አማካኝ የፈረንሣይ ሠራተኛ በየቀኑ በሚልኩላቸው እና በሚቀበሏቸው በመቶዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን በማለፍ የሳምንቱን ሩብ ያህል ያጠፋል።
ሆኖም ግን ፣ በመልእክት ሳጥኖቻችን ውስጥ ጥሩ ጊዜያችን የተቆለፈ ቢሆንም ብዙዎቻችን ፣ ምንም እንኳን በጣም ባለሙያዎቹም እንኳን ‹ ኢሜል በአግባቡ.
በእርግጥ በየቀኑ የምናነብባቸው እና የምንጽፋቸው የመልዕክቶች መጠን ስንጨምር, ከባድ የንግድ ስራ ውጤቶች ሊያስከትሉ የሚችሉ አሳፋሪዎች ስህተቶች እናደርጋለን.
በዚህ ጽሑፍ ውስጥ በጣም አስፈላጊ የሆኑትን "የሳይበርኮ" ደንቦች ማወቅ አለብን.
ግልጽ እና ቀጥተኛ የርእሰ ጉዳይ መስመር ያካትቱ
የጥሩ ርዕሰ ጉዳይ መስመር ምሳሌዎች "የስብሰባ ቀን ተቀይሯል"፣ "ስለ አቀራረብህ ፈጣን ጥያቄ" ወይም "የሃሳቡ ጥቆማዎች" ያካትታሉ።
ሰዎች ብዙ ጊዜ በርዕሰ ጉዳዩ መስመር ላይ ተመስርተው ኢሜል ለመክፈት ይወስናሉ፣ አንባቢዎች እርስዎ የሚያሳስቧቸውን ወይም የስራ ጉዳዮቻቸውን እየፈቱ እንደሆነ እንዲያውቁ የሚያስችለውን ይምረጡ።
ሙያዊ የኢሜይል አድራሻ ይጠቀሙ
ለአንድ ኩባንያ የምትሠራ ከሆነ የኩባንያህን ኢሜይል አድራሻ መጠቀም አለብህ። ነገር ግን የግል ኢሜይል መለያ ከተጠቀሙ፣ በግል ተቀጣሪም ሆንክ ወይም አልፎ አልፎ ለንግድ ደብዳቤ መጠቀም የምትወድ ከሆነ፣ ይህን አድራሻ በምትመርጥበት ጊዜ መጠንቀቅ አለብህ።
ተቀባዩ ማን ኢሜይሉን እንደሚልክ በትክክል እንዲያውቅ ሁል ጊዜም ስምህ ያለበት የኢሜይል አድራሻ ሊኖርህ ይገባል። ለስራ የማይመች የኢሜል አድራሻ በጭራሽ አይጠቀሙ።
"ሁሉንም መልስ ስጥ" የሚለውን ከመጫንዎ በፊት ሁለት ጊዜ ያስቡ
ማንም ሰው ከእነሱ ጋር ምንም ግንኙነት የሌላቸውን የ20 ሰዎችን ኢሜይሎች ማንበብ አይፈልግም። ብዙ ሰዎች አዳዲስ መልዕክቶችን በስማርትፎን ማሳወቂያዎች ስለሚደርሳቸው ወይም በኮምፒውተራቸው ስክሪን ላይ ብቅ ባይ መልእክቶችን ችላ ማለት ከባድ ሊሆን ይችላል። በዝርዝሩ ውስጥ ያሉት ሁሉም ሰዎች ኢሜይሉን መቀበል አለባቸው ብለው ካላሰቡ በስተቀር "ለሁሉም መልስ" የሚለውን ጠቅ ከማድረግ ይቆጠቡ።
የፊርማ ማቆም ያካትቱ
ስለራስዎ መረጃ ለአንባቢዎ ይስጡ። በተለምዶ፣ የእርስዎን ሙሉ ስም፣ ርዕስ፣ የኩባንያ ስም እና የእውቂያ መረጃ፣ የስልክ ቁጥርን ጨምሮ ያካትቱ። እንዲሁም ለራስህ ትንሽ ማስታወቂያ ማከል ትችላለህ፣ነገር ግን በአባባሎች ወይም በምሳሌዎች አትለፍ።
ከተቀረው ኢሜይል ጋር ተመሳሳይ ቅርጸ-ቁምፊ፣ መጠን እና ቀለም ይጠቀሙ።
ለሙከራ ሰላምታዎችን ይጠቀሙ
እንደ “ጤና ይስጥልኝ”፣ “ሃይ!” ያሉ ተራ እና ተራ አባባሎችን አይጠቀሙ። ወይም "እንዴት ነህ?"
ዘና ባለ መንፈስ የጻፍኳቸው ጽሑፎች በኢሜል ሰላምታ ላይ ተጽዕኖ አያሳርፉም. "ሰላም"! በአብዛኛው መደበኛ ያልሆነ ሰላምታ እና በአጠቃላይ በስራ ሁኔታ ውስጥ ጥቅም ላይ መዋል የለበትም. በምትኩ «ሰላም» ወይም «መልካም ምሽት» ን ይጠቀሙ.
የቃለ አጋኖ ነጥቦችን በጥንቃቄ ተጠቀም
የቃለ አጋኖ ምልክት ለመጠቀም ከመረጡ፣ ጉጉትዎን ለመግለጽ አንዱን ብቻ ይጠቀሙ።
ሰዎች አንዳንድ ጊዜ ይወሰዳሉ እና በአረፍተ ነገሩ መጨረሻ ላይ በርካታ የቃለ አጋኖ ነጥቦችን ያስቀምጣሉ። ውጤቱ በጣም ስሜታዊ ወይም ያልበሰለ ሊመስል ይችላል፣ የቃለ አጋኖ ነጥቦች በጽሁፍ በጥንቃቄ ጥቅም ላይ መዋል አለባቸው።
በቀልድ ላይ ይጠንቀቁ
ቀልድ በትርጉም ውስጥ ያለ ትክክለኛ ቃና እና የፊት ገጽታ በቀላሉ ሊጠፋ ይችላል። በፕሮፌሽናል ውይይት ውስጥ፣ ተቀባዩን በደንብ ካላወቁት በስተቀር ቀልድ ከኢሜይሎች መውጣት ይሻላል። እንዲሁም፣ የሚያስቅ ነው ብለው የሚያስቡት ነገር ለሌላ ሰው ላይሆን ይችላል።
ከተለያዩ ባህሎች የተውጣጡ ሰዎች በተለያየ መንገድ ይናገራሉ እና ይጻፉ
በባህል ልዩነት ምክንያት የተሳሳተ ግንኙነት በቀላሉ ሊፈጠር ይችላል፣በተለይ በፅሁፍ መልክ አንዳችን የሌላውን የሰውነት ቋንቋ ማየት ተስኖናል። መልእክትህን ከተቀባዩ የባህል ዳራ ወይም የእውቀት ደረጃ ጋር አስተካክል።
ከእርስዎ ጋር ንግድ ከመጀመራችን በፊት በከፍተኛ ደረጃ አውደ-አምሳለው ባህሎች (ጃፓን, አረብኛ ወይም ቻይንኛ) ሊያውቁዎት እንደሚፈልጉ ልብ ይበሉ. በውጤቱም, በእነዚህ ሀገሮች ውስጥ ሰራተኞች በበለጠ አፃፃፍ እንዲኖራቸው የተለመደ ሊሆን ይችላል. በሌላ በኩል ደግሞ ከአነስተኛ አውድ ባህል (ጀርመን, አሜሪካን ወይም ስካንዲኔቪያን) በጣም ወደ ፍጥነት ለመሄድ ይመርጣሉ.
ኢሜይሉ ለእርስዎ የታሰበ ባይሆንም ለኢሜይሎችዎ ምላሽ ይስጡ
ለተላኩልህ ኢሜይሎች ሁሉ መልስ መስጠት ከባድ ነው ነገርግን መሞከር አለብህ። ይህ ኢሜይሉ በድንገት ወደ እርስዎ የተላከባቸውን ጉዳዮች ያጠቃልላል፣ በተለይም ላኪው ምላሽ እየጠበቀ ከሆነ። ምላሽ አስፈላጊ አይደለም፣ ነገር ግን ጥሩ የኢሜይል ስነምግባር ነው፣በተለይ ያ ሰው ከእርስዎ ጋር በተመሳሳይ ኩባንያ ወይም ኢንዱስትሪ ውስጥ የሚሰራ ከሆነ።
የምላሹ ምሳሌ ይኸውና፡ “በጣም ስራ እንደበዛብህ አውቃለሁ፣ ግን ይህን ኢሜይል ልትልክልኝ የፈለክ አይመስለኝም። እና ለትክክለኛው ሰው መላክ እንድትችል ላሳውቅህ ፈልጌ ነበር። »
እያንዳንዱን መልዕክት ይገምግሙ
የእርስዎ ስህተቶች የኢሜልዎ ተቀባዮች ሳይስተዋል አይቀርም። እና፣ በተቀባዩ ላይ በመመስረት፣ ይህን በማድረጋችሁ ሊፈረድባችሁ ይችላል።
በፊደል አራሚዎች ላይ አትታመን። ደብዳቤህን ከመላክህ በፊት ጮክ ብለህ ብዙ ጊዜ አንብብ እና እንደገና አንብብ።
በመጨረሻ የኢሜል አድራሻውን ያክሉ
ኢሜል ጽፈውት ሳይጨርሱ እና መልእክቱን ከማረምዎ በፊት በድንገት ከመላክ ይቆጠቡ። ለመልእክት ምላሽ በምትሰጥበት ጊዜ እንኳን የተቀባዩን አድራሻ ነቅለህ መልዕክቱ ለመላክ ዝግጁ መሆኑን እርግጠኛ ስትሆን ብቻ ማስገባት ጥሩ ነው።
ትክክለኛውን ተቀባይ መምረጥዎን ያረጋግጡ
በኢሜል "ወደ" መስመር ላይ ከአድራሻ ደብተርዎ ላይ ስም ሲተይቡ በጣም መጠንቀቅ አለብዎት. የተሳሳተ ስም መምረጥ ቀላል ነው፣ ይህም ለአንተ እና ኢሜል የሚቀበለው ሰው በስህተት ሊያሳፍር ይችላል።
ጥንታዊ ቅርጸ-ቁምፊዎችን ይጠቀሙ
ለሙከራ ደብዳቤዎች, ሁልጊዜ የእርስዎን ቅርፀ ቁምፊዎች ቀለሞች እና መደበኛ መጠኖችን ጠብቀው ይጠብቁ.
ካርዲናል ህግ: የእርስዎ ኢሜይሎች ለሌሎች ለማንበብ ቀላል መሆን አለባቸው.
በአጠቃላይ፣ ባለ 10 ወይም 12 ነጥብ አይነት እና በቀላሉ ለማንበብ ቀላል የሆነ የፊደል አጻጻፍ፣ እንደ Arial፣ Calibri ወይም Times New Roman ያሉ መጠቀም ጥሩ ነው። ወደ ቀለም ሲመጣ, ጥቁር በጣም አስተማማኝ ምርጫ ነው.
የቃና ድምጽዎን ይከታተሉ
ቀልዶች በትርጉም ውስጥ እንደጠፉ ሁሉ, የእርስዎ መልዕክት በፍጥነት በተሳሳተ መንገድ ሊተረጎም ይችላል. ቃለ-መጠይቅ አድራጊዎ ከአንድ-ለአንድ ውይይት ጋር የሚነጋገሩበት ድምፆች እና የፊት ገጽ መግለጫዎች እንደሌሉ ያስታውሱ.
ምንም ዓይነት አለመግባባት ለማስወገድ, መልእክት ከመላኩ በፊት መልዕክትዎን ጮክ ብለው እንዲያነቡ ይበረታታሉ. ለእርስዎ ከባድ ሆኖ ካላየ ለአንባቢው ከባድ ሆኖ ይታያል.
ለበለጠ ውጤት፣ ሙሉ ለሙሉ አሉታዊ ቃላትን ("ውድቀት", "መጥፎ" ወይም "የታለፈ") ከመጠቀም ይቆጠቡ እና ሁልጊዜ "እባክዎን" እና "አመሰግናለሁ" ይበሉ.
