Электронная пошта ўжо даўно з'яўляецца неабходным інструментам для дзелавых зносін, але апытанне, праведзенае Sendmail. Выяўлена гэта выклікала напружанасць, разгубленасць або іншыя негатыўныя наступствы ў 64% спецыялістаў.
Такім чынам, як вы можаце пазбегнуць гэтага з вашай электроннай поштай? А як вы пішаце электронныя лісты, якія даюць жаданыя вынікі? У гэтым артыкуле мы разгледзім стратэгію, якія вы можаце выкарыстоўваць, каб гарантаваць, што выкарыстанне электроннай пошты ясна, эфектыўнае і паспяховае.
Сярэдні офісны работнік атрымлівае каля 80 лістоў у дзень. Пры гэтым аб'ём пошты, асобныя паведамленні могуць быць лёгка забытыя. Выконвайце гэтыя простыя правілы, каб пераканацца, што вашыя лісты будуць заўважаныя і выкарыстаныя.
- Не больш мець зносіны па электроннай пошце.
- Зрабіць добрае выкарыстанне аб'ектаў.
- Падрыхтаваць выразныя і кароткія паведамленні.
- Будзьце ветлівыя.
- Праверце ваш тон.
- Перачытайце.
Не больш мець зносіны па электроннай пошце
Адной з самых вялікіх крыніц стрэсу на працы з'яўляецца вялікі аб'ём электронных лістоў, якія людзі атрымліваюць. Такім чынам, перш чым пачаць пісаць ліст, спытайце сябе: «Ці сапраўды гэта неабходна?»
У гэтым кантэксце вы павінны выкарыстоўваць тэлефон або абмен імгненнымі паведамленнямі, каб вырашаць пытанні, якія могуць стаць прадметам дыскусій. Выкарыстоўвайце інструмент планавання камунікацый і вызначыце лепшыя каналы для розных тыпаў паведамленняў.
Кожны раз, калі гэта магчыма, даць дрэнныя навіны асабіста. Гэта дазволіць вам мець зносіны з суперажываннем, спачуваннем і разуменнем і загладзіць сябе, калі ваша паведамленне захварэла.
Зрабіць добрае выкарыстанне аб'ектаў
Газетны загаловак робіць дзве рэчы: ён прыцягвае вашу ўвагу і абагульняе артыкул, каб вы маглі вырашыць, чытаць яго ці не. Тэма вашага ліста павінна рабіць тое ж самае.
аб'ект пустое месца, хутчэй за ўсё, будзе не заўважана або адхілена як «спам». Таму заўсёды выкарыстоўвайце некалькі добра падабраных слоў, каб расказаць атрымальніку, аб чым ідзе гаворка.
Вы можаце ўключыць дату ў радок тэмы, калі ваша паведамленне з'яўляецца часткай звычайнай серыі электроннай пошты, напрыклад, штотыднёвай справаздачы аб праекце. Для паведамлення, якое патрабуе адказу, вы таксама можаце ўключыць заклік да дзеяння, напрыклад «Калі ласка, да 7 лістапада».
Добра напісаная тэма, як прыведзеная ніжэй, дае самую важную інфармацыю без таго, каб атрымальнік нават адкрываў ліст. Гэта служыць падказкай, якая нагадвае атрымальнікам пра вашу сустрэчу кожны раз, калі яны правяраюць сваю паштовую скрыню.
| Дрэнны прыклад Добры прыклад |
|
| Тэма: Сустрэча | Тэма: Сустрэча на працэсе GATEWAY - 09h 25 2018 лютага |
Захоўваць выразныя і кароткія паведамленні
Лісты, як традыцыйныя дзелавыя лісты павінны быць выразнымі і кароткімі. Трымаеце прапановы кароткімі і дакладнымі. Цела лісты павінна быць прамым і інфарматыўным, і змяшчае ўсю неабходную інфармацыю.
У адрозненне ад традыцыйных лістоў, адпраўка некалькіх лістоў не каштуе больш, чым адпраўка аднаго. Так што, калі вам трэба пагутарыць з кімсьці на розныя тэмы, падумайце пра напісанне асобнага ліста для кожнай. Гэта ўдакладняе паведамленне і дазваляе вашаму карэспандэнту адказваць на адну тэму за раз.
| дрэнны прыклад | добры прыклад |
| Тэма: Змены ў справаздачы па продажах
прывітанне Michelin
Дзякуй за адпраўку гэтага справаздачы на мінулым тыдні. Я прачытаў яго ўчора і лічу, што кіраўнік 2 патрабуе больш канкрэтнай інфармацыі аб нашых паказчыках продажаў. Я таксама думаю, што тон можа быць больш афіцыйным.
Акрамя таго, хачу паведаміць, што ў пятніцу я запланаваў сустрэчу з аддзелам па сувязях з грамадскасцю па новай рэкламнай кампаніі. Яна ў 11:00 і будзе ў маленькай канферэнц-зале.
Калі ласка, дайце мне ведаць, калі вы даступныя.
дзякуй,
Каміль |
Тэма: Змены ў справаздачы па продажах
прывітанне Michelin
Дзякуй за адпраўку гэтага справаздачы на мінулым тыдні. Я прачытаў яго ўчора і лічу, што кіраўнік 2 патрабуе больш канкрэтнай інфармацыі аб нашых паказчыках продажаў.
Я таксама думаю, што тон можа быць больш фармальным.
Не маглі б вы змяніць з улікам гэтых заўваг?
Дзякуй за вашу працу!
Каміль
(Camille затым адправіць яшчэ адно паведамленне пра паседжанне аддзела па сувязях з грамадскасцю.) |
Тут важна захаваць баланс. Вы не хочаце засыпаць кагосьці электроннымі лістамі, і мае сэнс аб'яднаць некалькі звязаных пунктаў у адзін пост. Калі гэта адбудзецца, будзьце простымі, пранумаруйце абзацы або пункты, і падумайце аб «разразанні» інфармацыі на невялікія, добра арганізаваныя блокі, каб было лягчэй яе засвойваць.
Таксама звярніце ўвагу, што ў добрым прыкладзе вышэй, Каміла ўдакладніла, што яна хоча зрабіць Michelin (у гэтым выпадку змяніць справаздачу). Калі вы дапамагаеце людзям ведаць, чаго вы хочаце, яны, хутчэй за ўсё, дадуць гэта вам.
будзьце ветлівыя
Людзі часта думаюць, што электронная пошта можа быць менш фармальным, чым традыцыйныя лісты. Але паведамленні, адпраўленыя з'яўляецца адлюстраванне вашых ўласнай прафесіяналізму, каштоўнасці і ўвагі да дэталяў важныя, пэўны ўзровень фармалізацыі неабходны.
Калі вы з кімсьці не ў добрых адносінах, пазбягайце нефармальнай мовы, слэнгу, жаргону і непрыдатных скарачэнняў. Смайлікі могуць дапамагчы ў тлумачэнні вашых намераў, але лепш выкарыстоўваць іх толькі з людзьмі, якіх вы добра ведаеце.
Зачыніць Ваша паведамленне з «павагай», «Добры дзень / вечар для вас» або «Yours», у адпаведнасці з сітуацыяй.
Атрымальнікі могуць друкаваць электронныя лісты і дзяліцца імі з іншымі, таму заўсёды будзьце ветлівыя.
праверце ваш
Калі мы сустракаемся з людзьмі твар у твар, мы выкарыстоўваем іх мова цела, тон голасу і выразы асобы, каб ацаніць, як яны адчуваюць. Адрас электроннай пошты пазбаўляе нас гэтай інфармацыі, а гэта значыць, што мы не можам ведаць, калі людзі зразумелі нашы паведамленні.
Ваш выбар слоў, даўжыні прапановы, знакаў прыпынку і вялікіх літар можа быць лёгка вытлумачаны без візуальных і слыхавых сігналаў. У першым прыкладзе ніжэй Луіза можа падумаць, што Ян расчараваны або злы, але на самой справе ён адчувае сябе добра.
| дрэнны прыклад | добры прыклад |
| Луіза,
Мне патрэбна ваша справаздача сёння да 17:XNUMX, інакш я прапушчу свой тэрмін.
Янн |
Прывітанне Луіза,
Дзякуй за вашу напружаную працу па гэтым дакладу. Не маглі б вы даць мне сваю версію 17 гадзін раней, так што я не прапусціў мой тэрмін?
Загадзя дзякуй,
Янн |
Падумайце пра «адчуваць» вашу электронную пошту эмацыйная. Калі вашы намеры або вашыя эмоцыі могуць быць няправільна зразуметы, знайсці менш неадназначны шлях да фразы вашых слоў.
карэктура
Нарэшце, перш чым націснуць «Адправіць», праверце сваю электронную пошту на наяўнасць арфаграфічных, граматычных і пунктуацыйных памылак. Вашы электронныя лісты - гэта такая ж частка вашага прафесійнага іміджу, як і вопратка, якую вы носіце. Таму адпраўляць паведамленне, якое змяшчае памылкі ў серыі, не варта.
Пры разглядзе, звярніце пільную ўвагу на даўжыню вашай электроннай пошты. Людзі больш схільныя чытаць кароткія, лаканічныя электронныя лісты доўгія, бязладныя паведамленні электроннай пошты, таму пераканайцеся, што вашы электронныя лісты як мага карацей, не выключаючы неабходную інфармацыю.
ключавыя моманты
Большасць з нас праводзіць добрую частку нашага дня чытаць і пісаць паведамленні. Але паведамленні, якія мы адпраўляем, могуць збянтэжыць для іншых.
Для таго, каб напісаць эфектыўныя электронныя лісты, спытаеце сябе першым, калі вы сапраўды павінны выкарыстоўваць гэты канал. Часам гэта можа быць лепш узяць тэлефон.
Зрабіце вашы паведамленні кароткімі і дакладнымі. Адправіць іх толькі для людзей, якія сапраўды павінны бачыць і быць ясна, што вы хацелі б, каб атрымальнік зрабіць тое.
Памятайце, што вашы электронныя лісты з'яўляюцца адлюстраваннем вашага прафесіяналізму, вашых каштоўнасцяў і вашай увагі да дэталяў. Паспрабуйце ўявіць, як іншыя могуць інтэрпрэтаваць тон вашага паведамлення. Будзьце ветлівымі і заўсёды правярайце тое, што вы напісалі, перш чым націскаць «адправіць».
