ውጤታማ የኢሜይል ኢሜይል ንድፍ

ኢሜል ለንግድ ግንኙነቶች አስፈላጊ መሣሪያ ሆኖ ቆይቷል፣ ነገር ግን በ Sendmail የተደረገ የሕዝብ አስተያየት። ለ64% ባለሙያዎች ውጥረትን፣ግራ መጋባትን ወይም ሌሎች አሉታዊ መዘዞችን እንደፈጠረ ተገለፀ።

እንግዲያው, በኢሜይሎችዎ ውስጥ እንዴት ይህን ማስወገድ ይችላሉ? የሚፈለገው ውጤት የሚሰጡ ኢሜሎችን እንዴት መጻፍ ይችላሉ? በዚህ ጽሑፍ ውስጥ የኢሜል አጠቃቀማችን ግልጽ, ውጤታማ, እና ስኬታማ መሆኑን ለማረጋገጥ እነዚህን ዘዴዎች እንከልሳለን.

አንድ አማካይ የቢሮ ሰራተኛ በቀን 80 ኢሜይሎችን ይቀበላል. በዚህ የድምፅ ብዛት, እያንዳንዱ መልእክቶች በቀላሉ ሊረሱ ይችላሉ. ኢሜይሎችዎ እንዲመለከቷቸው እና እንዲጠቀሙባቸው እነዚህን ቀላል ደንቦች ይከተሉ.

1. በኢሜይል ብዙ አትግባ.
2. ዕቃዎችን በሚገባ መጠቀም.
3. ግልጽ እና አጭር መልዕክቶችን ያድርጉ.
4. ትሁት ይሁኑ.
5. ስሜትዎን ይፈትሹ.
6. ደጋግሜ አንብቤዋለሁ.

በኢሜይል ብዙ አትግባ

በሥራ ላይ ካሉት ትልቁ የጭንቀት ምንጮች አንዱ ሰዎች የሚቀበሏቸው ኢሜይሎች ብዛት ነው። ስለዚህ፣ ኢሜይል መጻፍ ከመጀመርዎ በፊት፣ “ይህ በእርግጥ አስፈላጊ ነው?” ብለው እራስዎን ይጠይቁ።

በዚህ አውድ፣ የኋላ ውይይቶች ርዕሰ ጉዳይ ሊሆኑ የሚችሉ ጥያቄዎችን ለመፍታት ስልክ ወይም ፈጣን መልእክት መጠቀም አለቦት። የግንኙነት እቅድ መሳሪያን ተጠቀም እና ለተለያዩ የመልእክት አይነቶች ምርጡን ቻናሎች ለይ።

በተቻለ መጠን, መጥፎ ዜናውን በአካል ተናገር. በሰዎች አዘኔታ, ርህራሄ እና ግንዛቤዎ እና መልዕክትዎ በስህተት ከተወሰደ እራስዎን ለመልቀቅ ይረዳዎታል.

ዕቃዎችን በሚገባ መጠቀም

የጋዜጣ ርዕስ ሁለት ነገሮችን ያደርጋል፡ ትኩረትዎን ይስባል እና ጽሑፉን ጠቅለል አድርጎ በማውጣት ማንበብ ወይም አለማንበብ መወሰን ይችላሉ። የእርስዎ ኢሜይል ርዕሰ ጉዳይ መስመር ተመሳሳይ ማድረግ አለበት.

አንድ ነገር ባዶ ቦታ እንደ “አይፈለጌ መልእክት” የመታየት ወይም ውድቅ የመደረጉ ዕድሉ ከፍተኛ ነው። ስለዚህ ለተቀባዩ ኢሜይሉ ስለ ምን እንደሆነ ለመንገር ሁልጊዜ ጥቂት በደንብ የተመረጡ ቃላትን ይጠቀሙ።

መልእክትዎ እንደ ሳምንታዊ የፕሮጀክት ዘገባ ያለ መደበኛ የኢሜይል ተከታታይ አካል ከሆነ ቀኑን በርዕሰ-ጉዳዩ መስመር ላይ ማካተት ይፈልጉ ይሆናል። ምላሽ ለሚፈልግ መልእክት እንደ "እባክዎ እስከ ህዳር 7" ያለ የድርጊት ጥሪን ማካተት ይችላሉ።

በደንብ የተጻፈ የርእሰ ጉዳይ መስመር፣ ልክ እንደ ከታች ያለው፣ ተቀባዩ እንኳን ኢሜይሉን መክፈት ሳያስፈልገው በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ ይሰጣል። ይህ ተቀባዮች የገቢ መልእክት ሳጥናቸውን በሚያረጋግጡበት ጊዜ የእርስዎን ስብሰባ እንደሚያስታውስ እንደ መጠየቂያ ሆኖ ያገለግላል።

 

መጥፎ ምሳሌ ጥሩ ምሳሌ
ርዕሰ ጉዳይ: ስብሰባ	ርዕሰ ጉዳይ: በ GATEWAY ሂደቱ ላይ የሚደረግ ስብሰባ - 09h 25 February 2018

 

መልእክቶች ግልጽና አጠር ብለው ይያዙ

ኢሜይሎች እንደ ተለምዷዊ የንግድ ደብዳቤዎች ግልጽና አጭር መሆን አለባቸው. ዓረፍተ ነገሮችዎ አጠር ያለና ትክክለኛ እንዲሆኑ ያድርጉ. የኢሜይሉ አካል ቀጥተኛ እና መረጃ ሰጭ መሆን እንዲሁም ሁሉንም ጠቃሚ መረጃዎችን መያዝ አለበት.

እንደ ተለምዷዊ ደብዳቤዎች፣ ብዙ ኢሜይሎችን መላክ አንድን ከመላክ የበለጠ ዋጋ የለውም። ስለዚህ ከአንድ ሰው ጋር በተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ መገናኘት ከፈለጉ ለእያንዳንዱ የተለየ ኢሜይል መጻፍ ያስቡበት። ይህ መልእክቱን ያብራራል እና ዘጋቢዎ በአንድ ጊዜ ለአንድ ርዕስ ምላሽ እንዲሰጥ ያስችለዋል።

 

መጥፎ ምሳሌ	ጥሩ ምሳሌ
ርዕሰ ጉዳይ: ለሽያጭ ሪፖርት ሪፖርቶች   ሰላም ሚካኤን,   ባለፈው ሳምንት ይህንን ሪፖርት ስለላኩ እናመሰግናለን። ትናንት አንብቤዋለሁ እና ምዕራፍ 2 ስለ እኛ የሽያጭ አሃዞች የበለጠ የተለየ መረጃ እንደሚፈልግ ይሰማኛል። እኔ ደግሞ ቃና ይበልጥ መደበኛ ሊሆን ይችላል ይመስለኛል.   በተጨማሪም ዛሬ አርብ በሚካሄደው አዲሱ የማስታወቂያ ዘመቻ ላይ ከህዝብ ግንኙነት ክፍል ጋር ለመገናኘት ቀጠሮ እንደያዝኩ ለማሳወቅ ፈልጌ ነበር። እሷ በ11፡00 ሰአት ላይ ነች እና በትንሽ የስብሰባ ክፍል ውስጥ ትሆናለች።   ካለህ አሳውቀኝ።   አመሰግናለሁ,   ከሚል	ርዕሰ ጉዳይ: ለሽያጭ ሪፖርት ሪፖርቶች   ሰላም ሚካኤን,   ባለፈው ሳምንት ይህንን ሪፖርት ስለላኩ እናመሰግናለን። ትናንት አንብቤዋለሁ እና ምዕራፍ 2 ስለ እኛ የሽያጭ አሃዞች የበለጠ የተለየ መረጃ እንደሚፈልግ ይሰማኛል።   በተጨማሪም ድምፁ ይበልጥ መደበኛ ሊሆን እንደሚችል አስባለሁ.   እነዚህን አስተያየቶች በአእምሮዎ ሊያስተካክሉት ይችላሉ?   ስለ ድካምህ እናመሰግናለን!   ከሚል   (ካሚሌ ስለ ህዝብ ግንኙነት ስብሰባ ሌላ ኢሜይል ይልካል.)

 

እዚህ ላይ ሚዛን ማምጣት አስፈላጊ ነው. አንድን ሰው በኢሜይሎች ማጨናነቅ አይፈልጉም እና ብዙ ተዛማጅ ነጥቦችን በአንድ ልጥፍ ውስጥ ማጣመሩ ጠቃሚ ነው። ይህ በሚሆንበት ጊዜ በቁጥር በተያዙ አንቀጾች ወይም ነጥበ ምልክት ነጥቦችን ቀላል ያድርጉት እና በቀላሉ ለመፈጨት ቀላል ለማድረግ መረጃውን ወደ ትናንሽ እና በደንብ የተደራጁ ክፍሎችን "መቁረጥ" ያስቡበት።

በተጨማሪም ከላይ ባለው ጥሩ ምሳሌ ላይ ካሚል ሚሼሊን ምን እንድታደርግ እንደምትፈልግ ገልጻለች (በዚህ ጉዳይ ላይ ሪፖርቱን ቀይር)። ሰዎች የምትፈልገውን እንዲያውቁ ከረዳሃቸው፣ የበለጠ ሊሰጡህ ይችላሉ።

ትሁት ይሁኑ

ሰዎች ብዙውን ጊዜ ኢሜይሎች ከተለምዷዊ ደብዳቤዎች ያነሰ መደበኛ ሊሆኑ ይችላሉ ብለው ያስባሉ. ነገር ግን የላኩትን የስነ-ልቦና ባህሪያት, የምርጫዎቻቸውን እሴት እና ትኩረት ወደ ዝርዝር ሁኔታ የሚወስዱ መልእክቶች አስፈላጊ ናቸው, ስለሆነም የተወሰነ የአሰራር ደረጃ ያስፈልጋል.

ከአንድ ሰው ጋር ጥሩ እስካልሆኑ ድረስ መደበኛ ያልሆኑ ቋንቋዎችን፣ ቃላቶችን፣ ቃላትን እና ተገቢ ያልሆኑ ምህፃረ ቃላትን ያስወግዱ። ስሜት ገላጭ አዶዎች ሃሳብዎን ለማብራራት ጠቃሚ ሊሆኑ ይችላሉ፣ ነገር ግን በደንብ ከሚያውቋቸው ሰዎች ጋር ብቻ ቢጠቀሙባቸው ጥሩ ነው።

በመልዕክቱ መሰረት ከ "ታማኝነት," "መልካም ቀን / ምሽት" ወይም "መልካም ለእርስዎ" የሚል መልዕክትዎን ይዝጉ.

ተቀባዮች ኢሜይሎችን ለማተም እና ለሌሎች ለማጋራት ሊመርጡ ይችላሉ፣ ስለዚህ ሁል ጊዜ ጨዋ ይሁኑ።

ድምጹን ይፈትሹ

ሰዎችን ፊት ለፊት ስናነጋግራቸው, እንዴት እንደሚሰማቸው ለመገምገም ሰውነታቸውን, የድምፅ ቃናቸውን, እና ፊታቸውን ይግለፁላቸዋል. ኢ-ሜል ይህንን መረጃ ይዟል, ይህም ማለት ሰዎች መልእክታችንን በተሳሳተ ጊዜ የተረዱት ለምን እንደሆነ ማወቅ አንችልም.

የቃላት ምርጫህ፣ የዓረፍተ ነገር ርዝመትህ፣ ሥርዓተ-ነጥብ እና ካፒታላይዜሽን ያለ ምስላዊ እና የመስማት ምልክት በቀላሉ በተሳሳተ መንገድ ሊተረጎም ይችላል። ከታች ባለው የመጀመሪያው ምሳሌ ሉዊዝ ያኒን ተበሳጭቷል ወይም ተናደደ ብሎ ሊያስብ ይችላል ነገር ግን በእውነቱ እሱ ጥሩ ስሜት ይሰማዋል.

 

መጥፎ ምሳሌ	ጥሩ ምሳሌ
ሉዊዝ,   ዛሬ ከቀኑ 17 ሰአት ላይ ሪፖርትህን እፈልጋለሁ ወይም ቀነ ገደብ ናፈቀኝ።   Yann	ሰላም ሉዊስ,   በዚህ ሪፖርት ላይ ላደረገልዎ ከባድ ስራ እናመሰግናለን. የጊዜ ገደብ እንዳያመልጠኝ ከ 17 ሰዓቶች በፊት ስሪትዎን ሊያቀርቡልኝ ይችላሉ?   በቅድሚያ አመሰግናለሁ።   Yann

 

በኢሜልዎ ስለ "ስሜት" ያስቡ. የእርስዎ ፍላጎቶች ወይም ስሜቶች በተሳሳተ መንገድ ከተረዱ, የእርስዎን አረፍተነገሮች አጽንኦት በሚያሳዩ መንገድ ይፈልጉ.

የትርጉሙን

በመጨረሻም "ላክ"ን ጠቅ ከማድረግዎ በፊት ለማንኛውም የፊደል አጻጻፍ፣ ሰዋሰው እና ሥርዓተ ነጥብ ስህተቶች ካሉ ኢሜልዎን ያረጋግጡ። ኢሜይሎችዎ እርስዎ እንደሚለብሱት ልብስ ያህል የፕሮፌሽናል ምስልዎ አካል ናቸው። ስለዚህ በተከታታይ ስህተቶችን የያዘ መልእክት መላክ ተበሳጭቷል።

በማረም ወቅት, ለኢሜይሉ ርዝመት ትኩረት ይስጡ. ሰዎች ረጅም, ያልተገናኙ ኢሜይሎች አጠር ያሉ, አጭር ኢሜይሎች ለማንበብ የበለጠ ዕድል አላቸው, ስለዚህ ኢሜይሎችዎ አስፈላጊውን መረጃ ሳያካትቱ አጭር መሆናቸውን ያረጋግጡ.

ቁልፍ ነጥቦች

ብዙዎቻችን አብዛኞቻችን ጥሩ ጊዜያችንን በ ላይ እናሳልፋለን ኢሜሎችን ያንብቡ እና ይጻፉ. የምንልኳቸው መልእክቶች ለሌሎች ግራ ሊጋቡ ይችላሉ ፡፡

ውጤታማ ኢሜሎችን ለመጻፍ, ይህን ሰርጥ በእውነት መጠቀም አለብዎት. አንዳንድ ጊዜ ስልኩን መውሰድ ጥሩ ሊሆን ይችላል.

ኢሜይሎች አጭር እና ትክክለኛ እንዲሆኑ ያድርጉ. እነርሱን ማየት ለሚያስፈልጋቸው ሰዎች ብቻ እና ለተቀባዩ ምን እንዲያደርጉ እንደሚፈልጉ በግልጽ ያሳውቋቸው.

ያስታውሱ ኢሜይሎችዎ የባለሙያነትዎ ነጸብራቅ ፣ የእርስዎ እሴቶች እና ለዝርዝር ትኩረትዎ ናቸው። ሌሎች የመልእክትህን ቃና እንዴት እንደሚተረጉሙ ለማሰብ ሞክር። ጨዋ ሁን እና ሁልጊዜ "ላክ" ከመምታቱ በፊት የጻፍከውን ደግመህ አረጋግጥ።