ደብዳቤ ወይም ፖስታ፡ የትኛው ይመረጣል?

ደብዳቤ ወይም ደብዳቤ ለዘጋቢ መላክ በጣም የተስፋፋ አሠራር ነው። ምንም እንኳን ዛሬ ደብዳቤን የመምከር እድል ቢኖርም, ደብዳቤው በመልእክቶች ስርጭት ውስጥ የበለጠ ፍጥነት እንደሚሰጥ ግልጽ ነው. ሆኖም፣ በፕሮፌሽናል አውድ ውስጥ ኢሜል መጠቀም ከደብዳቤ የበለጠ የሚጠቅምባቸው አጋጣሚዎች አሉ። ይህም ሲባል፣ ጨዋነት የተሞላበት አገላለጾችን በአግባቡ መጠቀምን ችላ ሊባል አይገባም። ደብዳቤ ወይም ፖስታ፡ ምን ተመራጭ መሆን አለበት እና የትኞቹ የትህትና ቀመሮች በአንዳንድ ሁኔታዎች ተገቢ ናቸው?

ደብዳቤዎች መቼ ለመላክ?

በተወሰኑ ሁኔታዎች ውስጥ ደብዳቤዎችን መላክ ተገቢ ነው. አንዳንድ ጊዜ ይህን እንድታደርጉ የሚፈልግ ህግ ነው።

በሥራው ዓለም የሥራ መልቀቂያ ደብዳቤ መላክ፣ ከሥራ መባረር ቃለ መጠይቅ መጥራት ወይም ጥያቄውን ወይም ውሳኔውን በደብዳቤ መደበኛ በማድረግ የሙከራ ጊዜውን ማቋረጥ የተለመደ ነው።

ከደንበኛ አቅራቢዎች ጋር ግንኙነትን በሚመለከት የደብዳቤ አድራሻ፣ ያልተከፈለ የክፍያ መጠየቂያ መደበኛ ማስታወቂያ፣ ጉድለት ያለበትን ምርት ከተረከቡ በኋላ የተከሰቱትን ይቅርታ ወይም የትእዛዝ ማስረከቢያ ከሚያስፈልጉት ሁኔታዎች መካከል መጥቀስ እንችላለን።

የባለሙያ ኢሜል መላክ የሚመርጡት መቼ ነው?

በተግባራዊ ሁኔታ, ደብዳቤ መላክ በሙያዊ አውድ ውስጥ ከሚደረጉ የዕለት ተዕለት ልውውጦች ጋር ይጣጣማል. ለተመልካቾች ዋጋን ለመላክ፣ ስለዘገየ የክፍያ መጠየቂያ ደንበኛን እንደገና ለማስጀመር ወይም ሰነዶችን ለባልደረባ ለመላክ ሲመጣ ይህ ሁኔታ ነው።

ግን ፕሮፌሽናል ኢሜል መቼ መጠቀም እንዳለቦት ማወቅ አንድ ነገር ሲሆን ሌላው ደግሞ ጨዋነት የተሞላበት አገላለጾችን መጠቀም ነው።

ለቀጣይ ኢሜል መዋቅር ምንድነው?

የደንበኛ ክትትል ኢሜል በአጠቃላይ በ7 ክፍሎች የተዋቀረ ነው። ከእነዚህም መካከል መጥቀስ እንችላለን፡-

  • ለግል የተበጀው ጨዋ ቀመር
  • መንጠቆው
  • አውዱ
  • ፕሮጀክቱ
  • የተግባር ጥሪ
  • ሽግግሩ
  • የመጨረሻው ጨዋነት ያለው ሐረግ

በኢሜል መጀመሪያ ላይ ያለውን የጨዋነት ቀመር በተመለከተ, ግላዊ ለማድረግ ይመከራል. ለምሳሌ "ሄሎ + የአያት ስም / የመጀመሪያ ስም" ማለት ይችላሉ.

የመጨረሻውን የጨዋነት ቀመር በተመለከተ፣ ይህንን መቀበል ይችላሉ፡- “መመለሻዎን በመጠባበቅ ላይ፣ የቀኑን መልካም መጨረሻ እመኝልዎታለሁ እና በእርግጥም ይቆዩ”። ይህ ጨዋነት ያለው ቀመር እርስዎ በመጠኑ ሰፊ የሆነ የንግድ ግንኙነት ያለዎትን ደንበኛ ወይም በተለይ እርስዎ የሚያውቁትን ደንበኛን ይስማማል።

ከእርስዎ ጋር የዕለት ተዕለት ግንኙነት ያላዳበሩት ደንበኛን በተመለከተ፣ በኢሜል መጀመሪያ ላይ ያለው ጨዋነት ያለው ቀመር “ሚስተር…” ወይም “ወይዘሮ…” ዓይነት መሆን አለበት። በኢሜል መጨረሻ ላይ ያለውን የጨዋነት ቀመር በተመለከተ፣ "መመለሻዎን በመጠባበቅ ላይ፣ እባክዎን የምር ስሜቴን ማረጋገጫ ተቀበሉ" የሚለውን ቀመር መጠቀም ይችላሉ።

ጥቅሶችን ለደንበኛ ለማስተላለፍ መዋቅሩ ከሞላ ጎደል ተመሳሳይ ነው። ሆኖም ሰነዶችን ወደ የስራ ባልደረባህ ለመላክ ሰላም ከማለት የሚከለክለው ነገር የለም። በኢሜይሉ መጨረሻ ላይ እንደ “ከታማኝ” ወይም “ከአክብሮት ጋር” ያሉ ጨዋነት የተሞላባቸው አባባሎችም ይመከራል።