حدد النموذج القياسي المتكيف مع هدفك

هناك العديد من قوالب تقارير البريد الإلكتروني القياسية المستخدمة في الأعمال. يعد اختيار التنسيق الصحيح بناءً على الغرض من تقريرك أمرًا ضروريًا لنقل رسالتك بوضوح وفعالية.

للحصول على تقرير مراقبة منتظم مثل تقرير أسبوعي أو شهري ، اختر بنية الجدول مع الأرقام الرئيسية (المبيعات والإنتاج وما إلى ذلك).

بالنسبة إلى طلب الميزانية أو الموارد ، اكتب ملفًا منظمًا في أجزاء مع مقدمة واحتياجاتك التفصيلية وحجة وخاتمة.

في حالة الأزمات التي تتطلب رد فعل عاجل ، راهن على أسلوب مباشر وقوي من خلال سرد المشاكل والعواقب والأفعال في بضع جمل صادمة.

مهما كان النموذج ، اعتني بالتنسيق باستخدام العناوين البينية والرموز النقطية والجداول لتسهيل القراءة. ستساعدك الأمثلة الملموسة أدناه على اختيار أفضل تنسيق لكل حالة لتقارير البريد الإلكتروني الاحترافية والفعالة.

تقرير المراقبة المنتظم على شكل جداول

يتطلب تقرير المراقبة المنتظم ، على سبيل المثال شهريًا أو أسبوعيًا ، هيكلًا واضحًا ومركبًا يسلط الضوء على البيانات الرئيسية.

يتيح التنسيق في الجداول إمكانية تقديم المؤشرات المهمة (المبيعات والإنتاج ومعدل التحويل وما إلى ذلك) بطريقة منظمة وقابلة للقراءة ، في بضع ثوانٍ.

عنونة جداولك بدقة ، على سبيل المثال "تطور المبيعات عبر الإنترنت (رقم الأعمال الشهري 2022)". تذكر أن تذكر الوحدات.

يمكنك دمج العناصر المرئية مثل الرسومات لتعزيز الرسالة. تأكد من صحة البيانات وأن الحسابات صحيحة.

ارفق كل جدول أو رسم بياني بتعليق قصير يحلل الاتجاهات والاستنتاجات الرئيسية في جملتين أو ثلاث.

يسهل تنسيق الجدول على المستلم قراءة الأساسيات بسرعة. إنه مثالي لتقارير المراقبة المنتظمة التي تتطلب عرضًا موجزًا ​​للبيانات الرئيسية.

تأثير البريد الإلكتروني في حالة حدوث أزمة

في حالة الطوارئ التي تتطلب استجابة سريعة ، اختر تقريرًا في شكل جمل قصيرة ومؤلمة.

أعلن عن المشكلة منذ البداية: "خادمنا معطل بعد هجوم ، نحن غير متصلون". ثم قم بتفصيل الأثر: فقدان المبيعات والعملاء المتأثرون وما إلى ذلك.

ثم اذكر الإجراءات المتخذة للحد من الضرر ، وتلك التي سيتم تنفيذها على الفور. اختم بسؤال أو طلب ملح: "هل يمكننا الاعتماد على موارد إضافية لاستعادة الخدمة في غضون 48 ساعة؟"

في الأزمات ، يكمن المفتاح في الإبلاغ بسرعة عن الصعوبات والعواقب والإجابات في بضع جمل مباشرة. يجب أن تكون رسالتك موجزة وحافزة. الأسلوب القوي هو الأكثر فاعلية لهذا النوع من تقارير البريد الإلكتروني للطوارئ.

 

مثال XNUMX: تقرير مبيعات شهري مفصل

سيدتي،

يرجى الاطلاع أدناه على التقرير التفصيلي لمبيعات مارس لدينا:

  1. مبيعات في المتجر

انخفضت المبيعات في المتاجر بنسبة 5٪ عن الشهر الماضي لتصل إلى 1،250،000 يورو. هنا هو التطور حسب القسم:

  • الأجهزة المنزلية: حجم مبيعاتها 550 يورو ، مستقر
  • قسم الأعمال اليدوية: حجم مبيعات 350 يورو ، بانخفاض 000٪
  • قسم الحديقة: رقم الأعمال 300 يورو ، بانخفاض 000٪
  • قسم المطبخ: حجم مبيعات 50 يورو ، بزيادة 000٪

سبب الانخفاض في قسم الحدائق هو الطقس غير المواتي هذا الشهر. لاحظ النمو المشجع في قسم المطبخ.

  1. المبيعات عبر الإنترنت

المبيعات على موقعنا مستقرة عند 900 يورو. ارتفعت حصة الجوال إلى 000٪ من المبيعات عبر الإنترنت. ارتفعت مبيعات الأثاث والديكور بشكل كبير بفضل مجموعة الربيع الجديدة.

  1. إجراءات التسويق

ولدت حملتنا عبر البريد الإلكتروني لعيد الجدات حجم مبيعات إضافي قدره 20 يورو في قسم المطبخ.

كما عززت عملياتنا على الشبكات الاجتماعية حول التصميم الداخلي المبيعات في هذا القطاع.

  1. وفي الختام

على الرغم من الانخفاض الطفيف في المتاجر ، تظل مبيعاتنا قوية ، مدفوعة بالتجارة الإلكترونية وعمليات التسويق المستهدفة. يجب أن نواصل جهودنا في الديكور والأثاث لتعويض التدهور الموسمي في قسم الحدائق.

أنا تحت تصرفكم لأي توضيح.

مع خالص التقدير،

قطاع جان دوبون بائع الشرق

المثال الثاني: طلب ميزانية إضافية لإطلاق خط إنتاج جديد

 

سيدتي المديرة العامة ،

يشرفني أن أطلب منك ميزانية إضافية كجزء من إطلاق مجموعتنا الجديدة من المنتجات المقرر إجراؤها في يونيو 2024.

يهدف هذا المشروع الاستراتيجي إلى توسيع نطاق عرضنا ليشمل القطاع المزدهر من المنتجات العضوية ، حيث ينمو الطلب بنسبة 20٪ سنويًا ، من خلال تقديم 15 مرجعًا إضافيًا.

لضمان نجاح هذا الإطلاق ، من الضروري تعبئة موارد إضافية. فيما يلي مقترحاتي العددية:

  1. التعزيز المؤقت للفريق:
  • توظيف مطورين بدوام كامل على مدار 2 أشهر لإنهاء التعبئة والوثائق الفنية (التكلفة: 6 يورو)
  • دعم وكالة تسويق رقمية لمدة 3 أشهر لحملة الويب (8000 يورو)
  1. حملة تسويق :
  • ميزانية وسائل الإعلام لرعاية منشوراتنا على الشبكات الاجتماعية (5000 يورو)
  • إنشاء وإرسال رسائل البريد الإلكتروني: التصميم الجرافيكي ، تكاليف الشحن لـ 3 حملات (7000 يورو)
  1. اختبارات المستهلك:
  • تنظيم لوحات المستهلكين لجمع الملاحظات على المنتجات (4000 يورو)

هذا إجمالي قدره 36 يورو لنشر الموارد البشرية والتسويقية اللازمة لنجاح هذا الإطلاق الاستراتيجي.

أنا تحت تصرفكم لمناقشته خلال اجتماعنا القادم.

في انتظار عودتك،

مع خالص التقدير،

جان دوبون

رئيس مشروع

 

المثال الثالث: تقرير النشاط الشهري لقسم المبيعات

 

عزيزي السيدة دوراند ،

تجدون أدناه تقرير نشاط قسم المبيعات لدينا لشهر مارس:

  • زيارات التنقيب: اتصل مندوبو المبيعات لدينا بـ 25 من العملاء المحتملين الذين تم تحديدهم في ملف العملاء الخاص بنا. تم تحديد 12 موعدًا.
  • تم إرسال العروض: لقد أرسلنا 10 عروض تجارية على المنتجات الرئيسية من الكتالوج الخاص بنا ، تم تحويل 3 منها بالفعل.
  • المعارض التجارية: استقطب جناحنا في معرض Expopharm حوالي 200 جهة اتصال. لقد قمنا بتحويل 15 منهم إلى تعيينات مستقبلية.
  • التدريب: تابعت المتعاونة الجديدة لينا أسبوعاً من التدريب الميداني مع مارك للتعرف على منتجاتنا وعروض المبيعات.
  • الأهداف: تم تحقيق هدفنا التجاري المتمثل في 20 عقدًا جديدًا خلال الشهر. حجم التداول الناتج يصل إلى 30 يورو.

نحن نواصل جهودنا لتطوير قائمة عملائنا ، فلا تتردد في إرسال توصياتك إلي.

مع خالص التقدير،

جان دوبونت مدير مبيعات

 

المثال الرابع: تقرير النشاط الأسبوعي المفصل - مخبز السوبر ماركت

 

تشيرز كوليج ،

يرجى الاطلاع أدناه على تقرير نشاط مخبزنا المفصل للأسبوع من 1 إلى 7 مارس:

الإنتاج:

  • أنتجنا ما معدله 350 باغيت تقليديًا يوميًا ، ليصبح المجموع 2100 على مدار الأسبوع.
  • ارتفع الحجم الإجمالي بنسبة 5٪ بفضل فرننا الجديد ، مما يتيح لنا تلبية الطلب المتزايد.
  • إن تنويع مجموعتنا من الخبز الخاص (الريف ، الحبوب الكاملة ، الحبوب) يؤتي ثماره. خبزنا 750 هذا الأسبوع.

تنفيس:

  • حجم التداول الإجمالي 2500 يورو ، وهو مستقر مقارنة بالأسبوع الماضي.
  • لا تزال المعجنات الفيينية هي الأفضل مبيعًا لدينا (680 يورو) ، تليها صيغ الغداء (550 يورو) والخبز التقليدي (430 يورو).
  • كانت مبيعات صباح يوم الأحد قوية بشكل خاص (مبيعات بلغت 1200 يورو) بفضل عرض الفطور المتأخر الخاص.

الموافقة:

  • استقبال ٥٠ كجم طحين و ٢٥ كجم زبدة. المخزونات كافية.
  • التفكير في طلب البيض والخميرة للأسبوع المقبل.

الموظفين:

  • جولي ستكون في إجازة الأسبوع المقبل ، سأعيد تنظيم الجداول.
  • بفضل Bastien الذي يوفر العمل الإضافي للبيع.

المشاكل:

  • تعطل آلية العملة صباح الثلاثاء ، تم إصلاحها خلال النهار بواسطة كهربائي.

مع خالص التقدير،

جان دوبونت مدير

 

المثال الخامس: مشكلة عاجلة - عطل في برنامج المحاسبة

 

صباح الخير à طوس،

هذا الصباح ، يحتوي برنامج المحاسبة الخاص بنا على أخطاء تمنع إدخال الفواتير ومراقبة دفتر الأستاذ العام.

يؤكد مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات لدينا ، الذي اتصلت به ، أن التحديث الأخير محل شك. إنهم يعملون على الإصلاح.

في غضون ذلك ، من المستحيل بالنسبة لنا تسجيل المعاملات وتعطيل مراقبة النقد. نحن نخاطر بالتخلف عن الركب بسرعة كبيرة.

لإصلاح المشكلة مؤقتًا:

  • اكتب فواتيرك / نفقاتك في ملف Excel للطوارئ الذي سأستعيده
  • لاستفسارات العملاء ، اتصل بي للتحقق من الحسابات مباشرة
  • أبذل قصارى جهدي لإبقائك على اطلاع بالتقدم المحرز.

يتم تعبئة مزود الخدمة لدينا بالكامل ويأمل في حل هذه المشكلة في غضون 48 ساعة كحد أقصى. أعلم أن هذا العطل سيء ، شكرًا لتفهمك. يرجى إعلامي بأي قضايا ملحة.

مع خالص التقدير،

جان دوبونت محاسب