نموذج الخطاب: طلب تعويض المصاريف المهنية

التفاصيل ورسالة نموذجية مجانية لسداد نفقاتك المهنية. كل منهم ينفق في المهام التي هي لك. لاحتياجات وأنشطة مؤسستك هي مسؤوليته. ينص قانون العمل ، سواء عند تقديم المستندات الداعمة أو في شكل بدلات ثابتة ، على أنه سيتم تعويضك عن المبالغ التي قدمتها. ومع ذلك ، يمكن أن تصبح إجراءات العلاج مؤلمة أحيانًا وتستغرق وقتًا طويلاً. وبالتالي ، فإن الأمر متروك لك لتنظيم نفسك والتأكد من استرداد أموالك. هناك فرصة ضئيلة لأن يقلق الآخرون بشأنها من أجلك.

ما هي أنواع المصاريف التجارية المختلفة؟

من وقت لآخر ، قد تكون عرضة لنفقات العمل في سياق عملك. هذه هي النفقات الضرورية التي يجب عليك دفعها أثناء أداء واجباتك والتي تتعلق بأداء نشاطك. معظم تقارير النفقات هذه هي مسؤولية الشركة.

يمكن أن تأخذ ما يسمى بالنفقات المهنية جوانب مختلفة ، من أهمها:

• تكاليف النقل: عند السفر بالطائرة أو القطار أو الحافلة أو التاكسي لمهمة أو لحضور اجتماع مهني ؛
• تكاليف الأميال: إذا استخدم الموظف سيارته الخاصة في رحلة عمل (محسوبة بمقياس الأميال أو ليالي الفندق) ؛
• تكاليف تقديم الطعام: لوجبات غداء العمل ؛
• تكاليف التنقل المهني: ترتبط بتغيير الوظيفة مما يؤدي إلى تغيير مكان الإقامة.

هناك أيضا :

• تكاليف التوثيق ،
• تكاليف الملابس ،
• تكاليف الإقامة
• تكاليف العمل عن بعد ،
• تكاليف استخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات (تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الجديدة) ،

كيف يتم سداد المصاريف المهنية؟

مهما كانت طبيعة النفقات المتكبدة ، يمكن أن تتخذ شروط سداد النفقات شكلين. إما أنها منصوص عليها في عقد العمل ، أو أنها جزء من ممارسة في الشركة.

يمكن السداد عن طريق السداد المباشر للتكاليف الفعلية ، أي جميع المدفوعات المتكبدة. هذه تتعلق بتكاليف العمل عن بعد ، واستخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، والتنقل المهني ، أو التكاليف التي يتكبدها الموظفون المعينون في الخارج. على هذا النحو ، يقوم الموظف بنقل تقارير النفقات المختلفة الخاصة به إلى صاحب العمل. التأكد من الاحتفاظ بها لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

من الممكن أيضًا أن تحصل على تعويض عرضي أو دوري. يتم اعتماد هذه الطريقة للتكاليف المتكررة ، على سبيل المثال ، لوكيل تجاري. في هذه الحالة ، لا يلزم هذا الأخير بتبرير نفقاته. يتم تحديد السقوف من قبل إدارة الضرائب وتختلف حسب طبيعة التكاليف (وجبات ، نقل ، سكن مؤقت ، نقل ، بدل الأميال). ومع ذلك ، إذا تم تجاوز الحدود ، فقد يطلب صاحب العمل المستندات الداعمة الخاصة بك. وتجدر الإشارة إلى أن مديري الشركة لا يستحقون هذا البدل الثابت.

عملية المطالبة بتعويض المصاريف المهنية

كقاعدة عامة ، سيتم سداد نفقاتك المهنية بعد تقديم المستندات الداعمة إلى قسم المحاسبة أو إلى مدير الموارد البشرية. سيظهر الرصيد عادةً في إيصال الدفع التالي الخاص بك وسيتم تحويل المبلغ إلى حسابك.

لديك 3 سنوات تحت تصرفك لتقديم دليل على نفقاتك المهنية وبالتالي يتم تعويضك. بعد هذه الفترة ، لم يعد رئيسك ملزمًا بالدفع لهم. إذا لم نرد أموالك عن طريق الخطأ أو النسيان أو أياً كان السبب. من الأفضل حقًا التدخل بسرعة عن طريق إرسال خطاب طلب السداد إلى عملك.

لمساعدتك ، إليك نموذجين من الرسائل لتقديم طلبك. اما الطريقة. قبل كل شيء ، تأكد من إرفاق المستندات الداعمة الأصلية والاحتفاظ بنسخ لك.

مثال على خطاب لطلب عادي لسداد النفقات المهنية

اسم العائلة الاسم الأول موظف
العنوان
الرمز البريدي

شركة ... (اسم الشركة)
العنوان
الرمز البريدي

                                                                                                                                                                                                                      (المدينة) ، في ... (التاريخ) ،

الموضوع: طلب سداد مصاريف مهنية

(السيد السيدة)،

بعد المصاريف التي تحملتها خلال مهماتي الأخيرة. والآن أرغب في الاستفادة من سداد مصاريفي المهنية. أرسل إليك هنا القائمة الكاملة لمدفوعاتي وفقًا للإجراء.

لذلك قمت برحلة من _____ (مكان المغادرة) إلى _____ (مكان وجهة سفر العمل) من ________ إلى _____ (تاريخ السفر) لحضور العديد من المؤتمرات المهمة لتطوير شركتنا. ركبت طائرة هناك وعدت خلال رحلتي وقمت بعدة رحلات بسيارة الأجرة.

تمت إضافة نفقات الإقامة الفندقية والوجبات الخاصة بي إلى هذه النفقات. المستندات الداعمة التي تثبت جميع مساهماتي مرفقة بهذا الطلب.

في انتظار رد إيجابي منكم ، أطلب منكم استقبال تحياتي المحترمة يا سيدي.

 

                                                                        سيغنيتشر

مثال على خطاب يطلب تعويض المصاريف المهنية في حالة الرفض من قبل صاحب العمل

اسم العائلة الاسم الأول موظف
العنوان
الرمز البريدي

شركة ... (اسم الشركة)
العنوان
الرمز البريدي

                                                                                                                                                                                                                      (المدينة) ، في ... (التاريخ) ،

 

الموضوع: مطالبة باسترداد نفقات مهنية

 

السيد المدير

كجزء من واجباتي ، اضطررت إلى القيام بعدة رحلات عمل إلى الخارج. كموظف [وظيفة] ، ذهبت إلى [الوجهة] لمدة 4 أيام لمهام محددة تتعلق بمنصبي.

بإذن من مديري المباشر ، سافرت في سيارتي الخاصة. لقد قطعت إجمالي [عدد] كيلومترات. يجب أن تضاف إلى ذلك تكلفة وجبات الطعام وعدة ليالٍ في الفندق ، بمبلغ إجمالي قدره [المبلغ] يورو.

ينص القانون على أن هذه المصاريف المهنية يجب أن تتحملها الشركة. ومع ذلك ، على الرغم من حقيقة أنه تم تسليم جميع المستندات الداعمة اللازمة لقسم المحاسبة عند عودتي ، إلا أنني لم أتسلم الدفعة ذات الصلة حتى الآن.

هذا هو سبب مطالبتك بالتدخل حتى يمكن تعويضني في أسرع وقت ممكن. سوف تجد مرفقًا نسخة من جميع الفواتير التي تبرر طلبي.

بينما أشكرك مقدمًا على مساعدتك ، أرجو أن تقبل ، السيد المدير ، أسمى آيات التقدير.

 

                                                                       سيغنيتشر

تنزيل "مثال على خطاب لطلب عادي لسداد النفقات المهنية"