Print Friendly, PDF & Email

L’employé français moyen consacre environ le quart de la semaine à parcourir des centaines de mails qu’il envoie et reçoie tous les jours.

Ondanks die feit dat ons 'n goeie deel van ons tyd in ons posbus sit, weet baie van ons, selfs die mees professionele nog steeds nie hoe om die e-pos toepaslik.

Trouens, gegewe die hoeveelheid boodskappe wat ons elke dag lees en skryf, is ons meer geneig om verleentheid te maak, wat ernstige besigheidsgevolge kan hê.

In hierdie artikel het ons die mees noodsaaklike "cybercourt" -reëls omskryf omskryf.

Incluez une ligne d’objet claire et directe

Les exemples d’une bonne ligne d’objet incluent “Date de la réunion modifiée”, “Question rapide sur votre présentation” ou “Suggestions pour la proposition”.

Les gens décident souvent d’ouvrir un email en fonction de la ligne d’objet, choisissez celui qui permet aux lecteurs de savoir que vous répondez à leurs préoccupations ou à leurs problèmes professionnels.

Gebruik 'n professionele e-pos adres

Si vous travaillez pour une entreprise, vous devez utiliser l’adresse de messagerie de votre entreprise. Mais si vous utilisez un compte de messagerie personnel, que vous soyez indépendant ou que vous aimez l’utiliser occasionnellement pour des correspondances professionnelles, vous devez faire attention lorsque vous choisissez cette adresse.

Vous devez toujours avoir une adresse électronique qui porte votre nom afin que le destinataire sache exactement qui envoie l’email. N’utilisez jamais d’adresse email qui ne convient pas au travail.

Dink twee keer voordat u op "antwoord almal" klik.

Personne ne veut lire les emails de 20 personnes qui n’ont rien à voir avec eux. Ignorer les emails peut être difficile, car de nombreuses personnes reçoivent des notifications de nouveaux messages sur leur smartphone ou des messages contextuels distrayants sur leur écran d’ordinateur. Abstenez-vous de cliquer sur « répondre à tous », à moins que vous ne pensiez que tous les membres de la liste doivent recevoir l’email.

LEES  Beleefde uitdrukkings om te vermy in 'n professionele e-pos

Sluit 'n handtekeningblok in

Fournissez à votre lecteur des informations sur vous. En règle générale, indiquait votre nom complet, le titre, le nom de la société et vos coordonnées, y compris un numéro de téléphone. Vous pouvez également ajouter un peu de publicité pour vous-même, mais n’allez pas trop loin avec les dictons ou les illustrations.

Utilisez la même police, la même taille et la même couleur que le reste de l’email.

Gebruik professionele groete

N’utilisez pas d’expression décontractée et familière telle que “Coucou”, “Salut!” ou “Ça va?”.

Die ontspanne aard van ons geskrifte moet nie die groet in 'n e-pos beïnvloed nie. "Hi!" Is 'n baie informele groetjie en oor die algemeen moet dit nie in 'n werksituasie gebruik word nie. Gebruik eerder "Hello" of "Goeie aand".

Utilisez les points d’exclamation avec modération

Si vous choisissez d’utiliser un point d’exclamation, n’en utilisez qu’un pour exprimer votre enthousiasme.

Les gens s’emportent parfois et mettent un certain nombre de points d’exclamation à la fin de leurs phrases. Le résultat peut paraître trop émotif ou immature, les points d’exclamation doivent être utilisés avec parcimonie par écrit.

Wees versigtig met humor

L’humour peut facilement se perdre dans la traduction sans le ton correct ni les expressions du visage. Dans un échange professionnel, il est préférable de laisser l’humour en dehors des emails, sauf si vous connaissez bien le destinataire. En outre, quelque chose que vous pensez drôle pourrait ne pas l’être pour quelqu’un d’autre.

Weet dat mense uit verskillende kulture anders praat en skryf

Une mauvaise communication peut facilement survenir à cause de différences culturelles, en particulier dans la forme écrite lorsque nous ne pouvons pas voir le langage corporel de l’autre. Adaptez votre message à l’arrière-plan culturel du destinataire ou à votre degré de connaissance.

LEES  Briefsjabloon om 'n fout op u betaalstrokie aan te meld

Dit is goed om in gedagte te hou dat hoogs kontekstuele kulture (Japannees, Arabies of Chinees) jou wil leer ken voordat jy met jou sake doen. As gevolg hiervan kan dit algemeen wees dat werknemers in hierdie lande meer persoonlik in hul skryfwerk is. Aan die ander kant verkies mense uit lae-kontekskulture (Duits, Amerikaans of Skandinawies) baie vinnig na die punt.

Répondez à vos emails, même si l’email ne vous était pas destiné

Il est difficile de répondre à tous les emails qui vous ont été envoyés, mais vous devriez essayer. Cela inclut les cas où l’email vous a été accidentellement envoyé, surtout si l’expéditeur attend une réponse. Une réponse n’est pas nécessaire, mais constitue une bonne étiquette pour le courrier électronique, surtout si cette personne travaille dans la même entreprise ou le même secteur que vous.

Voici un exemple de réponse : « Je sais que vous êtes très occupé, mais je ne pense pas que vous vouliez m’envoyer cet email. Et je voulais vous en informer afin que vous puissiez l’envoyer à la bonne personne. »

Hersien elke boodskap

Jou foute ne passeront pas inaperçues aux destinataires de votre courrier électronique. Et, selon le destinataire, vous pouvez être jugé pour l’avoir fait.

Ne comptez pas sur les correcteurs orthographiques. Lisez et relisez votre courrier plusieurs fois, de préférence à voix haute, avant de l’envoyer.

Ajoutez l’adresse email en dernier

Éviter d’envoyer accidentellement un email avant d’avoir fini de le rédiger et de corriger le message. Même lorsque vous répondez à un message, il est judicieux de supprimer l’adresse du destinataire et de l’insérer uniquement lorsque vous êtes sûr que le message est prêt à être envoyé.

LEES  Briefsjabloon: versoek betaling vir u ongebruikte betaalde verlof

Kontroleer of u die korrekte ontvanger gekies het

Vous devez faire très attention lorsque vous tapez un nom de votre carnet d’adresses sur la ligne “À” de l’email. Il est facile de sélectionner un mauvais nom, ce qui peut être gênant pour vous et pour la personne qui reçoit le mail par erreur.

Gebruik klassieke lettertipes

Vir professionele korrespondensie, hou altyd jou lettertipes, kleure en standaardgroottes.

Die kardinale reël: Jou e-pos moet maklik wees vir ander mense om te lees.

En règle générale, il est préférable d’utiliser des caractères de 10 ou 12 points et une police de caractères facile à lire, telle que Arial, Calibri ou Times New Roman. En ce qui concerne la couleur, le noir est le choix le plus sûr.

Hou 'n ogie oor jou toon

Net soos grappies verlore gaan in vertaling, kan jou boodskap vinnig verkeerd vertolk word. Onthou dat jou onderhoudvoerder nie die vokale aanwysings en gesigsuitdrukkings het wat hulle in 'n een-tot-een-bespreking sal kry nie.

Om misverstand te voorkom, word aanbeveel dat u u boodskap hardop lees voordat u op Stuur kliek. As dit vir jou moeilik lyk, lyk dit moeilik vir die leser.

Pour des résultats optimaux, évitez d’utiliser des mots totalement négatifs (“échec”, “mauvais” ou “négligé”) et dites toujours “s’il vous plaît” et “merci”.