E-pos is een van die belangrikste kommunikasiemiddele in die werkplek. Sommige is egter geneig om die reëls te vergeet. Dit is omdat e-pos as minder formeel as 'n brief beskou word. Dit is belangrik om te weet dat dit nietemin 'n werksdokument bly, selfs al het dit 'n ligter of meer gesellige styl. Hoe om suksesvol te wees in 'n professionele e-pos? Ontdek die praktyke om aan te neem vir skryf in die reëls van die kuns.
Die onderwerpreël van die e-pos moet kort wees
Die eerste ding wat u ontvanger sal lees, is natuurlik die onderwerp van u e-pos. Dit is eintlik die enigste reël wat in die inkassie verskyn. Dit is die rede waarom dit kort, presies en netjies moet wees. Net so moet dit 'n skakel hê met die doel van u e-posadres (in kennis stel, inlig, uitnooi ...). Met ander woorde, die ontvanger moet vinnig verstaan wat dit is, net deur die voorwerp te lees.
Die onderwerp van die e-pos kan geformuleer word in 'n nominale sin, 'n sin sonder 'n skakelwoord, 'n sin van 5 tot 7 woorde, 'n sin sonder 'n artikel. Hier is 'n paar voorbeelde: "versoek om inligting", "aansoek om die posisie van ...", "kansellasie van die CSE-opleiding van 25 Januarie", "uitnodiging vir die tien jaar van onderneming X", "verslag van die vergadering vanaf ... ”, ens.
Let ook daarop dat die afwesigheid van 'n onderwerp die e-pos nie ongewens kan maak nie.
Die beginformule
Dit word ook die oproepformule genoem, wat die eerste woorde van die e-pos aandui. Met ander woorde, dit is die woorde wat die kontak met die gespreksgenoot verseker.
Hierdie appèlformule hang veral af van die volgende faktore:
- U verhouding met die ontvanger: ken u die ontvanger? Indien wel, op watter punt?
- Die konteks van die kommunikasie: formeel of informeel?
Dit is dus vanselfsprekend dat u nie 'n toesighouer gaan toespreek op dieselfde manier as wat u 'n kollega gaan toespreek nie. Dit is ook 'n ander formule wat u sal gebruik wanneer u 'n vreemdeling aanspreek.
Na die formule vir appèl volg die eerste sin van die e-pos wat gekoppel moet word aan die onderwerp van die professionele skrywe.
Die inhoud van die e-pos
Oorweeg dit om die omgekeerde piramidetegniek te gebruik om die inhoud van u e-pos te skryf. Dit bestaan uit die begin van die hoofinligting van die e-pos, wat meestal die hervatting van die onderwerp van die e-pos is. Daarna sal u die ander inligting moet afneem, dit wil sê van die belangrikste tot die minste noodsaaklike.
Die rede waarom u hierdie metode moet gebruik, is dat die eerste gedeelte van die sin die beste gelees word en die meeste onthou word. In 'n sin van 40 woorde onthou u gewoonlik net 30% van die eerste deel.
U e-pos moet in kort sinne geskryf word en in 'n professionele, alledaagse taal. In hierdie sin, vermy tegniese terme en maak seker dat daar tussen die sinne verbindings is.
Vergeet ten slotte nie die beleefde frase om u e-posadres te voltooi nie. Gebruik dan aan die einde 'n kort hoflikheid terwyl u dit aanpas by die konteks van die uitruil, maar ook aan u verhouding met die ontvanger.
