لقد تلقيت دعوة عبر البريد الإلكتروني إلى اجتماع وترغب في تأكيد حضورك. في هذه المقالة ، نخبرك سبب أهمية الرد على الدعوة لتأكيد حضورك ، وكيفية القيام بذلك بالشكل المناسب.

أعلن عن مشاركتك في اجتماع

عندما تتلقى دعوة إلى اجتماع ، فإن الشخص الذي أرسلها إليك قد يطلب تأكيدًا خطيًا لحضورك في هذا الاجتماع. إذا كان في بعض الحالات ، تأكيد وجودك غير مطلوب ، فمن المستحسن القيام بذلك على أي حال.

في الواقع ، قد يكون تنظيم الاجتماع معقدًا ، خاصةً عندما لا تعرف بالضبط عدد الأشخاص الذين سيحضرون. من خلال تأكيد حضورك ، لن تجعل العمل التحضيري للمنظم أسهل فحسب ، بل ستضمن أيضًا أن الاجتماع فعال ، وليس طويلاً جدًا ومكيفًا مع عدد المشاركين. ليس من الجيد أبدًا إضاعة 10 دقائق في بداية الاجتماع في إضافة الكراسي أو إعادة طباعة الملفات!

تذكر أيضًا ألا تنتظر وقتًا طويلاً قبل الرد ، حتى لو كان صحيحًا أنك لن تتمكن دائمًا من تأكيد تواجدك على الفور. كلما حدث التأكيد مبكرًا ، زاد تسهيل تنظيم الاجتماع (لم يتم تنظيم الاجتماع في اللحظة الأخيرة!).

ما الذي يجب أن يحتويه البريد الإلكتروني لتأكيد حضور الاجتماع؟

في رسالة البريد الإلكتروني لتأكيد الاجتماع ، من المهم تضمين ما يلي:

  • أشكر الشخص لدعوته
  • أعلن بوضوح وجودك
  • أظهر مشاركتك عن طريق السؤال عما إذا كانت هناك أشياء لإعدادها قبل الاجتماع

في ما يلي نموذج بريد إلكتروني لمتابعة الإعلان عن مشاركتك في الاجتماع.

الموضوع: تأكيد مشاركتي في اجتماع [التاريخ]

سيداتي سادتي،

أشكركم على دعوتكم للاجتماع حول [الهدف من الاجتماع] وسرورهم لتأكيد وجودي في [date] في [time].

يرجى إعلامي إذا كانت هناك أي عناصر للتحضير لهذا الاجتماع. بقيت تحت تصرفكم لأية معلومات إضافية حول هذا الموضوع.

مع خالص التقدير،

[التوقيع]