E-poçt uzun müddətdir işgüzar ünsiyyət üçün vacib bir vasitədir, lakin Sendmail tərəfindən aparılan sorğu. Mütəxəssislərin 64%-i üçün bunun gərginlik, çaşqınlıq və ya digər mənfi nəticələrə səbəb olduğu aşkar edilmişdir.
Beləliklə, bunu e-poçtlarınızla necə qaça bilərsən? Və istədiyiniz nəticələr verən e-poçtları necə yaza bilərsiniz? Bu yazıda e-poçt istifadə etdiyiniz aydın, təsirli və uğurlu olmasını təmin etmək üçün istifadə edə biləcək strategiyaları nəzərdən keçiririk.
Orta ofis işçisi gündə bir 80 e-poçt haqqında məlumat alır. Bu həcmin həcmi ilə fərdi mesajlar asanlıqla unudulacaqdır. E-poçtlarınızın fərqləndiyi və istifadə olunduğu üçün bu sadə qaydalara əməl edin.
- E-poçt ilə çox çox ünsiyyət etməyin.
- Obyektlərin yaxşı istifadə olun.
- Təmiz və qısa mesajlar verin.
- Kibar ol.
- Səsinizi yoxlayın.
- Reread.
E-poçt ilə çox çox ünsiyyət etməyin
İş yerindəki ən böyük stress mənbələrindən biri insanların qəbul etdiyi e-poçtların çoxluğudur. Beləliklə, e-poçt yazmağa başlamazdan əvvəl özünüzdən soruşun: "Bu, həqiqətən lazımdırmı?"
Bu kontekstdə, arxa müzakirələrin mövzusu ola biləcək suallarla məşğul olmaq üçün telefon və ya ani mesajlaşmadan istifadə etməlisiniz. Rabitə planlaşdırma alətindən istifadə edin və müxtəlif növ mesajlar üçün ən yaxşı kanalları müəyyənləşdirin.
Mümkünsə, pis xəbərləri şəxsən verin. Bu, mesajınız səhv yola salındıqda, empati, şəfqət və anlayışla ünsiyyətdə olmaq və özünüzü qurtarmağa kömək edir.
Obyektlərin yaxşı istifadə olun
Qəzet başlığı iki işi görür: diqqətinizi cəlb edir və məqaləni ümumiləşdirir ki, siz onu oxuyub-oxumayacağınıza qərar verəsiniz. E-poçtun mövzu xətti də eyni şeyi etməlidir.
Bir obyekt boş yer daha çox diqqətdən kənarda qalır və ya “spam” kimi rədd edilir. Beləliklə, alıcıya e-poçtun nə haqqında olduğunu söyləmək üçün həmişə bir neçə yaxşı seçilmiş sözdən istifadə edin.
Mesajınız həftəlik layihə hesabatı kimi müntəzəm e-poçt seriyasının bir hissəsidirsə, tarixi mövzu xəttinə daxil etmək istəyə bilərsiniz. Cavab tələb edən mesaj üçün "Zəhmət olmasa, 7 noyabra qədər" kimi fəaliyyətə çağırış da əlavə edə bilərsiniz.
Aşağıdakı kimi yaxşı yazılmış mövzu xətti, alıcının hətta e-poçtu açmasına belə ehtiyac qalmadan ən vacib məlumatları təmin edir. Bu, gələnlər qutusunu yoxlayanda görüşünüzü qəbul edənlərə xatırladan bir bildiriş kimi xidmət edir.
| Pis nümunə Yaxşı nümunə |
|
| Mövzu: görüş | Mövzu: PASSERELLE prosesində görüş - 09h 25 Fevral 2018 |
Mesajları aydın və qısa saxlayın
Ənənəvi biznes məktubları kimi e-poçt aydın və qısa olmalıdır. Cümlələrinizi qısa və dəqiq saxlayın. E-poçt orqanı birbaşa və informativ olmalıdır və bütün müvafiq məlumatları ehtiva edir.
Ənənəvi məktublardan fərqli olaraq, birdən çox e-poçt göndərmək bir göndərməkdən baha başa gəlmir. Beləliklə, bir neçə fərqli mövzuda kimsə ilə ünsiyyət qurmaq lazımdırsa, hər biri üçün ayrıca e-poçt yazmağı düşünün. Bu, mesajı aydınlaşdırır və müxbirinizə eyni anda bir mövzuya cavab verməyə imkan verir.
| Kötü bir nümunə | Yaxşı nümunə |
| Mövzu: Satış hesabatı üçün düzəlişlər
Hi Michelin,
Keçən həftə bu hesabatı göndərdiyiniz üçün təşəkkür edirik. Mən onu dünən oxudum və hiss edirəm ki, 2-ci Fəsil bizim satış rəqəmlərimiz haqqında daha konkret məlumat tələb edir. Məncə, ton daha rəsmi ola bilər.
Əlavə olaraq nəzərinizə çatdırmaq istəyirəm ki, bu cümə günü ictimaiyyətlə əlaqələr şöbəsi ilə yeni reklam kampaniyası ilə bağlı görüş təyin etmişəm. O, saat 11:00-dadır və kiçik konfrans zalında olacaq.
Zəhmət olmasa mənə bildirin.
Təşəkkür edirik,
Camille |
Mövzu: Satış hesabatı üçün düzəlişlər
Hi Michelin,
Keçən həftə bu hesabatı göndərdiyiniz üçün təşəkkür edirik. Mən onu dünən oxudum və hiss edirəm ki, 2-ci Fəsil bizim satış rəqəmlərimiz haqqında daha konkret məlumat tələb edir.
Mən də düşünürəm ki, ton daha rəsmi ola bilər.
Bu şərhləri nəzərə alaraq dəyişə bilərsinizmi?
Çətin işiniz üçün təşəkkür edirik!
Camille
(Camille daha sonra PR yığıncağı haqqında başqa bir e-məktub göndərir.) |
Burada tarazlığı saxlamaq vacibdir. Kimisə e-poçtlarla bombalamaq istəmirsiniz və bir neçə əlaqəli nöqtəni bir yazıda birləşdirməyin mənası var. Bu baş verdikdə, nömrələnmiş paraqraflar və ya işarə nöqtələri ilə sadə saxlayın və həzmini asanlaşdırmaq üçün məlumatı kiçik, yaxşı təşkil edilmiş vahidlərə “kəsməyi” düşünün.
Onu da qeyd edək ki, yuxarıdakı yaxşı nümunədə Camille Michelin-dən nə etmək istədiyini göstərdi (bu halda hesabatı dəyişdirin). İnsanlara nə istədiyinizi bilməyə kömək etsəniz, onu sizə vermə ehtimalı daha yüksəkdir.
Kibar ol
İnsanlar tez-tez e-poçtların ənənəvi məktublardan daha formal ola biləcəyini düşünürlər. Ancaq göndərdiyiniz mesajlar öz peşəkarlığınızın, dəyərlərinizin və diqqətinizin detallığa əks olunmasının vacibliyidir, buna görə formalaşmanın müəyyən səviyyəsinə ehtiyac var.
Əgər kimsə ilə yaxşı münasibətdə deyilsinizsə, qeyri-rəsmi dildən, jarqondan, jarqondan və uyğun olmayan ixtisarlardan çəkinin. İfadələr niyyətinizi aydınlaşdırmaqda faydalı ola bilər, lakin onlardan yalnız yaxşı tanıdığınız insanlarla istifadə etmək daha yaxşıdır.
Vəziyyətdən asılı olaraq mesajınızı "Hörmətlə", "Yaxşı gün / axşam" və ya "Sizə yaxşı" ilə bağlayın.
Qəbul edənlər e-poçtları çap etməyi və başqaları ilə paylaşmağı seçə bilər, ona görə də həmişə nəzakətli olun.
Tonu yoxlayın
İnsanları üz-üzə görüşdükdə, bədən dilini, vokal tonlarını və üz ifadələrini necə hiss etdiklərini qiymətləndiririk. E-poçt bizi bu məlumatdan məhrum edir, yəni insanlar mesajlarımızı yanlış anladıklarını bilmirik.
Seçdiyiniz sözlər, cümlə uzunluğu, durğu işarələri və böyük hərflər vizual və eşitmə əlamətləri olmadan asanlıqla səhv şərh edilə bilər. Aşağıdakı ilk misalda Luiza Yannın əsəbiləşdiyini və ya qəzəbləndiyini düşünə bilər, amma əslində özünü yaxşı hiss edir.
| Kötü bir nümunə | Yaxşı nümunə |
| Louise,
Bu gün saat 17:XNUMX-a qədər hesabatınıza ehtiyacım var, yoxsa son tariximi qaçıracağam.
Yann |
Hi Louise,
Bu hesabatın üzərində çalışdığınız üçün təşəkkür edirik. 17 saatdan əvvəl mənə versiyanı təqdim edə bilərsənmi? Mənim ömrünü qaçırmayacağam?
Əvvəlcədən təşəkkürlər,
Yann |
E-poçtunuzun emosional "hissini" düşünün. Niyyətləriniz və ya duyğularınız səhv başa düşülə bilərsə, sözlərinizi formalaşdırmaq üçün daha az fərqli bir yol tapın.
müsəhhihlik
Nəhayət, "Göndər" düyməsini basmazdan əvvəl e-poçtunuzu hər hansı orfoqrafiya, qrammatika və durğu işarələri səhvləri üçün yoxlamaq üçün bir az vaxt ayırın. E-poçtlarınız geyindiyiniz paltarlar qədər peşəkar imicinizin bir hissəsidir. Buna görə də ardıcıl olaraq xətaları ehtiva edən mesaj göndərmək bəyənilmir.
İnnovasiya zamanı e-poçtunuzun uzunluğuna diqqət yetirin. İnsanlar uzun, qapalı e-poçtlara nisbətən qısa, qısa e-poçt oxumaq ehtimalı daha çoxdur, buna görə e-məktubların mümkün qədər qısa müddətdə olduğundan əmin olun.
Əsas nöqtələr
Çoxumuz günümüzün yaxşı bir hissəsini orada keçiririk oxumaq və e-poçt yaratmaq. Ancaq göndərdiyimiz mesajlar başqaları üçün çaşqın ola bilər.
Effektiv elektron poçtları yazmaq üçün ilk olaraq bu kanaldan istifadə etməyinizə dair özünüzdən soruşun. Bəzən telefonu almaq daha yaxşı ola bilər.
E-poçtlarınızı qısa və dəqiq olun. Onları yalnız həqiqətən görməyi arzulayan və alıcının bundan sonra nə istədiyini açıq şəkildə göstərən insanlar üçün göndərin.
Unutmayın ki, e-poçtlarınız peşəkarlığınızın, dəyərlərinizin və detallara diqqətinizin əksidir. Başqalarının mesajınızın tonunu necə şərh edə biləcəyini təsəvvür etməyə çalışın. Nəzakətli olun və həmişə “göndər” düyməsini vurmazdan əvvəl yazdıqlarınızı iki dəfə yoxlayın.
