Print Friendly, PDF və Email

Email çox vaxt biznes əlaqələri üçün vacib bir vasitədir, ancaq Sendmail tərəfindən aparılmış bir sorğu. 64% -ə mütəxəssislərə gərginlik, qarışıqlıq və ya digər mənfi nəticələrə gətirib çıxardı.

Beləliklə, bunu e-poçtlarınızla necə qaça bilərsən? Və istədiyiniz nəticələr verən e-poçtları necə yaza bilərsiniz? Bu yazıda e-poçt istifadə etdiyiniz aydın, təsirli və uğurlu olmasını təmin etmək üçün istifadə edə biləcək strategiyaları nəzərdən keçiririk.

Orta ofis işçisi gündə bir 80 e-poçt haqqında məlumat alır. Bu həcmin həcmi ilə fərdi mesajlar asanlıqla unudulacaqdır. E-poçtlarınızın fərqləndiyi və istifadə olunduğu üçün bu sadə qaydalara əməl edin.

  1. E-poçt ilə çox çox ünsiyyət etməyin.
  2. Obyektlərin yaxşı istifadə olun.
  3. Təmiz və qısa mesajlar verin.
  4. Kibar ol.
  5. Səsinizi yoxlayın.
  6. Reread.

E-poçt ilə çox çox ünsiyyət etməyin

İşdə ən böyük stress qaynaqlarından biri, aldığınız e-poçtların həcmi. E-poçt yazmağa başlamazdan əvvəl, özünüzdən soruş: "Bu, həqiqətən vacibdirmi?"

Bu kontekstdə geribildirimə məruz oluna biləcək məsələləri həll etmək üçün telefonu və ya ani mesajçıdan istifadə etməlisiniz. Bir rabitə planlaşdırma alətindən istifadə edin və müxtəlif mesaj növləri üçün ən uyğun kanalları müəyyən edin.

Mümkünsə, pis xəbərləri şəxsən verin. Bu, mesajınız səhv yola salındıqda, empati, şəfqət və anlayışla ünsiyyətdə olmaq və özünüzü qurtarmağa kömək edir.

Obyektlərin yaxşı istifadə olun

Bir qəzetin başlığı iki funksiyaya malikdir: diqqətinizi çəkir və məqaləni ümumiləşdirir, beləliklə oxumaq-oxumaq barədə qərar qəbul edə bilərsiniz. E-poçt mesajınızın mövzusu eyni şeyi etməlidir.

Bir obyekt boş daha çox diqqətdən kənarda qalır və ya “spam” kimi rədd edilir. Buna görə də, alıcıya məzmunu göstərmək üçün həmişə bir neçə yaxşı seçilmiş sözdən istifadə edine-mail.

Mesajınız həftəlik layihə hesabatı kimi bir sıra normal e-poçtların bir hissəsidirsə, mövzu tarixi daxil edə bilərsiniz. Cavab tələb edən bir mesaj üçün, "Noyabr 7 əvvəli. Xahiş edirik." Kimi bir hərəkətə də müraciət edə bilərsiniz.

READ  Peşəkar e-poçtdan qaçınmaq üçün nəzakətli ifadələr

Yaxşı yazılmış bir mövzu xətti, aşağıdakı kimi, ən vacib məlumatı alıcının olmadan da e-poçtu açmaqdan ibarətdir. Bu, hər dəfə gələnlər qutusuna gələndə yığıncağın alıcılarına xatırladır.

 

Pis nümunə Yaxşı nümunə
 
Mövzu: görüş Mövzu: PASSERELLE prosesində görüş - 09h 25 Fevral 2018

 

Mesajları aydın və qısa saxlayın

Ənənəvi biznes məktubları kimi e-poçt aydın və qısa olmalıdır. Cümlələrinizi qısa və dəqiq saxlayın. E-poçt orqanı birbaşa və informativ olmalıdır və bütün müvafiq məlumatları ehtiva edir.

Ənənəvi məktublardan fərqli olaraq, birdən çox e-poçt göndərilməsi bir göndərilmədən daha çox xərc deyil. Bir sıra müxtəlif mövzularda kimsə ilə ünsiyyət qurmağınız lazımdırsa, hər biri üçün ayrı bir e-poçt yazmağı düşünün. Bu, mesajı aydınlaşdırır və müxbirin bir zamanda bir mövzuya cavab verməsinə imkan verir.

 

Kötü bir nümunə Yaxşı nümunə
Mövzu: Satış hesabatı üçün düzəlişlər

 

Hi Michelin,

 

Bu hesabatı keçən həftə göndərdiyiniz üçün təşəkkür edirik. Mən dünən oxudum və Fəsil 2-un satış rəqəmləri haqqında daha dəqiq məlumat tələb etdiyini hiss edirəm. Mən də düşünürəm ki, ton daha rəsmi ola bilər.

 

Əlavə olaraq, bu cümə günü ictimaiyyətlə əlaqələr şöbəsi ilə yeni reklam kampaniyası ilə görüşməyi planlaşdırdığımı məlumatlandırmaq istərdim. O, 11h00-dədir və kiçik konfrans salonunda olacaq.

 

Xahiş edirəm, əgər varsa, mənə bildirin.

 

Təşəkkür edirik,

 

Camille

Mövzu: Satış hesabatı üçün düzəlişlər

 

Hi Michelin,

 

Bu hesabatı keçən həftə göndərdiyiniz üçün təşəkkür edirik. Mən dünən oxudum və Fəsil 2-un satış rəqəmləri haqqında daha dəqiq məlumat tələb etdiyini hiss edirəm.

 

Mən də düşünürəm ki, ton daha rəsmi ola bilər.

 

Bu şərhləri nəzərə alaraq dəyişə bilərsinizmi?

 

Çətin işiniz üçün təşəkkür edirik!

 

Camille

 

(Camille daha sonra PR yığıncağı haqqında başqa bir e-məktub göndərir.)

 

Burada bir tarazlıq tapmaq vacibdir. Kimisə e-poçtla bombalamaq istəmirsiniz və bir çox əlaqəli nöqtəni bir poçtda birləşdirmək mantiqidir. Bu baş verdikdə, saylı abzaslarla və ya güllə nöqtələri ilə asanlaşdırın və həzmi asanlaşdırmaq üçün məlumatları kiçik, yaxşı təşkil olunmuş vahidlərə ayırmağı düşünün.

Həmçinin yuxarıda göstərilən yaxşı nümunədə Camilin Michelinin nə istədiyini göstərdi (bu halda, hesabatı dəyişdirin). Insanların istədiyinizi bildiyinə kömək etsəniz, onlar sizə verəcəkləri daha yaxşı bir şans var.

Kibar ol

İnsanlar tez-tez e-poçtların ənənəvi məktublardan daha formal ola biləcəyini düşünürlər. Ancaq göndərdiyiniz mesajlar öz peşəkarlığınızın, dəyərlərinizin və diqqətinizin detallığa əks olunmasının vacibliyidir, buna görə formalaşmanın müəyyən səviyyəsinə ehtiyac var.

Biri ilə yaxşı bir vəziyyətdəsinizsə, qeyri-rəsmi dil, zəng, jargon və qeyri-adekvat kısaltmalardan çəkin. İfadələr niyyətinizi aydınlaşdırmaqda faydalı ola bilər, ancaq onları yaxşı bildiyiniz insanlar ilə istifadə etmək yaxşıdır.

Vəziyyətdən asılı olaraq mesajınızı "Hörmətlə", "Yaxşı gün / axşam" və ya "Sizə yaxşı" ilə bağlayın.

Qəbul edənlər e-poçt yazmağa və başqaları ilə bölüşməyə qərar verə bilərlər, belə ki, həmişə nəzakətli olsunlar.

Tonu yoxlayın

İnsanları üz-üzə görüşdükdə, bədən dilini, vokal tonlarını və üz ifadələrini necə hiss etdiklərini qiymətləndiririk. E-poçt bizi bu məlumatdan məhrum edir, yəni insanlar mesajlarımızı yanlış anladıklarını bilmirik.

Sözlərin seçimi, cəzanın uzunluğu, punktuasiya və kapitalizasiya asanlıqla görsel və işitsel istəklərsiz yanlış tərif edilə bilər. Aşağıdakı ilk nümunədə Louise Yannın qəzəbləndiyini və ya qəzəbləndiyini düşünə bilər, amma əslində yaxşı hiss edir.

 

Kötü bir nümunə Yaxşı nümunə
Louise,

 

17-dən əvvəl hesabatınıza ehtiyac duyuram və ya son tariximi əldən verəcəyəm.

 

Yann

Hi Louise,

 

Bu hesabatın üzərində çalışdığınız üçün təşəkkür edirik. 17 saatdan əvvəl mənə versiyanı təqdim edə bilərsənmi? Mənim ömrünü qaçırmayacağam?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

E-poçtunuzun emosional "hissini" düşünün. Niyyətləriniz və ya duyğularınız səhv başa düşülə bilərsə, sözlərinizi formalaşdırmaq üçün daha az fərqli bir yol tapın.

müsəhhihlik

Nəhayət, "Gönder" yi tıklamadan əvvəl, e-məktubunuzun imla, qrammatika və noktalama səhvlərini yoxlamaq üçün bir an çəkin. E-poçtlarınız, geydiyiniz paltar kimi peşəkar görünüşünüzün bir hissəsidir. Buna görə də bir sıra səhvləri olan bir mesaj göndərmək üçün qaşqabaq oldu.

İnnovasiya zamanı e-poçtunuzun uzunluğuna diqqət yetirin. İnsanlar uzun, qapalı e-poçtlara nisbətən qısa, qısa e-poçt oxumaq ehtimalı daha çoxdur, buna görə e-məktubların mümkün qədər qısa müddətdə olduğundan əmin olun.

Əsas nöqtələr

Çoxumuz günümüzün yaxşı bir hissəsini orada keçiririk oxumaq və e-poçt yaratmaq. Ancaq göndərdiyimiz mesajlar başqaları üçün çaşqın ola bilər.

Effektiv elektron poçtları yazmaq üçün ilk olaraq bu kanaldan istifadə etməyinizə dair özünüzdən soruşun. Bəzən telefonu almaq daha yaxşı ola bilər.

E-poçtlarınızı qısa və dəqiq olun. Onları yalnız həqiqətən görməyi arzulayan və alıcının bundan sonra nə istədiyini açıq şəkildə göstərən insanlar üçün göndərin.

Unutmayın ki, e-poçtlarınız peşəkarlığınızın, dəyərlərinizin və diqqəti ətraflı şəkildə əks etdirir. Başqalarının mesajınızın tonunu necə şərh edə biləcəyini təsəvvür etməyə çalışın. Səmimi olun və həmişə "göndər" düyməsinə basmadan yazdığınız şeyi yoxlayın.