Print Friendly, PDF і электронная пошта

Электронная пошта ўжо даўно з'яўляецца важным інструментам для бізнес-камунікацый, а апытанне па Sendmail. Выяўлены, што ён выклікаў напружанасць, спутанность свядомасці ці іншыя негатыўныя наступствы для 64% прафесіяналаў.

Такім чынам, як вы можаце пазбегнуць гэтага з вашай электроннай поштай? А як вы пішаце электронныя лісты, якія даюць жаданыя вынікі? У гэтым артыкуле мы разгледзім стратэгію, якія вы можаце выкарыстоўваць, каб гарантаваць, што выкарыстанне электроннай пошты ясна, эфектыўнае і паспяховае.

Сярэдні офісны работнік атрымлівае каля 80 лістоў у дзень. Пры гэтым аб'ём пошты, асобныя паведамленні могуць быць лёгка забытыя. Выконвайце гэтыя простыя правілы, каб пераканацца, што вашыя лісты будуць заўважаныя і выкарыстаныя.

  1. Не больш мець зносіны па электроннай пошце.
  2. Зрабіць добрае выкарыстанне аб'ектаў.
  3. Падрыхтаваць выразныя і кароткія паведамленні.
  4. Будзьце ветлівыя.
  5. Праверце ваш тон.
  6. Перачытайце.

Не больш мець зносіны па электроннай пошце

Адна з самых вялікіх крыніц стрэсу на працы з'яўляецца вялікім аб'ёмам лістоў, якія людзі атрымліваюць. Таму, перш чым пачаць пісаць ліст, спытаеце сябе: "Ці сапраўды гэта неабходна?»

У сувязі з гэтым, вы павінны выкарыстоўваць тэлефон або імгненнага абмену паведамленнямі для вырашэння пытанняў, якія могуць абмяркоўвацца ў сваю чаргу. Выкарыстоўвайце інструмент планавання камунікацый і вызначыць найбольш прыдатныя каналы для розных тыпаў паведамленняў.

Кожны раз, калі гэта магчыма, даць дрэнныя навіны асабіста. Гэта дазволіць вам мець зносіны з суперажываннем, спачуваннем і разуменнем і загладзіць сябе, калі ваша паведамленне захварэла.

Зрабіць добрае выкарыстанне аб'ектаў

Газета загаловак мае дзве функцыі: яна захоплівае вашу ўвагу і абагульняе артыкул, так што вы можаце вырашыць, чытаць ці не. Сюжэтная лінія вашай электроннай пошты павінны рабіць тое ж самае.

аб'ект пусты, хутчэй за ўсё, будзе прапушчаны або адхілены як «спам». Таму заўсёды выкарыстоўвайце некалькі добра падабраных слоў, каб паказаць атрымальніку зместЭлектронная пошта.

Вы можаце ўключыць дату ў радку тэмы, калі ваша паведамленне з'яўляецца часткай серыі рэгулярных электроннай пошты, такімі як штотыднёвы справаздачу праекта. У паведамленні, якое патрабуе адказ, вы можаце таксама ўключаць у сябе заклік да дзеяння, напрыклад, «Калі ласка 7 да лістапада.»

ЧЫТАННЕ  Калі тварам да асобе лепш, чым электронная пошта

Добра напісаная сюжэтная лінія, як паказана ніжэй, забяспечвае найбольш важную інфармацыю без атрымальніка, нават не адкрыць электронную пошту. Гэта служыць для запыту, які нагадвае атрымальнік вашай сустрэчы кожны раз, калі яны правяраюць іх паштовую скрыню.

 

Дрэнны прыклад Добры прыклад
 
Тэма: Сустрэча Тэма: Сустрэча на працэсе GATEWAY - 09h 25 2018 лютага

 

Захоўваць выразныя і кароткія паведамленні

Лісты, як традыцыйныя дзелавыя лісты павінны быць выразнымі і кароткімі. Трымаеце прапановы кароткімі і дакладнымі. Цела лісты павінна быць прамым і інфарматыўным, і змяшчае ўсю неабходную інфармацыю.

У адрозненне ад традыцыйных лістоў, адпраўка некалькі лістоў не варта больш, чым адпраўка аднаго. Так што, калі вам трэба звязацца з кім па цэлым шэрагу розных тэм, разгледзець напісанне асобнага адрасы электроннай пошты для кожнага. Гэта растлумачвае паведамленне і дазваляе абаненту адказаць на адну тэму за адзін раз.

 

дрэнны прыклад добры прыклад
Тэма: Змены ў справаздачы па продажах

 

прывітанне Michelin

 

Дзякуй за адпраўку справаздачы на ​​мінулым тыдні. Я прачытаў яе ўчора, і я лічу, што кіраўнік 2 патрабуе больш канкрэтнай інфармацыі пра нашых лічбах продажаў. Я таксама думаю, што тон можа быць больш фармальным.

 

Акрамя таго, я хацеў бы паведаміць вам, што я запланаваў гэтую пятніцу сустрэчу з аддзелам па сувязях з грамадскасцю новай рэкламнай кампаніі. Гэта 11h00 і будзе ў невялікім канферэнц-зале.

 

Калі ласка, дайце мне ведаць, калі вы даступныя.

 

дзякуй,

 

Каміль

Тэма: Змены ў справаздачы па продажах

 

прывітанне Michelin

 

Дзякуй за адпраўку справаздачы на ​​мінулым тыдні. Я прачытаў яе ўчора, і я лічу, што кіраўнік 2 патрабуе больш канкрэтнай інфармацыі пра нашых лічбах продажаў.

 

Я таксама думаю, што тон можа быць больш фармальным.

 

Не маглі б вы змяніць з улікам гэтых заўваг?

 

Дзякуй за вашу працу!

 

Каміль

 

(Camille затым адправіць яшчэ адно паведамленне пра паседжанне аддзела па сувязях з грамадскасцю.)

 

Тут важна знайсці баланс. Вы не хочаце бамбіць каго-небудзь электроннай поштай, і ёсць сэнс аб'яднаць некалькі звязаных пунктаў у адну пошту. Калі гэта адбудзецца, зрабіце гэта проста, пранумараваўшы абзацы альбо кулі, і падумайце аб "разбіцці" інфармацыі на невялікія, добра арганізаваныя адзінкі для палягчэння стрававання.

Таксама адзначым, што ў прыведзеным вышэй прыкладзе, Каміла сказала, што хоча зрабіць што Мішлен (у дадзеным выпадку зменіце справаздачу). Калі вы дапамагчы людзям ведаць, што вы хочаце, ёсць лепшы шанец, што яны даюць яго.

будзьце ветлівыя

Людзі часта думаюць, што электронная пошта можа быць менш фармальным, чым традыцыйныя лісты. Але паведамленні, адпраўленыя з'яўляецца адлюстраванне вашых ўласнай прафесіяналізму, каштоўнасці і ўвагі да дэталяў важныя, пэўны ўзровень фармалізацыі неабходны.

Калі вы не ў добрых адносінах з кім-небудзь, пазбегнуць нефармальнай мовы, слэнгу, жаргону і скарачэнняў недарэчнае. Смайл могуць быць карыснымі для ўдакладнення Вашага намеры, але лепш выкарыстоўваць іх толькі з людзьмі, вы добра ведаеце.

Зачыніць Ваша паведамленне з «павагай», «Добры дзень / вечар для вас» або «Yours», у адпаведнасці з сітуацыяй.

Атрымальнікі могуць выбраць для друку паведамленняў электроннай пошты і дзяліцца імі з іншымі, так што будзьце ветлівыя.

праверце ваш

Калі мы сустракаемся з людзьмі твар у твар, мы выкарыстоўваем іх мова цела, тон голасу і выразы асобы, каб ацаніць, як яны адчуваюць. Адрас электроннай пошты пазбаўляе нас гэтай інфармацыі, а гэта значыць, што мы не можам ведаць, калі людзі зразумелі нашы паведамленні.

Ваш выбар слоў, даўжыня прапановы, знакі прыпынку і капіталізацыі можа быць лёгка няправільна вытлумачаны без візуальных і слыхавых сігналаў. У першым прыкладзе ніжэй, Луіза будзе думаць, што Yann засмучаны ці злы, але ў рэчаіснасці, ён адчувае сябе добра.

 

дрэнны прыклад добры прыклад
Луіза,

 

Мне патрэбны рапарт да 17 гадзіны сёння, ці я спазнюся тэрмін.

 

Янн

Прывітанне Луіза,

 

Дзякуй за вашу напружаную працу па гэтым дакладу. Не маглі б вы даць мне сваю версію 17 гадзін раней, так што я не прапусціў мой тэрмін?

 

Merci d'Avance,

 

Янн

 

Падумайце пра «адчуваць» вашу электронную пошту эмацыйная. Калі вашы намеры або вашыя эмоцыі могуць быць няправільна зразуметы, знайсці менш неадназначны шлях да фразы вашых слоў.

карэктура

Нарэшце, перш чым націснуць кнопку «Адправіць», знайдзіце час, каб праверыць, калі ваш адрас электроннай пошты ўтрымлівае арфаграфічныя, граматычныя і пунктуацыі. Вашы лісты з'яўляюцца істотнай часткай вашага прафесійнага іміджу, як вопратка, якую вы носіце. Ён няўхвальна, каб адправіць паведамленне, якія змяшчаюць памылкі ў серыі.

Пры разглядзе, звярніце пільную ўвагу на даўжыню вашай электроннай пошты. Людзі больш схільныя чытаць кароткія, лаканічныя электронныя лісты доўгія, бязладныя паведамленні электроннай пошты, таму пераканайцеся, што вашы электронныя лісты як мага карацей, не выключаючы неабходную інфармацыю.

ключавыя моманты

Большасць з нас праводзіць добрую частку нашага дня чытаць і пісаць паведамленні. Але паведамленні, якія мы адпраўляем, могуць збянтэжыць для іншых.

Для таго, каб напісаць эфектыўныя электронныя лісты, спытаеце сябе першым, калі вы сапраўды павінны выкарыстоўваць гэты канал. Часам гэта можа быць лепш узяць тэлефон.

Зрабіце вашы паведамленні кароткімі і дакладнымі. Адправіць іх толькі для людзей, якія сапраўды павінны бачыць і быць ясна, што вы хацелі б, каб атрымальнік зрабіць тое.

Памятаеце, што вашыя лісты адлюстроўваюць ваш прафесіяналізм, вашыя каштоўнасці і вашу ўвагу да дэталяў. Паспрабуйце ўявіць сабе, як іншыя могуць інтэрпрэтаваць тон вашага паведамлення. Будзьце ветлівыя і заўсёды правярайце, што вы напісалі, перш чым націснуць «адправіць».