في حياتك المهنية ، غالبًا ما يتعين عليك كتابة بريد إلكتروني للاحتجاج. يمكن توجيه هذا إلى زميل أو شريك أو مورد. مهما كان دافعك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار بعض المتطلبات التي يجب أن يأخذها المحاورون على محمل الجد. لذلك ، فإن إتقان كتابة هذا النوع من الرسائل أمر حتمي. إليك كيفية الحصول على البريد الإلكتروني الخاص بالاحتجاج بشكل صحيح.
ركز على الحقائق
عند كتابة البريد الإلكتروني للاحتجاج ، من المهم أن تكون صارمًا بشأن الحقائق. بمعنى آخر ، يجب طرح العناصر بطريقة واقعية حتى يتمكن القارئ من استيعاب السياق بسرعة.
لذلك ، تجنب التفاصيل والجمل غير الضرورية وحدد بدلاً من ذلك الأشياء الأساسية مثل الحقائق والتواريخ. من خلال هذه العناصر بالفعل ، سيتمكن المستلم من فهم الغرض من بريدك الإلكتروني. يجب عليك تقديم معلومات واضحة ودقيقة ومؤرخة.
حدد السياق ثم موضوع البريد الإلكتروني
انتقل مباشرة إلى النقطة التي تكتب فيها بريدًا إلكترونيًا للاحتجاج. لا تحتاج إلى عبارات مثل "أنا أكتب هذا البريد الإلكتروني لك" لأن هذه أشياء واضحة لا تحتاج إلى التأكيد.
بعد أن قدمت بوضوح الحقائق التي أدت إلى شكواك ودون أن تنسى التاريخ. يمكن أن يكون اجتماعًا ، أو ندوة ، أو تبادلًا عبر البريد الإلكتروني ، أو تقريرًا ، أو شراء مواد ، أو إيصال فاتورة ، إلخ.
استمر ، مع توضيح توقعاتك بأكبر قدر ممكن من الوضوح.
الفكرة هي أن المستلم يمكنه أن يفهم بسرعة الغرض من بريدك الإلكتروني وما تريده منه.
ركز على الرصانة في حديثك
تتطلب كتابة رسالة بريد إلكتروني احتجاجية أسلوبًا رصينًا وموجزًا. في الواقع ، نظرًا لأن هذا وضع خاص ، يجب أن تركز على الحقائق وتوقعاتك. للقيام بذلك ، استخدم جمل قصيرة تلخص جوهر التحدي الخاص بك وتكون مكتوبة بلغة يومية مهذبة.
تأكد أيضًا من استخدام عبارة مهذبة مناسبة للمناسبة. يجب تجنب "مع خالص التقدير" و "مع أطيب التحيات" في هذا النوع من التبادل.
ابقَ محترفًا
تأكد من أن تظل محترفًا عند كتابة رسالة بريد إلكتروني احتجاجية ، حتى لو كنت غير سعيد للغاية. عليك أن تبذل قصارى جهدك لاحتواء نفسك لأن العواطف لا تنتمي حقًا إلى الكتابة الاحترافية.
لذا ، تجنب استخدام الكلمات التي قد تتباهى بمشاعرك بطريقة أو بأخرى. من المهم أن يظل بريدك الإلكتروني واقعيًا.
إرفاق الأدلة
أخيرًا ، للنجاح في رسالة بريد إلكتروني احتجاجية ، من الضروري إرفاق الدليل بحججك. يجب أن تُظهر للمتلقي حقًا أنك على حق في الاعتراض. لذا أرفق أي مستند يمكنك استخدامه كدليل واذكره في البريد الإلكتروني.
