التقرير: 4 نقاط أساسية يجب معرفتها للنجاح
يجب عليك ان تجعل تقريرأو تقرير بناء على طلب مديرك. لكنك لا تعرف من أين تبدأ أو كيف تصيغه.
هنا ، أكشف عن إجراء بسيط في نقاط 4 من أجل تحقيق هذا التقرير بكفاءة وبسرعة معينة. يجب كتابتها في ترتيب زمني منطقي.
ما فائدة التقرير؟
إنه يمنح القدرة للشخص الذي يعتزم الاعتماد عليه البيانات المقدمة لاتخاذ قرار بشأن العمل. المعلومات التي يتم تسجيلها في التقرير تجعل من الممكن الإجابة على سؤال واحد أو أكثر من الضروري لصنع القرار.
ومع ذلك ، فإن الموظف قادر على كتابة تقرير لتقديم اقتراحات إلى مشرفه حول موضوع معين من أجل إجراء تحسينات ، على سبيل المثال على تنظيم خدمة أو استبدال المواد. التقرير هو وسيلة ممتازة للتواصل بين المرؤوس والمرؤوسين له.
اعتمادًا على الغرض من التقرير ، قد يكون عرضه مختلفًا ، إلا أن الإجراء الذي أكشفه أدناه صالح لجميع التقارير التي يتعين عليك تقديمها.
النقطة الأولى - يجب أن يكون الطلب دقيقًا وصريحًا.
ستكون هذه النقطة الأولى هي النقطة الأساسية التي ستعتمد عليها جميع أعمالك. كما أنه سيحد من المنطقة المعنية.
مستلم التقرير
- ماذا يريد بالضبط من تقريرك؟
- ما هي أهداف وأهداف التقرير بالنسبة له؟
- ما مدى فائدة التقرير بالنسبة إلى متلقيك؟
- هل المتلقي يعرف الموضوع بالفعل؟
- معرفة ما هو معرفته حتى لا تتكرر المعلومات المعروفة بالفعل.
القضية والطرائق
- ما هو الوضع؟
- ما الأسباب المرتبطة بطلب التقرير: صعوبات ، تحولات ، تطورات ، تعديلات ، تحسينات؟
النقطة الثانية - النظر ، واختيار وجمع المعلومات الأساسية.
المعلومات يمكن أن تكون كثيرة، سواء كان ذلك تلاحظ أو وثائق أو تقارير أخرى، ومصادر مختلفة، ولكن ما هو مهم هو أن تكون انتقائية للاحتفاظ فقط تلك التي لا غنى عنها، حاسمة وضرورية وعدم نقلها بمعلومات ذات فائدة أقل أو متكررة قد تضر بالتقرير النهائي. ولذلك يجب عليك فقط استخدام المعلومات الأكثر ملاءمةً للتقرير المطلوب.
النقطة الثالثة - تنظيم وتنفيذ الخطة
عادة ، تبدأ الخطة بمقدمة ، ثم تستمر بالتطوير ، وتنتهي باستنتاج.
أدناه ، الخطة المكشوفة هي الخطة التي يتم التقيد بها بشكل عام. لا يختلف دور التقديم والاستنتاج مع الحفاظ على دوره الجوهري. على العكس ، يمكن تصور التطور بطريقة مختلفة وفقًا للتقرير الذي يجب عليك إدراكه.
مقدمة من التقرير
يوفر معلومات أساسية تتعلق بالسبب الأساسي للتقرير ؛ دوافعها ، نواياها ، سبب وجودها ، صلاحياتها.
ينبغي أن تجمع هذه المعلومات في بضع كلمات الغرض من التقرير ، في نص موجز بينما يجري تفصيله وكامله.
ومما لا ريب ليس من المستحسن أن تجاهل المقدمة، لأنه يصف مقدما البيانات الدقيقة لتطبيق يسمح للمتلقي كمحرر للتقرير أن يكون متأكدا من أن يفهم كل منهما الآخر. كما أنه يساعد على تذكر شروط الطلب والوضع والظروف التي لا يتم فيها فحص التقرير على الفور أو إذا كان من الضروري إعادة النظر فيه لاحقًا.
تطوير التقرير
تنقسم التنمية عادة إلى ثلاثة أقسام.
- جرد ملموس ومحايدة للحالة أو السياق ، أي بيان مفصل لما هو قائم بالفعل.
- حكم واضح على ما هو قائم يسلط الضوء على الجوانب الإيجابية والسلبية في الوقت الذي يقترح فيه إجراء تحليل كما هو مبهم وملموس حسب الضرورة.
- المشورة والاقتراحات والتوصيات ، قدر الإمكان المرتبطة الفوائد التي تقع عليهم.
اختتام التقرير
يجب ألا يحتوي على أي موضوع جديد لم يتم الإشارة إليه في التطوير. دون أن يكون خطابًا مختصرًا للتطوير ، فإنه يوجد لتقديم إجابة من خلال اقتراح واحد أو الحلول التالية للتوصيات المحددة في هذه الوثيقة.
النقطة الرابعة - كتابة التقرير
يجب احترام بعض القواعد الشائعة في جميع المقالات التحريرية. سيتم التركيز على المفردات المفهومة وسهلة المنال تهجئة لا تشوبه شائبة لمزيد من الاحتراف ، جمل قصيرة لفهم أفضل ، وهي بنية متقنة للفقرات من أجل قراءة جيدة للطلاقة.
إن توفير العناية الخاصة في شكل تقريرها يمكن أن يمنح القارئ أو المتلقي راحة وسهولة في القراءة.
- يجب أن تكون موجزة وصريحة في كتاباتك
- لضمان قدر أكبر من السلاسة في قراءة التقرير ، قم بإحالة القارئ إلى الملحق الذي سيأتي ببعض الإضافات لتفسيراتك عندما يكون ذلك ضروريًا.
- خطط ملخصًا عندما يمتد تقريرك أكثر من ثلاث صفحات ، مما يسمح للمستلم بتوجيه نفسه في قراءته ، إذا كان ذلك هو اختياره.
- عندما تكون مربحة أو لا غنى عنها ، قم بدمج الجداول والرسوم البيانية الأخرى التي تعكس كتابتك لتوضيح البيانات. يمكن أن تكون ضرورية في بعض الحالات للحصول على فهم جيد.
- لا تحذف العناوين والعناوين الفرعية لترسيم كل جزء من تقريرك للفوز ، أيضًا ، في السيولة.
في الختام: ما يجب تذكره
- يسمح لك تفسير التطبيق وفهمه بشكل صحيح بالرد دون أن يكون بجانب هذا الموضوع للحصول على الكفاءة.
- في تقريرك ، يمكنك مشاركة أفكارك من خلال اتخاذ موقف ضد التقرير البسيط.
- لكي يكون تقريرك فعالاً ، يجب أن يقدم إجابات للأسئلة التي طرحها المتلقي ، ومن ثم الاهتمام الطاغي لكامل عرضه ؛ الصياغة والهيكل والبيان وكشفه ؛ مقدمة ، تطوير ، خاتمة.
- اشرح حججك وملاحظاتك وحلولك المقترحة.
ل التنسيق في Microsoft Word ، ستكون هذه الرحلة التي تستغرق 15 دقيقة على YouTube أكثر من مفيدة لك.
