Print Friendly, PDF & Email

Dans votre vie professionnelle, vous serez souvent amené à rédiger un mail de contestation. Celui-ci peut être adressé à un collègue, à un partenaire ou à un fournisseur. Quel que soit votre motif, vous devez prendre en compte certaines exigences pour être pris au sérieux par vos interlocuteurs. Par conséquent, maitriser l’écriture de ce type de messages est un impératif. Voici comment réussir votre mail de contestation.

Fokus op die feite

Wanneer jy die protes-e-pos skryf, is dit belangrik om streng oor die feite te wees. Met ander woorde, die elemente moet op 'n feitelike wyse gestel word sodat die leser vinnig die konteks kan begryp.

Vermy dus besonderhede en onnodige sinne en spesifiseer eerder noodsaaklike dinge soos feite en datums. Dit is inderdaad met hierdie elemente dat die ontvanger die doel van jou e-pos sal kan verstaan. Jy moet duidelike, presiese en gedateerde inligting verskaf.

Dui die konteks aan en dan die onderwerp van die e-pos

Gaan reguit na die punt wanneer jy 'n protes-e-pos skryf. Jy het nie bewoordings soos “Ek skryf hierdie e-pos aan jou” nodig nie, want dit is ooglopende dinge wat nie uitgewys hoef te word nie.

Nadat u die feite wat tot u klagte gelei het, duidelik aangebied het en sonder om die datum te vergeet. Dit kan 'n vergadering, 'n seminaar, 'n e-posuitruiling, 'n verslaggewing, 'n aankoop van materiaal, 'n faktuurkwitansie, ens.

Gaan voort en stel jou verwagtinge so eksplisiet as moontlik.

Die idee is dat die ontvanger vinnig die doel van jou e-pos kan verstaan ​​en wat jy daarvan wil hê.

LEES  Formuleer 'n versoekbrief vir veilige vrywillige mobiliteit

Fokus op nugterheid in jou praatjie

Om 'n protes-e-pos te skryf, vereis 'n sober en bondige styl. Omdat dit 'n spesiale situasie is, moet jy op die feite en jou verwagtinge fokus. Om dit te doen, gebruik kort sinne wat die kern van jou uitdaging opsom en wat in alledaagse, beleefde taal geskryf is.

Maak ook seker dat jy 'n beleefde frase gebruik wat gepas is vir die geleentheid. "Die uwe," en "beste groete" moet vermy word in hierdie tipe ruil.

Bly professioneel

Maak seker dat jy professioneel bly wanneer jy 'n protes-e-pos skryf, selfs al is jy uiters ongelukkig. Jy moet jou bes doen om jouself in bedwang te hou, want emosies hoort nie eintlik in professionele skryfwerk nie.

Vermy dus die gebruik van woorde wat jou gevoelens op een of ander manier kan uitdra. Dit is belangrik dat jou e-pos feitelik bly.

Heg bewyse aan

Ten slotte, om in 'n protes-e-pos te slaag, is dit noodsaaklik om bewyse by jou argumente aan te heg. Jy moet inderdaad die ontvanger wys dat jy reg is om te betwis. Heg dus enige dokument aan wat jy as bewys kan gebruik en meld dit in die e-pos.