Peşəkar bir məktub yazmağın ən yaxşı yolu 

Peşəkar bir məktub, fərqli həmsöhbətlər arasında rəsmi əlaqəni təmin edən yazılı bir sənəddir. Çox adi bir daxili quruluşa malikdir. Əslində bir səhifədə və ya iki səhifə müstəsna olaraq yazılmışdır. Peşəkar məktubda ən çox tək bir mövzu var. Bu daxili quruluşun bir üstünlüyü var. Yazı planı nə olursa olsun dəyişməz qala bilər. Aydındır ki, məqsədə görə dəyişikliklər olacaqdır. Bununla birlikdə, sadə bir məlumat istəyi, bir müraciət və ya bir şikayət olsun. Professional yazışmaların yazılması planı praktik olaraq dəyişməz qalacaq.

Keçmiş, indiki, gələcək: uğurlu bir professional məktub üçün üç fazalı bir plan

Keçmişin, bu günün və gələcəyin bu xronoloji iyerarxiyada istifadəsi, peşəkar bir məktubun yazı planının üçlüyünə aiddir. Hər vəziyyətdə həyata keçirmək üçün sadə və təsirli bir plandır. Sual vermək, məlumatları çatdırmaq, verilmiş bir mövzunu izah etmək və ya oxucunuzu inandırmaq üçün. Bununla bağlı əsaslandırılmış səmərəlilikməntiqi qayda quruluşunda müşahidə olunur.

 

Keçmiş: planın 1 nömrəli addımı

Bir presedent, ilk və ya əvvəlki vəziyyətə əsasən ən çox bir məktub yazırıq. Alınan bir məktub, görüş, ziyarət, telefon görüşməsi və s. Bu məktubun birinci hissəsini yazmaqda məqsəd göndərmə səbəblərini çatdırmaqdır. Və ya tamamilə sadəcə vəziyyəti təsvir edən kontekst. Faktların xatırlatması ümumiyyətlə eyni cümlə ilə ifadə olunur. Lakin bu cümləni alt cümlələrdə qurmaq daha rahatdır. Illustasiya yolu ilə aşağıdakı ifadələrə sahib ola bilərik:

• Mənə məlumat verən məktubunuzu qəbul etdiyimi bildirirəm ...
• Tarixli məktubunuzda ………
• Siz bizim məlumatımıza gətirdiniz ...
• XXX qəzetinin (istinad n ° 12345) yayımladığı press-relizinizi nəzərə alaraq, yeni təklif etdik ...
• Hesabınızın doğrulamasını etdikdən sonra tapdıq ...

Məktubun yazılma səbəbinin keçmiş faktla əlaqəli olmadığı hallarda. Bu nöqtədə, müəllifin özünü və quruluşunu təqdim etdiyi məktubun ilk abzası var. Sonra tələbinizi bildirərək və ya müxtəlif xidmətləri təklif edərək davam edin. Məsələn, məlumat tələbi və ya xidmət təklifinin bir hissəsi olaraq aşağıdakı ifadələrə sahib ola bilərik:

• Təhlükəsizlik sektorunun mütəxəssisi olaraq bu yola gəlirik….
• Müştərilərimizin məmnuniyyətini ürəyimizdə saxlayaraq ...
• Müştərilərimiz üçün planlaşdırdığımızı bildirməkdən çox məmnunuq ...

Kortəbii bir tətbiq (staj və ya iş) kontekstində aşağıdakı ifadələrə də sahib ola bilərik:

• Şirkətiniz diqqətimi çəkdi və bir tələbə olaraq …………, təcrübə üçün müraciət etmək istəyirəm ………
• Bu yaxınlarda məzun oldu ...

Məktubun ünvanlandığı alıcı, birinci abzasdan məktubunuzun mövzusunu anlamalıdır.

İndiki: planın ikinci nömrəli addımı

Planın bu ikinci hissəsi məktubun T vaxtında yazılmasına haqq qazandıran səbəblərə istinad edir. Birinci hissədə əvvəlki vəziyyətlə əlaqədar olaraq. Bu səviyyədə söhbət ya mübahisə, məlumat vermək, izah etmək və ya hətta sual verməkdən gedir. Vəziyyətin mürəkkəbliyindən asılı olaraq bu hissə ya tam abzasda yazıla bilər, ya da əsas fikri tək bir cümlə ilə təqdim edə bilər. Illustasiya yolu ilə aşağıdakı ifadələrə sahib ola bilərik:

• Tarixində ... faktura n °… silinmədiyini qeyd edərək, biz…
• Təşkilatımızın üzvlüyü də sizi təmin edir ...
• Müqavilədə işlərin… tarixində başlamasını nəzərdə tutmasına baxmayaraq, təəccüblə müşahidə edirik və cənab tərəfindən bildirilən gecikmələri başa düşməkdə çətinlik çəkdik.

Gələcək: planın 3 nömrəli addımı

Bu üçüncü və son hissə hesabat verərək ilk ikisini bağlayır alısın gəlmək.

Ya məktubun müəllifi olaraq niyyətlərimizi ifadə edirik və beləliklə tip ifadələrini istifadə edə bilərik:

• Bu gün şəxsən sizin tələb etdiyiniz əşyaları göndərməyimlə məşğul olacağam
• Əlbəttə orijinalını da nəzərə alaraq ... əvəz etməyə hazırıq.
• Zəhmət olmasa kassaya yaxınlaşın ... ..

Ya alıcıdan hərəkət etməsini və ya reaksiya göstərməsini istəyən və ya təşviq edən bir dilək bildiririk. Beləliklə aşağıdakı formullara sahib ola bilərik:

• Sizi piştaxtaya yaxınlaşmağa dəvət edirlər
• Bu səbəbdən mütəxəssislərinizi tez bir zamanda çağırmağınızı xahiş edirəm ...
• Bu vəziyyəti həll etmək üçün operativliyiniz maraqla gözlənilir.

Bu məktubu yazmağın məqsədi potensial olaraq bir arqumentlə müşayiət oluna bilər:

• Vəziyyəti mümkün qədər tez (obyektiv) müqavilənin ümumi və spesifik müddəalarına uyğun olaraq tənzimləyəcəksiniz. (Mübahisə)
• Mənim çatdırılmağımı ən qısa müddətdə təşkil edə bilərsiniz ? (Məqsəd) Satış şərtlərinizi nəzərə alaraq çatdırılmanın planlaşdırılan tarixdə həyata keçirilməli olduğunu xatırlatmaq faydasızdır. (Mübahisə)

 

Professional məktubunuzu bağlamaq üçün vacib olan nəzakətli bir düstur !

Professional məktubu düzgün şəkildə bitirmək üçün nəzakətli bir cümlə yazmaq vacibdir. Əslində bir ifadədən ibarət olan cüt nəzakətli bir düstur, eyni zamanda “əvvəlcədən nəticə” düsturudur.

Ya müəyyən bir səmimiyyəti əks etdirən bir nəzakət formulumuz var:

• Təşəkkürlərimizi əvvəlcədən alın ...
• Bu gözlənilməz vəziyyət üçün üzr istəyirik
• Bir iclasda müzakirə etmək üçün həmişə hazır olacağam
• İstədiyiniz zaman bizimlə əlaqə saxlaya bilərsiniz ...
• Ümid edirik ki, bu təklif gözləntilərinizi qarşılayacaq və əlavə məlumat üçün əlbəttə ki, sizin ixtiyarınızdadır.

Ya nəzakətli bir formulumuz var:

• Qəbul etməyinizi xahiş edirik, xanım, bəy, hörmətlə.
• Zəhmət olmasa ən yaxşı hisslərimizin ifadəsinə inanın, bəy.
• Xahiş edirəm hörmətli xanımları qəbul edin.

 

Peşəkar bir məktub yazmaqda bu planın üstünlüyü bir tərəfdən məzmunu yazmaqdakı həssaslığı, digər tərəfdən alıcıya qarşı oxumağın sadəliyidir. Ancaq daha mürəkkəb və daha uzun məzmun üçün bu zaman çizelgesi tövsiyə edilmir.