የጽሑፍ ክህሎትዎን ያሻሽሉ

ለመነበብ ይጻፉ

በአንድ ሰአት ውስጥ ስላደረጉት ስብሰባ አንድ የስራ ባልደረባዎ አሁን በኢሜይል ልኮልዎታል። ኢሜይሉ እንደ አስፈላጊ ፕሮጀክት አካል ማቅረብ ያለብዎትን ቁልፍ መረጃ ይይዛል ተብሎ ይጠበቃል።

ግን አንድ ችግር አለ፡ ኢሜይሉ በጣም ስለተፃፈ የሚፈልጉትን ውሂብ ማግኘት አልቻሉም። የፊደል ስህተቶች እና ያልተሟሉ ዓረፍተ ነገሮች አሉ። አንቀጾቹ በጣም ረጅም እና ግራ የሚያጋቡ ከመሆናቸው የተነሳ የሚፈልጉትን መረጃ ለማግኘት እስከሚፈጅበት ጊዜ ድረስ ሶስት ጊዜ ይወስዳል። በውጤቱም፣ ለስብሰባው በቂ ዝግጅት ስላልተዘጋጀዎት እርስዎ እንዳሰቡት አይሄድም።

እንደዚህ ያለ ሁኔታ አጋጥሞህ ያውቃል? በመረጃ በተሞላ ዓለም ውስጥ በግልጽ፣በአጭሩ እና በብቃት መነጋገር አስፈላጊ ነው። ሰዎች የመጽሐፍ ርዝማኔ ኢሜይሎችን ለማንበብ ጊዜ የላቸውም፣ እና ኢሜይሎችን በደንብ ያልተገነቡ እና ጠቃሚ መረጃዎች በየቦታው የተበተኑበትን ኢሜይሎችን ለመተርጎም ትዕግስት የላቸውም።

Plus መጻፍ ችሎታ ጥሩ ናቸው፣ አለቃዎን፣ የስራ ባልደረቦችዎን እና ደንበኞችን ጨምሮ በአካባቢዎ ባሉ ሰዎች ላይ የሚኖራችሁት የተሻለ ስሜት። እነዚህ ጥሩ ግንዛቤዎች ምን ያህል እንደሚወስዱህ አታውቅም።

በዚህ ጽሁፍ ውስጥ የአጻጻፍ ስልጠናዎን እንዴት ማሻሻል እንደሚቻል እና የተለመዱ ስህተቶችን እንዴት ማስወገድ እንደሚቻል እንመለከታለን.

ተመልካች እና ቅርፀት

በግልጽ ለመጻፍ የመጀመሪያው እርምጃ ተገቢውን ቅርጸት መምረጥ ነው. መደበኛ ያልሆነ ኢሜይል መላክ ያስፈልግዎታል? ዝርዝር ዘገባ ይጻፉ? ወይስ መደበኛ ደብዳቤ ይጻፉ?

ቅርጸቱ፣ ከአድማጮችዎ ጋር፣ የእርስዎን "የመፃፍ ድምጽ" ይገልፃል፣ ማለትም ቃና ምን ያህል መደበኛ ወይም ዘና ያለ መሆን አለበት። ለምሳሌ፣ ለደንበኛው እምቅ ኢሜይል እየጻፍክ ከሆነ፣ ለጓደኛህ ከሚልከው ኢሜይል ጋር አንድ አይነት ድምጽ ሊኖረው ይገባል?

አይደለም.

መልእክትህን ማን እንደሚያነብ በመለየት ጀምር። ለከፍተኛ ሥራ አስፈፃሚዎች፣ ለቡድኑ በሙሉ ወይም ለአንድ የተወሰነ ፋይል የሚሰራ ትንሽ ቡድን ነው? በምትጽፈው ማንኛውም ነገር ውስጥ አንባቢዎችህ ወይም ተቀባዮች የአንተን ድምጽ እና የይዘቱን ገፅታዎች መግለፅ አለባቸው።

ቅንብር እና ቅጥ

የሚያውቁትን እና ለሚፅፉት ሰው ካወቁ በኋላ ለመጻፍ መጀመር አለብዎት.

ባዶ፣ ነጭ የኮምፒዩተር ስክሪን ብዙ ጊዜ አስፈሪ ነው። እንዴት መጀመር እንዳለቦት ስለማታውቅ መጣበቅ ቀላል ነው። ሰነድዎን ለመጻፍ እና ለመቅረጽ እነዚህን ምክሮች ይሞክሩ፡

 

• ከአድማጮችዎ ጋር ይጀምሩአንባቢዎችህ ስለምትነግራቸው ምንም ነገር ሊያውቁ እንደሚችሉ አስታውስ። በመጀመሪያ ምን ማወቅ አለባቸው?
• ዕቅድ ይፍጠሩእንደ ዘገባ፣ አቀራረብ ወይም ንግግር ያለ ረጅም ሰነድ እየጻፉ ከሆነ ይህ በተለይ ጠቃሚ ነው። ዝርዝር መግለጫዎች በየትኛው ቅደም ተከተል መከተል እንዳለቦት ለመለየት ያግዝዎታል እና ተግባሩን ወደ ሚተዳደር መረጃ ለመከፋፈል።
• ትንሽ ርህራሄ ይሞክሩለምሳሌ፣ ደንበኛ ሊሆኑ ለሚችሉ የሽያጭ ኢሜል እየጻፉ ከሆነ፣ ለምንድነው ስለምርትዎ ወይም ለሽያጭዎ መጠን ያስባሉ? ለእነሱ ምን ጥቅም አለው? የአድማጮችህን ፍላጎት በማንኛውም ጊዜ አስታውስ።
• አረፍተ ነገሩን ሦስት ማዕዘን ይጠቀሙ፦ አንድን ሰው አንድ ነገር እንዲያደርግ ለማሳመን እየሞከርክ ከሆነ ሰዎች ለምን እርስዎን መስማት እንዳለባቸው ማስረዳት፣ መልእክትህን አድማጮችህን በሚያሳትፍ መንገድ ማድረስ እና መረጃውን ምክንያታዊ እና ወጥ በሆነ መንገድ አቅርበህ።
• ዋና ጭብጥዎን ይለዩ: የመልእክትህን ዋና ጭብጥ ለመግለፅ ከተቸገርህ አቋምህን ለማስረዳት 15 ሰከንድ የቀረህ አስመስል። ምን ማለት እየፈለክ ነው ? ይህ ምናልባት የእርስዎ ዋና ጭብጥ ነው.
• ግልጽ ቋንቋ ተጠቀም: ሳይንሳዊ ወረቀት ካልጻፍክ በቀር፣ አብዛኛውን ጊዜ ቀላል፣ ቀጥተኛ ቋንቋ መጠቀም ጥሩ ነው። ሰዎችን ለመማረክ ብቻ ረጅም ቃላትን አትጠቀም።

አወቃቀር

የእርስዎ ሰነድ በተቻለ መጠን ለተጠቃሚ ተስማሚ መሆን አለበት. ጽሁፉን ለመግለጽ ማዕረጎች, የትርጉም ጽሑፎች, ነጥቦችን እና ቁጥሮች ይጠቀሙ.

ለመሆኑ ለማንበብ ምን ቀላል ሊሆን ይችላል- ረጅም አንቀጾች የተሞላ ገጽ ወይንስ ወደ አጭር አንቀጾች የተከፋፈለ ክፍል አርእስቶች እና ነጥበ ምልክቶች ያሉት? ለመቃኘት ቀላል የሆነ ሰነድ ረጅምና ጥቅጥቅ ያሉ አንቀጾች ካለው ሰነድ ይልቅ ብዙ ጊዜ ይነበባል።

ርዕሶች የአንባቢውን ትኩረት ሊስቡ ይገባል። ጥያቄዎችን መጠቀም ብዙውን ጊዜ ጥሩ ሀሳብ ነው, በተለይም በማስታወቂያ ቅጂ, ምክንያቱም ጥያቄዎች አንባቢው ፍላጎት እንዲያድርበት እና እንዲስብ ለማድረግ ይረዳሉ.

በኢሜይሎች እና ፕሮፖዛልዎች, በዚህ ጽሑፍ ውስጥ እንደነዚህ ዓይነት አጫጭር, ተጨባጭ ርእሶች እና ንዑስ ርዕሶች ይጠቀሙ.

ግራፊክስን ማከል ጽሁፍዎን ለመለየት የሚያስችል ዘመናዊ መንገድ ነው. እነዚህ የሚታዩ ነገሮች አንባቢው ትኩረቱን ይዘቱ ላይ እንዲያተኩር ብቻ ሳይሆን ጠቃሚ መረጃዎችን ከጽሑፉ በበለጠ ፍጥነት ለማስተላለፍም ያስችላል.

ሰዋሰዋዊ ስህተቶች

በኢሜልዎ ውስጥ ያሉ ስህተቶች ስራዎ ሙያዊ ያልሆነ እንዲመስል እንደሚያደርገው ያውቁ ይሆናል። እራስህን የፊደል አራሚ በማግኘት እና በተቻለ መጠን የፊደል አጻጻፍህን በማረም ከባድ ስህተቶችን ማስወገድ አስፈላጊ ነው።

በብዛት ጥቅም ላይ የዋሉ ቃላት ምሳሌዎች እነኚሁና:

 

• ላክ / ላክ / ላኩ

 

"ለመላክ" የመጀመሪ ግስ ግስ ሲሆን ግሥ "የመጀመሪያው ሰው" በሚለው የነጠላ መደብ የመጀመሪያ ሰውን ይፃፋል. "መላኪያ" ያለ "e" ማለት ስም ("ዕቃ") እና ብዙ ቁጥር ሊሆን ይችላል: "መላኪያ".

 

• እኔ እቀላቀላለሁ / እኮላችኋለሁ

 

አንድ "ሁልጊዜ" በ "s" አማካኝነት "እቀላቀላለሁ" ብሎ ይጽፋል. "የጋራ" ከ "t" ጋር የሶስተኛ ሰው ነጠላ መደመር ነው "እሱ ያገናኘዋል".

 

• ቀነ-ገደብ / የመጨረሻ ሰአት

 

ምንም እንኳን "መከላከያ" ለሴት ሴት ስም ቢጣጣም, ለፈተና አይውሰዱ እና ሁልጊዜ "e" መዝጋት "ቧንቧ" ይጻፉ.

 

• ምክር / ምክር

 

በእንግሊዝኛ ውስጥ "ምክር" በ "e" ላይ ከጻፍነው, በፈረንሳይኛ "ምክር" ሁልጊዜ በ "ሀ" ውስጥ እንጽፋለን.

 

• እዛው አለ

 

አጠራሩን ለማቀላጠፍ እና በተከታታይ ሁለት አናባቢዎችን ለመከላከል በምርመራ ቀመሮች ውስጥ ኢ-ድምጽ “t” እንጨምራለን ፡፡ ስለዚህ “አለ” ብለን እንጽፋለን።

 

• በ / ንት

 

አንድ "በ" ሁኔታ "በ" ሁኔታ "አይጽፍም. በእንደዚህ ቃላት ውስጥ በርካታ "ውሎች" አሉ.

 

• በ / መካከል

 

"በ" ከሚለው "በስተቀር" በሚለው ቃል እንዳይታለሉ ይጠንቀቁ. አንድ "በ" መካከል "በ" ውስጥ ፈጽሞ አይጽፍም. ቅድመ-ዝግጅት ነው እና የማይለዋወጥ ነው.

 

• እንደ ስምምነት / እንደተስማሙ

 

እንዲያውም "ለስማቸው" የተቀመጠው ለሴት ሴት ስምም ቢሆን እንኳ ምንጊዜም ቢሆን የማይለዋወጥ ነው እና "e" ፈጽሞ አይወስድም.

 

• ጥገና / አገልግሎት

ስሙን እና ግሱን አያውቋቸው. "ቃለ መጠይቅ" ያለ "ቲ" የሚለው ስም ስለ "ልውውጥ" ወይም "ቃለ መጠይቅ" ይገልጻል. በነጠላ መደብ "ማቆያ" በሶስተኛ ሰው ውስጥ የተዋሃደው ግስ አንድ ነገር የመጠበቅ እርምጃ ሲሰራበት ጥቅም ላይ ውሏል.

አንዳንድ አንባቢዎችዎ በአጻጻፍ እና በሰዋሰው ፍጹም አይሆኑም. እነዚህን ስህተቶች ካደረጉ ምናልባት ላያስተውሉ ይችላሉ. ነገር ግን ይህንን እንደ ሰበብ አድርገው አይጠቀሙበት ብዙውን ጊዜ ሰዎች, በተለይም ከፍተኛ የሥራ አስፈፃሚዎች ይኖራሉ.

በዚህ ምክንያት, የሚጽፉት ማንኛውም ነገር ለሁሉም አንባቢዎች ተቀባይነት ያለው ጥራት ያለው መሆን አለበት.

ማረጋገጫ

የጥሩ ንባብ ጠላት ፍጥነት ነው። ብዙ ሰዎች በኢሜይሎቻቸው ውስጥ ይጣደፋሉ፣ ግን በዚህ መንገድ ነው ስህተቶች ያጡት። የጻፉትን ለማረጋገጥ እነዚህን መመሪያዎች ይከተሉ፡-

• የራስጌዎችዎን እና ግርጌዎችዎን ያረጋግጡሰዎች ብዙውን ጊዜ በጽሑፉ ላይ ብቻ እንዲያተኩሩ ችላ ይላቸዋል። ራስጌዎቹ ትልቅ እና ደፋር ስለሆኑ ብቻ ከስህተት የፀዱ ናቸው ማለት አይደለም!
• ኢሜሉን ጮክ ብለህ አንብብ: ይሄ እንዲቀራረብ ያደርገዋል, ይህም ማለት እርስዎ ስህተቶችን የማወቅ ዕድልዎ የበለጠ ነው.
• በሚያነቡበት ጊዜ ጽሑፉን ለመከተል ጣትዎን ይጠቀሙመልስ: ፍጥነትዎን ለመቀነስ የሚረዳዎ ሌላ ነገር ነው.
• የጽሑፍዎ መጨረሻ ላይ ይጀምሩ: ከመጨረሻው ላይ አንድ ዓረፍተ ነገር እንደገና አንብቡ, በደንቦቹ ላይ ሳይሆን በድርጊቱ ላይ እንዲያተኩሩ ይረዳዎታል.