Vandag is e-pos die beste manier om met gemak, spoed en doeltreffendheid te kommunikeer. Vir professionele uitruilings is dit die mees gebruikte manier.
Om 'n professionele posons moet sekere kriteria, wenke en reëls respekteer wat ons in die artikel sal probeer verduidelik.
Voorbeeld van 'n skryfplan vir 'n professionele e-pos
Soms kan die pos ingewikkeld wees om in 'n professionele konteks te bestuur. Die plan om te volg om 'n professionele e-pos te skryf, moet ter beskikking van die ontvanger al die nodige elemente kort en akkuraat wees.
Om 'n professionele e-pos te skryf, kan u die volgende plan aanvaar:
- 'N Duidelike en eksplisiete voorwerp
- 'N Appèlformule
- 'N Begin wat die konteks van kommunikasie moet plaas
- 'N Geregtigheidsformule om af te sluit
- 'N handtekening
Kies die onderwerp van 'n professionele e-pos
Daar word beraam dat 'n professionele persoon gemiddeld 100 e-posse per dag kan ontvang. U moet dus die onderwerp van u e-pos kies om hulle aan te moedig om dit te open. Daarvoor is daar reëls om te volg:
1-Skryf 'n kort voorwerp
Om die openingsyfer van u e-pos te verhoog, beveel kenners aan om 'n onderwerp van maksimum 50 karakters te gebruik.
U het slegs 'n beperkte spasie om u voorwerp te skryf, so u moet 'n spesifieke voorwerp kies, terwyl u aksiewoorde gebruik wat verband hou met die inhoud van u e-pos.
Oor die algemeen word lang voorwerpe swak gelees op slimfone, wat al hoe meer deur professionele persone gebruik word om hul e-pos na te gaan.
2-Pas die onderwerp van jou e-pos aan
Indien moontlik, moet u die naam en voornaam van u kontakte op die voorwerpvlak noem. Dit is 'n element wat die openingskoers kan verhoog.
Deur die besonderhede van jou ontvanger op die vlak van die onderwerp van die e-pos te stel, sal hy waardeer en erken word, wat hom sal aanmoedig om jou e-pos oop te maak en te lees.
Die liggaam van 'n professionele e-pos
Om 'n professionele e-pos te skryf, is dit raadsaam om die liggaam van u e-pos duidelik te skryf sonder om van die onderwerp af te gaan en almal gebaseer op sekere standaarde van styl en aanbieding.
Wees versigtig om 'n kort e-pos te skryf, met kort en presiese sinne wat meer gerief vir u ontvanger sal gee.
Hier is 'n paar take-away:
1-Gebruik 'n klassieke lettertipe
Die meeste e-posdienste stel die gebruiker in staat om die lettertipe en styl van die teks te kies. As dit by 'n sake-e-pos kom, kies 'n klassieke lettertipe soos 'Times New Roman' of 'Arial'.
Dit word nie aanbeveel om 'n dekoratiewe font te gebruik nie.
Ons beveel ook aan:
- Aanvaar 'n leesbare font grootte
- Vermy kursief, verlig of kleure
- Om nie al die teks in hoofletters te skryf nie
2-Skryf 'n goeie oproep formule
Vir 'n professionele e-pos, is dit verkieslik soos hierbo om die geadresseerde op naam aan te spreek, terwyl die titel van beleefdheid van die persoon wat gevolg word, sy naam insluit.
3-Stel jouself voor in die eerste paragraaf
As jy vir die eerste keer aan iemand skryf (byvoorbeeld 'n nuwe kliënt), is dit baie belangrik om jouself voor te stel en die doel van jou boodskap kortliks te verduidelik.
Jy kan aan hierdie klein aanbieding een of twee sinne toewy.
4-Die belangrikste inligting in prioriteit
Na jou aanbieding gaan ons na die belangrikste punt.
Dit is baie interessant om die belangrikste inligting aan die begin van jou e-pos aan te haal. U sal u ontvanger tyd red deur u bedoelings te verduidelik.
U moet die aandag van u korrespondent trek en direk tot die punt kom.
5-Gebruik 'n formele woordeskat
Aangesien jy 'n professionele e-pos skryf, moet jy 'n goeie indruk maak.
Ons raai u aan om volledige sinne in 'n beleefde styl te skryf.
Dit word nie aanbeveel om die volgende te gebruik nie:
- Slengwoorde;
- Nuttelose afkortings;
- Emosiekone of emoji's;
- Grappies;
- Onbeskofte woorde;
6-Maak 'n gepaste gevolgtrekking
Om 'n e-pos te voltooi, moet ons dink aan die handtekening wat gebruik moet word, die toon wat aangeneem moet word, en die beleefdheidsformule om te kies.
Ons moet in gedagte hou dat professionele kommunikasie a hoogs gekodifiseerde taal. Dit is baie belangrik om die reëls te ken en die regte formule te kies om aan die einde van die e-pos te gebruik.
Die formule wat gebruik word, moet aangepas word aan die kwaliteit van die ontvanger en die konteks van die uitruil.
As u byvoorbeeld met 'n toesighouer of 'n kliënt praat, kan u 'beste groete' gebruik, wat die mees geskikte frase is. Alhoewel dit 'n kollega is, kan ons ons e-pos afsluit met die uitdrukking "Goeie einde van die dag!" "
Wat die handtekening betref, kan jy jou e-posprogrammatuur instel om outomaties 'n persoonlike handtekening aan die einde van ons e-posse in te voeg.
Om effektief te wees, moet die handtekening kort wees:
- Nie meer as 4 reëls nie;
- Nie meer as 70 karakters per reël nie;
- Voer u voor- en achternaam, u funksie, die naam van die onderneming, u webwerfadres, u telefoon- en faksnommer in, en moontlik 'n skakel na u LinkedIn- of Viadeo-profiel;
Exemple :
Robert Holliday
Verteenwoordiger van die maatskappy Y
http: /www.votresite.com
Foon. : 06 00 00 00 00 / Faks: 06 00 00 00 00
Mobiel: 06 00 00 00 00
Enkele beleefde uitdrukkings:
- Hartlik;
- Beste wense ;
- Beste wense;
- Respekvol ;
- Hartlike groete;
- Beste wense ;
- Die uwe,
- Dit is 'n plesier om jou weer te sien;
- Warm groete ...
Vir mense wat ons besonder goed ken, kan ons hartlike formules gebruik soos 'hi', 'vriendskappe', 'tot u sien' ...
Ander voorbeelde van klassieke formules:
- Aanvaar asseblief die uitdrukking van my besondere gevoelens, meneer / mevrou;
- Aanvaar asseblief die uitdrukking van my hartlike groete, meneer / mevrou;
- Ontvang asseblief, meneer / mevrou, my beste groete;
- Ontvang asseblief my heerlike, toegewyde gevoelens;
- Aanvaar asseblief, meneer / mevrou, my opregte groete;
- Aanvaar asseblief die uitdrukking van my hoogste agting, meneer / mevrou;
- Deur u te vra om my beste groete te aanvaar;
- Dankie vir u aandag aan my versoek;
- Wees waardig om die eerbetoon aan my diep respek te aanvaar, meneer / mevrou;
- Terwyl u wag om van u te lees, aanvaar asseblief, meneer / mevrou, die versekering van my hoogste agting;
- Met my dank, smeek ek u om hier, die heer / mevrou, die uitdrukking van my besondere gevoelens te vind;
7-Sluit aanhangsels in
Wat die aanhegsels betref, moenie vergeet om die ontvanger in kennis te stel deur dit met regsgeldigheid in die hoof van u e-pos te noem nie.
Dit is baie interessant om die grootte en aantal aanhegsels wat aan die ontvanger gestuur is, te noem.
Fokus: Die omgekeerde piramide
Wat die sogenaamde omgekeerde piramidemetode betref, bestaan dit uit die aanvang van die teks van u professionele e-pos met die hoofinligting van u boodskap en dan met die ander inligting in dalende volgorde van belang.
Maar waarom gebruik u hierdie metode?
Gewoonlik lees die eerste sin beter as die res van die boodskap. Dit moet aantreklik wees. Deur die omgekeerde piramidemetode te gebruik, kan ons die leser maklik die aandag trek en hom die e-pos aan die einde wil laat lees.
Wat skryf betref, is dit raadsaam om 'n maksimum van vier paragrawe, van 3 tot 4-lyne elk, te gebruik terwyl u op 'n spesifieke idee per paragraaf fokus.
As u hierdie metode wil gebruik, raai ons u aan om:
- relatiewe kort sinne;
- skakelwoorde om die sinne aan mekaar te koppel;
- 'n huidige en professionele taal.
HERINNERING
Soos jy verstaan het, het 'n professionele e-pos niks te doen met een wat aan 'n vriend gestuur is nie. Daar is reëls wat tot op die letter nagekom moet word.
1-Behandel die onderwerp sorgvuldig
Soos ons duidelik gespesifiseer het, moet jy die onderwerpveld (of onderwerp) van jou professionele e-pos korrek skryf. Dit moet bondig en eksplisiet wees. Jou ontvanger moet dadelik die inhoud van jou e-pos verstaan. Hy kan dus besluit of hy dit dadelik oopmaak of later lees.
2-Om hoflik te wees
Soos jy goed verstaan het, is dit nodig om die formules van groet en beleefdheid in konteks te gebruik.
Die formules moet kort en baie goed gekies word.
3-korrekte spelfoute
Eerstens moet jy jou e-pos weer lees en seker maak dat jy nie enige nodige inligting vergeet het nie en waarom nie iemand anders dit gelees het nie. Dit is baie interessant om die mening van 'n ander persoon te hê.
Om spelling en grammatikale foute reg te stel, raai ons jou aan om jou e-pos te kopieer en te plak op 'n woordverwerker en 'n outomatiese tjek te doen. Selfs as hierdie sagteware nie al die foute regstel nie, kan dit jou help. Alternatiewelik kan u ook in professionele regstelprogrammatuur belê.
4-Teken jou e-pos
Dit is baie belangrik om 'n handtekening by jou professionele e-pos in te voeg. U moet die bostaande reëls volg om 'n professionele handtekening te skryf.
Deur die verskillende inligting in verband met u funksie te noem, u maatskappy ... u ontvanger sal vinnig verstaan wie hy te doen het.
5-Pas jou e-pos aan
As dit algemeen is, is die pos minder geneig om te lees. U moet die ontvanger laat voel dat die e-pos net aan hom gerig is. So moet jy die voorwerp aanpas, en kies die formule om aan te neem om jou e-pos te begin.
As dit 'n groeppos is, is dit belangrik om verskillende lyste op te stel volgens die kenmerke van u ontvangers, hul voorkeure, hul belangstellings en hul ligging. Met die segmentering van u ontvangers kan u die oop koers van u e-pos verhoog.
6-Gee wil die pos oopmaak
As jy 'n professionele e-pos skryf, moet jy altyd die ontvanger wil oopmaak. Oor die algemeen is die voorwerp die eerste element wat 'n korrespondent stoot om jou e-pos oop te maak en dit te lees. So moet jy jou voorwerp meer belangrik maak, dit genees en so aantreklik maak.
In dieselfde sin moet die eerste twee sinne van u e-pos die ontvanger laat voortgaan om te lees. Dit word aanbeveel om die belangrikste inligting aan die begin van u e-pos aan te haal en die nuuskierigheid van u korrespondent te aktiveer.
7-Vermy bedrieglike voorwerpe
Jy moet nooit 'n misleidende voorwerp gebruik om die openingskoers van jou e-pos te verhoog nie.
Jy moet weet dat jou e-pos jou beeld (of dié van jou maatskappy) verskaf. Daarom is dit baie belangrik om uitdagende en misleidende voorwerpe te vermy. Die voorwerp moet ooreenstem met die inhoud van jou e-pos.
8-Plaas jouself in die leser se plek
Empatie is 'n baie belangrike element om in ag te neem. U moet u in die plek van u ontvanger plaas om die onderwerp van u e-pos korrek te kan skryf en aantreklik te maak. U moet u in die plek van u korrespondent stel en 'n reeks vrae lys wat hy aan homself kan stel. Dit is uit die antwoorde dat u die titel van u e-posadres kan aanpas.
9-Gebruik 'n professionele e-pos adres
Persoonlike adresse soos lovelygirl@… of gentleman@… moet absoluut vermy word. In die konteks van professionele verhoudings spreek ons nooit 'n gespreksgenoot aan wat hierdie tipe e-posadres gebruik nie.
Dit word aanbeveel om 'n professionele e-pos adres, of ten minste 'n persoonlike adres met jou naam en van te gebruik.
Die professionele e-pos vereis 'n baie goeie kommunikasie, 'n presiese woordeskat, 'n bondige teks, 'n duidelike versoek en 'n onverbeterlike spelling. Deur die reëls, wenke en advies wat ons net aangehaal het, aan te neem, kan u 'n aantreklike e-pos skryf, wat u ontvanger onmiddellik sal interesseer en sy belangstelling sal opwek.
