Stel Gmail vir Besigheid bekend (Google Workspace)

Gmail Enterprise, toepassing ingesluit in Google Workspace is veel meer as 'n eenvoudige e-pos diens. Dit is 'n volledige hulpmiddel wat 'n reeks kenmerke bied wat ontwerp is om kommunikasie, samewerking en tydsbestuur binne jou maatskappy te vergemaklik. Maar om hierdie kenmerke ten volle te benut, moet jou kollegas verstaan ​​hoe dit werk en hoe om dit effektief te gebruik. As 'n interne afrigter, is dit waar jy inkom.

Hierdie eerste deel van ons volledige gids tot Gmail Enterprise sal jou 'n oorsig gee van die hoofkenmerke van Gmail Enterprise en hul bruikbaarheid in 'n professionele konteks.

Boodskappe : Die kern van Gmail Enterprise is sy e-posdiens. Dit laat jou toe om e-posse te stuur en te ontvang, maar bied ook baie ander kenmerke, soos die vermoë om etikette te skep om jou e-posse te organiseer, filters te gebruik om sekere aksies te outomatiseer en outomatiese antwoorde op te stel.

Kalender : Gmail Enterprise se ingeboude kalender laat jou vergaderings skeduleer, vir jouself onthounotas stel en sien wanneer jou medewerkers beskikbaar is. Jy kan selfs verskeie kalenders vir verskillende aspekte van jou werk skep.

Google Drive : Google Drive, deel van Google Workspace, laat jou toe om dokumente, sigblaaie en aanbiedings te stoor, te deel en saam te werk. Jy kan lêers of hele vouers met jou kollegas deel, en intyds saamwerk aan dokumente.

Gesels en ontmoet : Gmail vir Besigheid sluit ook Google Chat en Google Meet in, wat jou in staat stel om met jou kollegas te kommunikeer deur kitsboodskappe, stemoproepe of videokonferensies.

Al hierdie kenmerke is toeganklik vanaf jou Gmail-rekening, wat Gmail vir Besigheid kragtig en gerieflik maak. In die volgende afdelings van hierdie gids sal ons elkeen van hierdie kenmerke in detail kyk, en u voorsien van praktiese wenke om dit effektief in u opleiding te gebruik.

Gmail vir Besigheid gevorderde kenmerke

Nadat u die basiese beginsels van Gmail Enterprise gedek het, is dit tyd om aan te gaan na sommige van die gevorderde kenmerke wat hierdie hulpmiddel so kragtig maak. Om hulle te bemeester, kan jou kollegas help om meer doeltreffend te werk en elke dag tyd te bespaar.

1. Sleutelbordkortpaaie : Gmail Enterprise bied 'n reeks van sleutelbord kortpaaie wat jou toelaat om vinnig deur die inkassie te navigeer en verskeie aksies uit te voer sonder om die muis te gebruik. Byvoorbeeld, deur "c" te druk kan jy 'n nuwe e-pos saamstel, terwyl jy "e" druk kan jy die geselekteerde e-pos argiveer. Jy kan die volledige lys sleutelbordkortpaaie in Gmail Hulp vind.

2. Voorgestelde antwoorde en slim skryf : Hierdie kenmerke, aangedryf deur Google se kunsmatige intelligensie, kan help om e-posse vinniger te skryf. Voorgestelde antwoorde bied kort antwoorde op e-posse, terwyl Smart Compose sinne bied vir voltooi die wat jy skryf.

3. Delegeringsfunksionaliteit : Met hierdie kenmerk kan jy 'n ander persoon toestemming gee om jou inkassie te bestuur. Dit kan veral nuttig wees vir mense wat baie e-posse ontvang en hulp nodig het om dit te bestuur.

4. Integrasies : Gmail vir Besigheid kan met baie ander toepassings geïntegreer word, insluitend nie-Google-toepassings. Byvoorbeeld, jy kan Gmail met jou taakbestuurder of CRM integreer om e-posse op te spoor wat met spesifieke projekte of kliënte verband hou.

Deur jou kollegas op te lei oor hierdie gevorderde kenmerke, sal jy hulle help om die meeste uit Gmail vir Besigheid te kry en hul produktiwiteit te verhoog. In die volgende afdeling sal ons 'n paar beste praktyke vir Gmail Enterprise-opleiding bespreek.

Strategieë vir doeltreffende Gmail Ondernemingsopleiding

Noudat jy 'n goeie begrip van die basiese en gevorderde kenmerke van Gmail Enterprise het, is dit tyd om te dink oor hoe jy daardie kennis effektief aan jou kollegas kan oordra. Hier is 'n paar strategieë wat jy kan aanneem:

1. Praktiese opleiding : Die beste manier om te leer hoe om 'n hulpmiddel soos Gmail vir Besigheid te gebruik, is om dit self te doen. Wanneer jy jou kollegas oplei, maak seker dat jy hulle genoeg tyd gee om Gmail se kenmerke op hul eie te verken en om die spesifieke take te oefen wat hulle in hul daaglikse werk sal moet verrig.

2. Gebruik eksterne opleidingshulpbronne : Daar is baie hulpbronne aanlyn wat jou medewerkers kan help om te leer hoe om Gmail vir Besigheid te gebruik. Byvoorbeeld, Google bied 'n opleidingsentrum wat al die kenmerke van Gmail in detail dek. Daar is ook gratis opleidingsvideo's op YouTube, soos dié in die kanaal WINDTOPIC.

3. Vraag-en-antwoordsessies : Hou gereelde V&A-sessies aan waar medewerkers vrae kan vra oor Gmail-kenmerke wat hulle nie verstaan ​​nie of probleme wat hulle ondervind. Dit is 'n wonderlike geleentheid vir jou om persoonlike antwoorde te verskaf en spesifieke kwessies aan te spreek wat in jou besigheid opduik.

4. Moedig selfstudie aan : Moedig jou kollegas aan om Gmail Enterprise op hul eie te verken en probeer om hul eie probleme op te los voordat hulle jou om hulp vra. Dit sal hulle help om hul selfvertroue te ontwikkel en meer onafhanklik te word.

Deur hierdie strategieë te implementeer, kan jy jou kollegas help om Gmail Enterprise te bemeester en dit 'n waardevolle hulpmiddel vir hul werk te maak. Sterkte met jou opleiding!