إذا لم يكن لديك روتين واضح في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فيمكن أن تصبح بسرعة مصدرًا لوقت كبير. من ناحية أخرى ، إذا كنت تفعل ما هو ضروري على المستوى التنظيمي حتى لا تدع نفسك يغزو بعشرات الرسائل الإلكترونية غير المقروءة. ثم يمكنك تحرير عقلك من أي احتمال فقدان بريد إلكتروني مهم. في هذه المقالة يتم سرد عدد من الممارسات التي أثبتت جدواها. من خلال تبنيها ، ستتمكن بالتأكيد من إدارة صندوق البريد الخاص بك بهدوء أكبر.

تلقائيا أو يدويا تصنيف أي بريد إلكتروني في مجلد مخصص أو المجلدات الفرعية.

 

هذا هو نوع الطريقة التي ستسمح لك بفرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسرعة حسب ترتيب أهميتها. يمكنك اختيار تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حسب الموضوع ، حسب الموضوع ، والمواعيد النهائية. الشيء المهم هو الاستفادة من الجميع الميزات صندوق البريد الخاص بك لإدارة رسائل البريد الخاصة بك بطريقة تعمل بكامل طاقتها. بمجرد إنشاء دليل بمجلد ومجلد فرعي وفقًا لوضع المؤسسة الذي يناسبك. سيكون لكل رسالة مكانها في صندوق البريد الخاص بك مثل كل ملف ورقي على مكتبك. لذلك ، بمجرد انقضاء اللحظة لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، يمكنك التركيز بنسبة 100٪ على باقي عملك.

خطط لوقت محدد لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

 

بالطبع ، يجب أن تظل متجاوبًا وأن تكون قادرًا على معالجة الرسائل التي تنتظر استجابة فورية منك. بالنسبة للباقي ، خطط لحظات (لحظات) الأكثر صلة ، للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بطريقة متسقة. ابدأ بإعداد جميع العناصر اللازمة لمعالجة عملك. ملفات الورق ، دباسات ، طابعات ، كل شيء يجب أن يكون في متناول اليد لتسهيل التركيز الأقصى. لا يهم عندما تختار. الآن وقد تم تنظيم صندوق البريد الخاص بك مثل مركز الفرز البريدي ، لديك إمكانية معالجة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بهدوء مع الكفاءة والسرعة.

قم بتنظيف صندوق البريد الخاص بك عن طريق حذف جميع النشرات الإخبارية غير الضرورية

 

هل يتم تطفل صندوق البريد الخاص بك باستمرار عن طريق النشرات الإخبارية أو الإعلانات غير المثيرة للاهتمام؟ احرص على التخلص من صندوق البريد الخاص بك من جميع هذه الرسائل الإخبارية التي تبدو وكأنها بريد مزعج أكثر من أي شيء آخر. يجب عليك إلغاء الاشتراك بشكل منهجي من جميع قوائم البريد هذه التي لا تجلب لك أي شيء ملموس والتي يمكن أن تصبح بسرعة أكبر. يمكنك استخدام أدوات مثل Cleanfox حيث انفتح لي القيام بما يلزم في عدد قليل من النقرات. دون أخذك صباحًا ، سيساعدك هذا النوع من الحلول بشكل كبير على وضع حد لكل هذا التلوث الرقمي. الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني يمكن معالجتها بسرعة نسبيا.

إعداد استجابة تلقائية

 

سوف تذهب قريباً في إجازة لفترة طويلة. التفاصيل التي يجب عدم تجاهلها ، يتم تنشيط الرد التلقائي لصندوق البريد الخاص بك. هذا شيء مهم حتى يكون جميع الأشخاص الذين تتحدث معهم احترافيًا عبر البريد الإلكتروني على علم جيد بغيابك. هناك العديد من حالات سوء الفهم المحتملة عندما يفقد العميل أو المورد صبره ، لأن هذه الرسائل لا تزال دون إجابة. يمكن تجنب ذلك بسهولة من خلال رسالة قصيرة سيتم إرسالها تلقائيًا خلال عطلتك. تحتاج فقط إلى الإشارة إلى تاريخ عودتك من الإجازة ولماذا لا يتم إرسال بريد إلكتروني لأحد الزملاء إذا لزم الأمر.

خفف من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها في نسخة

 

إن استخدام رسائل البريد الإلكتروني المرسلة في نسخة كربونية (CC) ونسخة كربونية غير مرئية (CCI) بشكل منهجي يمكن أن يولد تبادلات لا نهاية لها بسرعة. الأشخاص الذين كان من المفترض أن يتلقوا رسالتك للحصول على المعلومات فقط ، يحتاجون الآن إلى توضيح. يتساءل آخرون لماذا تلقوا هذه الرسالة وهم ينظرون إليها بحق على أنها مضيعة للوقت. عند اختيار وضع شخص ما في الحلقة ، تأكد من أن اختيارك مناسب حقًا. يجب تجنب الرسائل المرسلة إلى أي شخص بأي طريقة.

تذكر أنه يمكن أن يكون للبريد الإلكتروني قيمة قانونية

 

إلى أقصى حد ممكن الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، لديهم قوة الإثبات ، ولا سيما للمحكمة الصناعية. رسالة إلكترونية إذا كانت معتمدة بنفس القيمة القانونية للرسالة التي كنت ستكتبها يدويًا. ولكن حذار ، حتى رسالة بسيطة أرسلت دون تفكير لزميل أو لعميل يمكن أن يكون لها عواقب وخيمة. إذا أثبت أحد العملاء ، فإن البريد الإلكتروني يحظى بالدعم ، وأنك لم تحترم التزاماتك من حيث التسليم أو غيرها. سيكون عليك تحمل العواقب على عملك وعلى نفسك. في المنازعات التجارية كما في المحاكم الصناعية ، يقال إن الدليل "مجاني". وهذا يعني أن القاضي هو الذي سيقرر وأنه من الأفضل تصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به بعناية بدلاً من وضعها في سلة المهملات.