عندما يتغيب بعض الموظفين لأسباب مختلفة دون إخطار مشرفهم أو مديرهم ، فإنهم لا يعرفون كيفية توضيح وجهة نظرهم. يجد آخرون أيضًا صعوبة في طلب إجازة قصيرة عندما يكون لديهم عدد منها القضايا الشخصية لتسوية.

يعتمد تأثير غيابك بشكل كبير على طبيعة عملك والسياسة المطبقة في مكان عملك. قد يكون غيابك ، خاصةً إذا لم يتم الإعلان عنه مقدمًا ، مكلفًا جدًا لمؤسستك. لذلك ، قبل اتخاذ القرار بالابتعاد ، فكر في الأمر. إذا كان هذا سيحدث أو حدث ، فإن استخدام البريد الإلكتروني للاعتذار أو الإيضاح لمشرفك هو وسيلة رائعة للتواصل بفعالية وسرعة.

قبل كتابة بريد إلكتروني مبرر

تهدف هذه المقالة إلى إظهار كيف يمكن لموظف لديه سبب مشروع أو أكثر أن يبرر حاجته للتغيب أو سبب عدم قدرته على التواجد في منصبه. كموظف ، من المهم أن تكون متأكدًا من العواقب المحتملة للغياب بدون إجازة. ليس هناك ما يضمن أن البريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار سيحصل على رد إيجابي. وبالمثل ، ليس هناك ما يضمن أنه عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني تطلب إجازة من العمل ، فسيتم استلامها بشكل إيجابي.

ومع ذلك ، عندما يتعين عليك التغيب لأسباب عاجلة ولا يمكنك الوصول إلى رئيسك في العمل ، من الضروري أن تكتب رسالة بريد إلكتروني في أقرب وقت ممكن تحتوي على الأسباب الدقيقة لهذا الغياب. وبالمثل ، عندما تعلم مقدمًا أنك بحاجة للتعامل مع القضايا الشخصية أو العائلية الهامة ، فمن الحكمة إنشاء رسالة بريد إلكتروني تحتوي على اعتذاراتك عن الإزعاج وبعض الإيضاحات إن أمكن. يمكنك القيام بذلك على أمل تقليل تأثير حياتك الشخصية على وظيفتك.

أخيرًا ، تأكد من أنك على دراية بسياسة وبروتوكول شركتك حول كيفية التغيب عن مجموعتك. يمكن للشركة تقديم تنازلات معينة في حالة الطوارئ وتوفير طريقة لإدارتها. من المحتمل أن تكون هناك سياسة بشأن عدد الأيام بين الوقت الذي تحتاج فيه إلى التقديم والأيام التي ستغادر فيها.

إرشادات حول كتابة البريد الإلكتروني

استخدم نمطًا رسميًا

هذا البريد الإلكتروني رسمي. يجب أن تكون مكتوبة بأسلوب رسمي. من سطر الموضوع إلى الاستنتاج ، يجب أن يكون كل شيء احترافيًا. يتوقع مشرفك ، إلى جانب أي شخص آخر ، أن تعبر عن خطورة الموقف في بريدك الإلكتروني. من المرجح أن يتم الاستماع إلى قضيتك عندما تكتب مثل هذا البريد الإلكتروني بأسلوب رسمي.

إرسال البريد الإلكتروني في وقت مبكر

لقد أكدنا بالفعل على أهمية احترام سياسة الشركة. لاحظ أيضًا أنه إذا كنت بحاجة إلى كتابة بريد إلكتروني يحتوي على عذر مهني ، فمن المهم القيام بذلك في أقرب وقت ممكن. هذا أمر حتمي خاصة عندما تكون قد فشلت ولم تأت للعمل دون إذن. إخطار رئيسك في وقت مبكر بعد غياب غير مبرر يمكن تجنب تحذير. عن طريق إعلامك بوقت كافٍ بحالة القوة القاهرة التي تجد نفسك فيها ، ستساعد الشركة في اختيار بديل مناسب أو لإجراء الترتيبات.

كن مختصرا مع التفاصيل

كن موجز. لا تحتاج إلى الخوض في تفاصيل ما حدث والذي أدى بك إلى عدم التواجد أو التواجد بعيدًا عنك قريبًا. فقط اذكر الحقائق المهمة. إذا طلبت الإذن مسبقًا ، فذكر اليوم (الأيام) الذي تنوي التغيب فيه. كن محددًا في التواريخ ولا تعطي تقديرًا.

تقديم المساعدة

عندما تكتب بريدًا إلكترونيًا عذرًا لكونك بعيدًا ، تأكد من إظهار اهتمامك بإنتاجية الشركة. ليس من المقبول أن تقول أنك ستكون بعيدًا ، اعرض أن تفعل شيئًا من شأنه أن يقلل من آثار غيابك. على سبيل المثال ، يمكنك القيام بذلك عند العودة أو التحدث إلى زميل ليحل محلك. قد يكون لدى بعض الشركات سياسات مثل استقطاعات الرواتب لأيام بعيدة. لذلك ، حاول أن تفهم سياسة الشركة تمامًا وكيف يمكنك التعامل معها.

البريد الإلكتروني مثال 1: كيفية كتابة بريد إلكتروني للاعتذار (بعد أن فاتك يوم عمل)

الموضوع: إثبات الغياب اعتباراً من 19/11/2018

 مرحبا سيد غيلو ،

 يُرجى قبول هذا البريد الإلكتروني كإخطار رسمي بأنني لم أتمكن من حضور العمل في 19 نوفمبر 2018 بسبب البرد. أخذ ليام وآرثر مكاني في غيابي. لقد أنجزوا جميع المهام الموكلة لي لذلك اليوم.

 أعتذر عن عدم تمكني من التواصل معك قبل مغادرة العمل. أنا آسف إذا كان هناك أي إزعاج للشركة.

 لقد أرفقت شهادتي الطبية بهذا البريد الإلكتروني.

 يرجى إعلامي إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات.

 شكرا على تفهمكم.

مع خالص التقدير،

 إيثان جودين

مثال بالبريد الإلكتروني 2: كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للاعتذار عن الغياب المستقبلي من وظيفتك

الموضوع: إدارة يوم غيابي 17 / 12 / 2018

عزيزي سيدتي باسكال ،

 يُرجى قبول هذا البريد الإلكتروني كإخطار رسمي بأنني سأتغيب عن العمل في 17 ديسمبر 2018. وسأظهر كشاهد محترف في المحكمة في ذلك اليوم. لقد أبلغتك باستدعائي للمحكمة الأسبوع الماضي والحاجة الماسة لحضوري.

 لقد أبرمت اتفاقًا مع Gabin Thibault من قسم تكنولوجيا المعلومات ، وهو حاليًا في إجازة ليحل محله. أثناء فترات استراحة المحكمة ، سأتصل لمعرفة ما إذا كان بحاجة إلى أي مساعدة.

 أشكر ل.

 مع خالص التقدير،

 ايما فالي