E-poçt çoxumuz üçün üstünlük verilən ünsiyyət vasitəsidir. E-poçt inanılmazdır, çünki ünsiyyət qurmaq üçün həmsöhbətinizlə eyni vaxtda mövcud olmaq məcburiyyətində deyilsiniz. Bu, həmkarlarımız əlçatmaz olduqda və ya dünyanın digər tərəfində olanda davam edən məsələlərdə irəliləməyə imkan verir.
Bununla belə, çoxumuz sonsuz e-poçt siyahısında boğuluruq. 2016-cı ildə dərc edilən hesabata görə, orta hesabla biznes istifadəçisi gündə 100-dən çox e-poçt alır və göndərir.
Bundan əlavə, e-poçt çox asanlıqla yanlış anlaşılır. Son bir Sendmail araşdırması, insanların 64% -i hiddətə və ya gözlənilməz qarışıqlığa səbəb olan bir e-poçt göndərdiyini və ya qəbul etdiyini tapdı.
E-poçt həcminə görə biz göndəririk və qəbul edirik və e-poçt tez-tez yanlış şərh olunur, çünki onları aydın və qısa bir şəkildə yazmaq vacibdir.
Düzgün bir professional e-poçt yazmaq necə
Qısa və dəqiq e-poçtların yazılması e-poçtları idarə etməyə sərf olunan vaxtı azaldacaq və sizi daha məhsuldar edəcək. E-poçtlarınızı qısa saxlamaqla, çox güman ki, e-poçtlara daha az, digər tapşırıqlara isə daha çox vaxt sərf edəcəksiniz. Yəni aydın yazmaq bir bacarıqdır. Bütün bacarıqlar kimi, sizə də lazımdır onun inkişafı üzərində işləmək.
Başlanğıcda, qısa e-poçtlar yazmaq uzun e-poçtlar yazmaq qədər uzun çəkə bilər. Bununla belə, belə olsa belə, siz həmkarlarınıza, müştərilərinizə və ya işçilərinizin daha məhsuldar olmasına kömək edəcəksiniz, çünki onların gələn qutusuna daha az qarışıqlıq əlavə edəcəksiniz, bu da onların sizə daha tez cavab verməsinə kömək edəcək.
Aydın yazmaqla, nə istədiklərini bilən və işləri görən biri kimi tanınacaqsınız. Hər ikisi karyera perspektivləriniz üçün yaxşıdır.
Aydın, qısa və peşəkar e-poçt yazmaq üçün nə lazımdır?
Məqsədini təyin edin
E-poçtları təmizləyin həmişə aydın bir məqsəd var.
Hər dəfə e-poçt yazmaq üçün oturduğunuzda özünüzə sual vermək üçün bir neçə saniyənizi ayırın: “Bunu niyə göndərirəm? Mən alıcıdan nə gözləyirəm?
Bu suallara cavab verməsəniz, e-poçt göndərməməlisiniz. Ehtiyacınız olanı bilmədən e-poçt yazmaq, vaxtınızı və alıcınızın israf edilməsidir. İstədiyiniz şeyi dəqiq bilmirsinizsə, özünüzü açıq və qısa şəkildə ifadə etmək çətindir.
"Bir anda bir şey" qayda istifadə edin
E-poçtlar görüşləri əvəz edə bilməz. İşgüzar görüşlərlə nə qədər çox gündəm məsələsi üzərində işləyirsinizsə, görüş bir o qədər məhsuldar olur.
E-poçt ilə, əksinə doğrudur. E-məktubunuzda fərqli mövzular daxildirsə, daha çox şey sizin həmsöhbətinizə aydın olacaqdır.
Buna görə də "bir dəfə bir şey" qaydasını tətbiq etmək yaxşı bir fikirdir. Göndərdiyiniz hər bir e-poçtun bir şey haqqında olduğundan əmin olun. Başqa bir layihə haqqında ünsiyyət qurmaq lazımdırsa, başqa bir e-poçt yazın.
Həm də özünüzdən soruşmaq üçün yaxşı vaxtdır: "Bu e-poçt həqiqətən vacibdirmi?" Yenə də yalnız olduqca vacib elektron poçtlar elektron məktub göndərdiyiniz şəxsin hörmətinə şəhadət verir.
Empatiya praktikası
Empatiya dünyaya başqalarının gözü ilə baxmaq bacarığıdır. Bunu edəndə onların düşüncələrini və hisslərini başa düşürsən.
E-poçt yazarkən, sözlərinizi oxucu baxımından düşünün. Yazdığınız hər şeyi özünüzdən soruşun:
- Mən onu qəbul edərsə, bu cümləni necə şərh edə bilərəm?
- Belirtmək üçün birmənalı şərtləri ehtiva edirmi?
Bu yazmağınız üçün sadə, eyni zamanda təsirli bir düzəlişdir. Sizi oxuyacaq insanlar haqqında düşünmək, sizə cavab vermə tərzini dəyişdirəcəkdir.
İşə başlamağa kömək etmək üçün dünyaya baxmağın empatik bir yoludur. Çox adam:
- Məşğul. Onların nə istədiyinizi təxmin etməyə vaxtları yoxdur və onlar e-poçtunuzu oxuyub ona tez cavab vermək istəyərlər.
- Bir iltifatdan zövq alın. Onlara və ya onların işinə dair müsbət bir şey deyə bilərsiniz. Sözləriniz boşa çıxmayacaq.
- Təşəkkür etmək kimi. Əgər alıcı sizə hər hansı bir şəkildə kömək edibsə, ona təşəkkür etməyi unutmayın. Sizə kömək etmək onların işi olsa belə, bunu etməlisiniz.
Təqdimatları qısaltmaq
Kiməsə ilk dəfə e-poçt göndərdiyiniz zaman alıcıya kim olduğunuzu bildirməlisiniz. Bunu adətən bir cümlə ilə edə bilərsiniz. Məsələn: “[Event X]-də sizinlə görüşmək xoş idi. »
Təqdimatları qısaltmağın bir yolu onları üz-üzə görüşmüş kimi yazmaqdır. Bir insanla şəxsən görüşərkən beş dəqiqəlik monoloqa girmək istəməzdiniz. Buna görə e-poçtda bunu etməyin.
Giriş lazım olduğunu bilmirsiniz. Bəlkə də alıcınıza müraciət etdiniz, ancaq səni xatırlayacaqlarını bilmirəm. Kimlik bilgilerinizi elektron imzanıza buraxa bilərsiniz.
Bu, anlaşılmazlıqların qarşısını alır. Sizi artıq tanıyan birinə özünüzü yenidən təqdim etmək kobudluq kimi qarşılanır. Əgər o sizi tanıyıb-tanımadığından əmin deyilsə, sadəcə imzanızı yoxlamasına icazə verə bilərsiniz.
Özünüzü beş cümlələ məhdudlaşdırın
Yazdığınız hər bir e-məktubda, artıq nə lazımdırsa demək üçün kifayət qədər cümlələr istifadə etməlisiniz. Faydalı bir təcrübə özünüzü beş cümlələ məhdudlaşdırmaqdır.
Beş cümlədən az səs çox vaxt qəddar və kobud, beşdən çox cümlələri vaxt sərf edir.
Beş cümlədən ibarət olan bir e-poçtun saxlanılmasının mümkün olmayacağı dəfə olacaq. Lakin əksər hallarda, beş cümlə kifayətdir.
Beş cümlələrin intizamını qəbul edin və özünüzü daha sürətli e-poçt yaza bilərsiniz. Daha çox cavab alacaqsınız.
Qısa sözlərdən istifadə edin
1946-cı ildə Corc Oruell yazıçılara tövsiyə etdi ki, qısa sözün işlədiyi yerdə heç vaxt uzun söz işlətməyin.
Bu məsləhət bu gün, xüsusən e-poçt yazarkən daha aktualdır.
Qısa sözlər oxucunuza hörmət göstərir. Qısa sözlərdən istifadə edərək, mesajınızı anlamaq asanlaşdırdı.
Eyni cümlələr qısa cümlələr və paraqraflardır. Mesajınızın aydın və asan başa düşülməsini istəyiriksə, böyük mətn bloğu yazmaqdan çəkinin.
Aktiv səs istifadə edin
Aktiv səsi oxumaq daha asandır. Bu, həm də fəaliyyət və məsuliyyəti təşviq edir. Həqiqətən, aktiv səsdə cümlələr hərəkət edən şəxsə diqqət yetirir. Passiv səsdə cümlələr hərəkət etdiyi obyektə diqqət yetirir. Passiv səsdə hadisələrin öz-özünə baş verdiyi kimi səslənə bilər. Aktiv olaraq, hadisələr yalnız insanlar hərəkət etdikdə baş verir.
Standart bir quruluşa yapışın
E-poçtlarınızı qısa tutmaq üçün əsas nədir? Standart bir quruluş istifadə edin. Bu yazdığınız hər bir e-poçt üçün təqib edə biləcəyiniz şablondur.
E-poçtlarınızı qısa tutmaqla yanaşı, standart bir quruluşdan sonra da tez yazmanıza kömək edir.
Vaxt keçdikcə sizin üçün işləyəcək bir qurum inkişaf edəcəkdir. Başlamaq üçün sadə bir quruluşdur:
- Salam
- A kompliment
- E-poçtunuzun səbəbi
- Fəaliyyətə çağırış
- Bir yekun mesajı (Kapanış)
- Imza
Bunların hər birinə dərindən baxaq.
- Bu e-poçtun birinci sətridir. “Salam, [Ad]” tipik salamlaşmadır.
- Kiməsə ilk dəfə e-poçt göndərdiyiniz zaman iltifat əla başlanğıcdır. Yaxşı yazılmış kompliment həm də giriş kimi xidmət edə bilər. Məsələn :
“[tarixdə] [mövzu] ilə bağlı təqdimatınızdan zövq aldım. »
“Bloqunuzu [mövzuya] çox faydalı tapdım. »
“Sizinlə [tədbirdə] görüşmək çox xoş oldu. »
- E-poçtunuzun səbəbi. Bu bölmədə siz deyirsiniz ki, “Mən haqqında soruşmaq üçün e-poçt göndərəcəm...” və ya “Maraqlıdır ki, sizə kömək edə bilərmisiniz...” Bəzən yazmağınızın səbəbini izah etmək üçün iki cümləyə ehtiyacınız olacaq.
- Fəaliyyətə çağırış. E-poçtunuzun səbəbini izah etdikdən sonra alıcının nə edəcəyini biləcəyini düşünməyin. Xüsusi təlimat verin. Məsələn:
"Bu faylları cümə axşamına qədər mənə göndərə bilərsinizmi?" »
"Bunu növbəti iki həftə ərzində yaza bilərsənmi?" "
“Lütfən, bu barədə Yanna yazın və bunu etdikdən sonra mənə bildirin. »
Sorğunuzu bir sual şəklində quraraq alıcı cavab verməyə dəvət olunur. Alternativ olaraq, bunlardan da istifadə edə bilərsiniz: "bunu nə vaxt etdiyinizi mənə bildirin" və ya "bunun sizin üçün uyğun olub olmadığını bildirin." "
- bağlanış. E-poçtunuzu göndərməzdən əvvəl, yekun mesajı daxil etməyinizə əmin olun. Bu, fəaliyyətə çağırışınızı təkrarlamaq və alıcının özünü yaxşı hiss etməsi üçün ikili məqsədə xidmət edir.
Yaxşı bağlama xətləri nümunələri:
“Bununla bağlı bütün köməyiniz üçün təşəkkür edirik. "
“Nə düşündüyünüzü eşitmək üçün səbirsizlənirəm. »
“Hər hansı bir sualınız varsa, mənə bildirin. "
- Tərəzi mesajından əvvəl imzanı əlavə etmək fikrini başa çatdırmaq üçün.
"Sənin", "Hörmətlə", "Gözəl bir gününüz var" və ya "Təşəkkür edirik" ola bilər.
