dat mense uit verskillende kulture anders praat en skryf

Miskommunikasie kan maklik ontstaan ​​as gevolg van kulturele verskille, veral in die geskrewe vorm wanneer ons nie mekaar se lyftaal kan sien nie. Pas jou boodskap aan by die ontvanger se kulturele agtergrond of kennisvlak.

Dit is goed om in gedagte te hou dat hoogs kontekstuele kulture (Japannees, Arabies of Chinees) jou wil leer ken voordat jy met jou sake doen. As gevolg hiervan kan dit algemeen wees dat werknemers in hierdie lande meer persoonlik in hul skryfwerk is. Aan die ander kant verkies mense uit lae-kontekskulture (Duits, Amerikaans of Skandinawies) baie vinnig na die punt.

Reageer op jou e-pos, selfs al was die e-pos nie vir jou bedoel nie

Dit is moeilik om te antwoord op al die e-posse wat aan jou gestuur word, maar jy moet probeer. Dit sluit gevalle in waar die e-pos per ongeluk aan jou gestuur is, veral as die sender 'n antwoord verwag. 'n Antwoord is nie nodig nie, maar is goeie e-posetiket, veral as daardie persoon in dieselfde maatskappy of bedryf as jy werk.

LEES  Stuur 'n e-pos aan jou toesighouer: watter soort beleefde formule om te gebruik?

Hier is 'n voorbeeld van 'n reaksie: “Ek weet jy is baie besig, maar ek dink nie jy wou vir my hierdie e-pos stuur nie. En ek wou jou laat weet sodat jy dit aan die regte persoon kan stuur. »

Hersien elke boodskap

Jou foute sal nie ongesiens verbygaan deur die ontvangers van jou e-pos nie. En, afhangende van die ontvanger, kan jy geoordeel word daarvoor.

Moenie op speltoetsers staatmaak nie. Lees en herlees jou pos verskeie kere, verkieslik hardop, voordat jy dit stuur.

Voeg die e-posadres laaste by

Vermy om per ongeluk 'n e-pos te stuur voordat jy dit klaar saamgestel en die boodskap reggestel het. Selfs wanneer jy op 'n boodskap antwoord, is dit 'n goeie idee om die ontvanger se adres te verwyder en dit slegs in te voeg wanneer jy seker is dat die boodskap gereed is om te stuur.

Kontroleer of u die korrekte ontvanger gekies het

Jy moet baie versigtig wees wanneer jy 'n naam uit jou adresboek op die "To" reël van die e-pos tik. Dit is maklik om die verkeerde naam te kies, wat 'n verleentheid kan wees vir jou en die persoon wat die e-pos per abuis ontvang.

Gebruik klassieke lettertipes

Vir professionele korrespondensie, hou altyd jou lettertipes, kleure en standaardgroottes.

Die kardinale reël: Jou e-pos moet maklik wees vir ander mense om te lees.

As 'n algemene reël is dit die beste om 10 of 12 punt tipe en 'n maklik leesbare lettertipe te gebruik, soos Arial, Calibri of Times New Roman. As dit by kleur kom, is swart die veiligste keuse.

Hou 'n ogie oor jou toon

Net soos grappies verlore gaan in vertaling, kan jou boodskap vinnig verkeerd vertolk word. Onthou dat jou onderhoudvoerder nie die vokale aanwysings en gesigsuitdrukkings het wat hulle in 'n een-tot-een-bespreking sal kry nie.

Om misverstand te voorkom, word aanbeveel dat u u boodskap hardop lees voordat u op Stuur kliek. As dit vir jou moeilik lyk, lyk dit moeilik vir die leser.

Vir die beste resultate, vermy die gebruik van totaal negatiewe woorde ("mislukking", "sleg" of "oorgesien") en sê altyd "asseblief" en "dankie".