ለተሻለ ተነባቢነት ኢሜይሎችዎን ይደርድሩ እና ያደራጁ

በሺዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን ከጭንቀት ነጻ ለማስተዳደር የመጀመሪያው እርምጃ የመልዕክት ሳጥንዎ በሚገባ የተደራጀ መሆኑን ማረጋገጥ ነው። ይህንን ለማድረግ Gmail ለንግድ ስራ ይህንን ለማሳካት የሚረዱዎትን በርካታ ባህሪያትን ያቀርባል.

በመጀመሪያ የገቢ መልእክት ሳጥን ትሮችን ይጠቀሙ። Gmail እንደ "ዋና"፣ "ማስተዋወቂያዎች" እና "ማህበራዊ አውታረ መረቦች" ያሉ ሊበጁ የሚችሉ ትሮችን ያቀርባል። እነዚህን ትሮች በማንቃት ኢሜይሎችን እንደየተፈጥሮቸው መለየት እና በዚህም ንባባቸውን ማመቻቸት ይችላሉ።

በመቀጠል፣ ኢሜይሎችዎን ለመከፋፈል መለያዎችን መጠቀም ያስቡበት። ለአስፈላጊ ፕሮጀክቶችዎ፣ ደንበኞችዎ ወይም ርዕሶችዎ ብጁ መለያዎችን መፍጠር እና በቀላሉ ለማግኘት ወደ ኢሜይሎችዎ መመደብ ይችላሉ። ቀለሞች በተለያዩ ምድቦች መካከል በፍጥነት ለመለየት ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ.

የጂሜይል ማጣሪያዎች የተወሰኑ ድርጊቶችን በራስ ሰር ለመስራት እና የገቢ መልእክት ሳጥንዎን በብቃት ለማስተዳደር ሌላው ጥሩ ባህሪ ነው። ለምሳሌ፣ ከአንድ አድራሻ ወይም ከተወሰነ ርዕሰ ጉዳይ ኢሜይሎችን በራስ ሰር ለማስቀመጥ፣ መለያን ለመተግበር ወይም እንደተነበቡ ምልክት ለማድረግ ማጣሪያ መፍጠር ይችላሉ።

በመጨረሻም፣ ጠቃሚ ኢሜይሎችን ምልክት ለማድረግ እና በቀላሉ በኋላ ለማግኘት ባንዲራዎችን እና ኮከቦችን መጠቀምን አይርሱ። ኢሜይሎችዎን በተሻለ ሁኔታ ለማደራጀት በGmail ቅንብሮች ውስጥ ያሉትን የኮከቦች እና ባንዲራ ዓይነቶች ማበጀት ይችላሉ።

እነዚህን ምክሮች በመከተል የጂሜይል መልእክት ሳጥንዎን በብቃት ማደራጀት እና በሺዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን ከጭንቀት ነጻ ማድረግ ይችላሉ።

የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ለማስተዳደር ንቁ አካሄድ ይውሰዱ

በሺዎች የሚቆጠሩ ከጭንቀት ነጻ የሆኑ ኢሜይሎችን ማስተዳደር በየጊዜው በሚመጡት የመልእክት መጨናነቅ እንዳትደናገጡ ንቁ አቀራረብን ይጠይቃል። የእርስዎን ንግድ Gmail የገቢ መልእክት ሳጥን እንዲቆጣጠሩ የሚያግዙዎት አንዳንድ ስልቶች እዚህ አሉ።

በመጀመሪያ የመልእክት ሳጥንዎን በመደበኛነት የመፈተሽ እና በተቻለ ፍጥነት ከኢሜይሎች ጋር የመገናኘትን ልምድ ይውሰዱ። ይህ አስፈላጊ ለሆኑ መልዕክቶች በፍጥነት ምላሽ እንዲሰጡ እና ያልተነበቡ ኢሜይሎችን የኋላ መዝገብ ለማስወገድ ያስችልዎታል። እንዲሁም በስራዎ ውስጥ ያለማቋረጥ እንዳይስተጓጎሉ፣ ኢሜይሎችዎን ለመፈተሽ እና ለመስራት የተወሰኑ የሰዓት ቦታዎችን ማዘጋጀት ይችላሉ።

በመቀጠል በአስቸኳይ ኢሜይሎች እና መጠበቅ በሚችሉት መካከል ያለውን ልዩነት ይማሩ። ፈጣን እርምጃ የሚሹ መልዕክቶችን በፍጥነት በመለየት ቅድሚያ ሊሰጣቸው እና ብዙም አስፈላጊ ባልሆኑ ኢሜይሎች ላይ ጊዜ እንዳያባክኑ ማድረግ ይችላሉ።

Gmail ለንግድ ስራ ወዲያውኑ ማስተናገድ የማይችሉትን ለኢሜይሎች አስታዋሾች የማዘጋጀት ችሎታ ይሰጣል። አስታዋሽ ለማዘጋጀት እና ተጨማሪ ጊዜ ሲኖርዎት ኢሜይሉን ለማስኬድ የ"ያዝ" ባህሪን ይጠቀሙ።

በመጨረሻም ያረጁ ኢሜይሎችን በመሰረዝ ወይም በማህደር በማስቀመጥ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን በመደበኛነት ማጽዳትን ያስታውሱ። ይህ የተደራጀ የገቢ መልእክት ሳጥን እንድትይዝ እና አሁንም አስፈላጊ በሆኑ መልእክቶች ላይ እንድታተኩር ይፈቅድልሃል።

እነዚህን ንቁ ስልቶች በመከተል፣ ከጭንቀት ነፃ የሆኑ በሺዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን በብቃት ማስተዳደር እና በየቀኑ ስለሚቀበሏቸው የመልእክቶች መጠን መረጋጋት ይችላሉ።

የኢሜይሎችን መጠን ለመቀነስ የእርስዎን ግንኙነት ያሳድጉ

በሺዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን ያለ ጭንቀት ማስተዳደር የሚቻልበት ሌላው መንገድ የሚቀበሏቸው እና የሚላኩ ኢሜይሎችን መጠን ለመቀነስ የእርስዎን ግንኙነት ማመቻቸት ነው። በንግድ ስራ ከGmail ጋር ያለዎትን ግንኙነት ለማሻሻል አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮች እዚህ አሉ።

መልእክቶችዎን በቀላሉ ለመረዳት እና የተጨማሪ ንግግሮችን ፍላጎት ለመቀነስ ግልጽ እና አጭር ኢሜሎችን በመፃፍ ይጀምሩ። ኢሜይሎችዎን የበለጠ ተነባቢ እና አሳታፊ ለማድረግ በአጫጭር አንቀጾች፣ አርእስቶች እና ነጥበ ምልክቶች ማዋቀርዎን ያረጋግጡ።

በትብብር ለመስራት እና አላስፈላጊ የኢሜይል ልውውጦችን ለማስወገድ የGmail መሳሪያዎችን ይጠቀሙ። ለምሳሌ፣ ሰነዶችን ለመጋራት እና በቅጽበት ለመተባበር Google ሰነዶችን፣ ሉሆችን ወይም ስላይዶችን ተጠቀም፣ ይልቁንም ዓባሪዎችን በኢሜይል ከመላክ።

እንዲሁም፣ መደበኛ ላልሆኑ ውይይቶች ወይም ፈጣን ጥያቄዎች፣ እንደ ሌሎች የመገናኛ መሳሪያዎችን ለመጠቀም ያስቡበት Google ውይይት ወይም Google Meet፣ ኢሜይል ከመላክ ይልቅ። ይህ ጊዜ ይቆጥብልዎታል እና በገቢ መልእክት ሳጥንዎ ውስጥ ያሉትን የኢሜይሎች ብዛት ይቀንሳል።

በመጨረሻም፣ ገቢ ኢሜይሎችን መጠን ለመቀነስ ከማይዛመዱ ጋዜጣዎች ወይም ማሳወቂያዎች ለመውጣት ነፃነት ይሰማዎ። Gmail for Business በእያንዳንዱ የማስተዋወቂያ ኢሜይል አናት ላይ ከደንበኝነት ምዝገባ የመውጣት አገናኝ በማቅረብ የደንበኝነት ምዝገባዎችን ማስተዳደር ቀላል ያደርገዋል።

ግንኙነትዎን በማመቻቸት እና የኢሜል መጠንን በመቀነስ የንግድዎን Gmail የገቢ መልእክት ሳጥን በተሻለ ሁኔታ ማስተዳደር እና በሺዎች የሚቆጠሩ ኢሜሎችን የመቆጣጠር ጭንቀትን ማስወገድ ይችላሉ።