Сёння электронная пошта з'яўляецца лепшым спосабам зносін з лёгкасцю, хуткасцю і эфектыўнасцю. Для прафесійных абменаў, ён з'яўляецца найбольш шырока выкарыстоўваным сродкам.
Для таго, каб напісаць прафесійная электронная поштаПавінны адпавядаць пэўным крытэрам, правілы і парады, мы пастараемся растлумачыць, на працягу ўсёй артыкула.
Прыклад напісання плана прафесійнай электроннай пошты
Часам электронная пошта можа быць складана кіраваць ў прафесійным кантэксце. План прытрымлівацца, каб напісаць прафесійны ліст, павінен падаць у распараджэнне атрымальніка ўсе неабходныя элементы з'яўляюцца кароткімі і дакладнымі.
Каб напісаць прафесійны ліст, вы можаце прыняць наступны план:
- Ясны і відавочны аб'ект
- прывітанне
- А ініцыялізуе, які павінен знайсці кантэкст камунікацыі
- прывітанне заключыць
- подпіс
Выбар прадмета прафесійнай электроннай пошты
Мяркуецца, што спецыяліст можа атрымліваць у сярэднім 100 лістоў у дзень. Таму вы павінны выбраць тэму вашага электроннага ліста, каб заахвоціць іх адкрыць яго. Для гэтага трэба прытрымлівацца правілаў:
1-Стварыць кароткую тэму
Для таго, каб павялічыць хуткасць адкрыцця вашай электроннай пошты, спецыялісты рэкамендуюць выкарыстоўваць тэму максімум 50 сімвалаў.
У вас ёсць толькі абмежаваную прастору, каб напісаць свой прадмет, так што вы робіце выбар канкрэтнага аб'екта, выкарыстоўваючы дзеясловы дзеянні ў сувязі з утрыманнем вашай электроннай пошты.
Як правіла, доўгія аб'екты дрэнна гулялі на смартфоны, якія становяцца ўсё больш і больш выкарыстоўваюцца прафесіяналамі, каб праверыць электронную пошту.
2-Настройка тэмы паведамлення электроннай пошты
Калі гэта магчыма, мы павінны паказаць імя і прозвішча вашых кантактаў на аб'екце. Гэта элемент, які можа павялічыць адкрытыя стаўкі.
У выпадку кантакту вашага атрымальніка ў тэме, яна будзе адчуваць сябе каштоўным і прызнаецца, што будзе матываваць іх, каб адкрыць і чытаць электронную пошту.
Цела прафесійнай электроннай пошты
Для таго, каб напісаць прафесійную электронную пошту, то пажадана, каб выразна напісаць цела вашай электроннай пошты, ня адыходзячы ад прадмета і ў той час як на аснове пэўных стандартаў стылю і прэзентацыі.
Паклапаціцеся, каб напісаць кароткі ліст з кароткімі, дакладнымі прапановамі, якія даюць большы камфорт для чытання для атрымальніка.
Памятайце некалькі рэчаў:
1-Use класічны шрыфт
Большасць службаў электроннай пошты дазваляе карыстальніку выбіраць шрыфт і стыль тэксту. Калі гаворка ідзе пра прафесійную электронную пошту, выбірайце класічны шрыфт, напрыклад "Times New Roman" ці "Arial".
Не рэкамендуецца выкарыстоўваць дэкаратыўны шрыфт.
Мы таксама рэкамендуем:
- Прыняць чытаны памер шрыфта
- Пазбягайце курсіў, вылучэнне ці колер
- Не пісаць тэкст у верхні рэгістр
Напісаць-2 добрае прывітанне
Для прафесійнай пошты, пераважна, як паказана вышэй, каб звярнуцца да атрымальніка па імені, а ў тым ліку тытула пачцівасці асобы з наступным яго прозвішчам.
3-Уявіце сябе ў першым абзацы
Калі вы пішаце чалавеку ўпершыню (новы кліент, напрыклад), то вельмі важна, каб прадставіцца і коратка растлумачыць мэта вашага паведамлення.
Вы можаце прысвяціць гэтую невялікую прэзентацыю аднаго або два прапаноў.
4-Найбольш важная інфармацыя з'яўляецца прыярытэтам
Пасля прэзентацыі, мы ідзем у самы важны момант.
Вельмі цікава працытаваць найбольш важную інфармацыю ў пачатку вашай электроннай пошты. Вы зэканоміце час у пункце прызначэння, удакладняючы свае намеры.
Вам трэба прыцягнуць увагу карэспандэнта і перайсці адразу да сутнасці.
5-Выкарыстоўвайце фармальны слоўнік
Так як вы пішаце прафесійную электронную пошту, вы павінны добра выглядаць.
Таму мы раім вам пісаць поўныя прапановы ў паліраваным стылі.
Не рэкамендуецца выкарыстоўваць:
- Слэнгавыя словы;
- Непатрэбныя скарачэнні;
- Смайлікі або смайлікі;
- Прыколы;
- Грубыя словы;
6-зрабіць адпаведны вывад
Каб скончыць ліст, думаю, што для подпісы, каб выкарыстоўваць тон прыняць, і прывітанне на выбар.
Трэба мець на ўвазе, што прафесійная камунікацыя застаецца а вельмі кадыфікаваны мова, Гэта вельмі важна ведаць правілы і выбраць правільную формулу, каб выкарыстоўваць у канцы ліста.
Формула павінна быць адаптаваная да якасці атрымальніка і кантэксту абмену.
Напрыклад, калі вы размаўляеце з кіраўніком або кліентам, вы можаце выкарыстоўваць "найлепшыя пажаданні", якая з'яўляецца найбольш прыдатнай фразай. Калі гэта калега, мы можам скончыць свой ліст выразам "Прыемнага дня!" "
Што тычыцца подпісы, то вы можаце ўсталяваць праграму электроннай пошты аўтаматычна ўставіць карыстацкую подпіс у канцы нашых лістоў.
Для эфектыўнасці подпіс павінен быць кароткім:
- Не больш за 4 радкі;
- Не больш за 70 сімвалаў у радку;
- Уключыце сваё імя і прозвішча, функцыю, назву кампаніі, адрас вашага веб-сайта, нумар тэлефона і факса і, магчыма, спасылку на ваш профіль LinkedIn або Viadeo;
Exemple :
Роберт Холлидей
Прадстаўнік кампаніі Y
Http: /www.votresite.com
Тэлефон. : 06 00 00 00 00 / Факс: 06 00 00 00 00
Мабільны: 06 00 00 00 00
Некалькі ветлівых выразаў:
- Сардэчна;
- З найлепшымі пажаданнямі ;
- З найлепшымі пажаданнямі;
- З павагай;
- Сардэчныя віншаванні;
- З найлепшымі пажаданнямі ;
- Ваша,
- Прыемна бачыць вас зноў;
- Гарачае прывітанне ...
Для людзей, якіх мы ведаем асабліва добра, мы можам выкарыстоўваць сардэчныя формулы, такія як "прывітанне", "сяброўства", "да сустрэчы" ...
Іншыя прыклады класічных формул:
- Прыміце, сэр / мадам, выраз маіх паважаных пачуццяў;
- Прыміце, сэр / мадам, выразы маіх сардэчных прывітанняў;
- Прыміце, сэр / спадарыня, мае найлепшыя прывітанні;
- Прыміце, сэр / мадам, мае паважлівыя і адданыя пачуцці;
- Прыміце, сэр / мадам, шчырыя прывітанні;
- Прыміце, сэр / мадам, выраз майго сардэчнага шанавання;
- Папрасіўшы вас прыняць мае найлепшыя прывітанні;
- Дзякуй за ўвагу да маёй просьбы;
- Варта прыняць, сэр / мадам, даніну маёй глыбокай павагі;
- У чаканні, каб прачытаць ад вас, прыміце, сэр / мадам, запэўненне ў маім глыбокім увазе;
- З удзячнасцю прашу знайсці тут, сэр / мадам, выраз маіх выдатных пачуццяў;
7-Уключыце ўкладанні
Што тычыцца укладанняў, не забудзьцеся паведаміць атрымальніку, уключыўшы іх у целе паведамлення з ветлівасцю.
Цікава адзначыць, памер і колькасць укладанняў, якія адпраўляюцца атрымальніку.
Фокус: перавернутая піраміда
Што да так званай перавернутай піраміды метады, ён павінен пачаць тэкст вашай прафесійнай электроннай пошты па асноўнай інфармацыі Вашага паведамлення, а затым працягнуць з іншай інфармацыяй, у парадку змяншэння важнасці.
Але навошта прымаць гэты метад?
Звычайна першы сказ чытаецца лепш, чым астатняя частка паведамлення. Гэта павінна быць прывабна. Прыняўшы метад перавернутай піраміды, мы можам лёгка прыцягнуць увагу чытача і выклікаць у яго жаданне дачытаць ліст да канца.
Што тычыцца лісты, то мэтазгодна выкарыстоўваць чатыры пункты ў лепшым выпадку, да 3 4 шлейфаў, пры факусоўцы на канкрэтную ідэю ў пункт.
Калі вы хочаце прыняць гэты метад, раім вам выкарыстоўваць:
- адносна кароткія сказы;
- звязваючы словы, каб звязаць сказы разам;
- бягучы і прафесійны мову.
напамін
Як вы зразумелі, прафесійная электронная пошта не мае нічога агульнага з лістом, адпраўленым сябру. Існуюць правілы, якія трэба прытрымлівацца дакладна.
Хоць 1 апрацуйце тэму
Як мы выразна пазначылі, вы павінны правільна напісаць поле тэмы (або тэму) вашай прафесійнай электроннай пошты. Ён павінен быць кароткім і выразным. Ваш атрымальнік павінен неадкладна зразумець змест вашага ліста. Такім чынам, ён можа вырашыць, адкрыць яго адразу ці прачытаць пазней.
2-абыходлівасць
Як вы добра зразумелі, трэба выкарыстоўваць формулы прывітання і ветлівасці ў кантэксце.
Формулы павінны быць кароткімі і добра падабраныя.
3-Выпраўленне арфаграфічных памылак
Па-першае, вы павінны прачытаць вашу электронную пошту і пераканайцеся, што вы не выпускаць з-пад увагі любую якая адносіцца да справы інфармацыю, а таксама за тое, што не чытаць кім-то іншым. Вельмі цікава даведацца меркаванне іншага чалавека.
Для таго, каб выправіць арфаграфічныя і граматычныя памылкі, мы рэкамендуем вам скапіяваць і ўставіць адрас электроннай пошты на тэкставы працэсар і зрабіць аўтаматычную праверку. Нягледзячы на тое, што гэта праграмнае забеспячэнне не выпраўляе ўсе памылкі, гэта можа дапамагчы вам. У адваротным выпадку, вы можаце таксама інвеставаць у прафесійнае праграмнае забеспячэнне карэкцыі.
Уваход-4 абавязкова Ваша электронная пошта
Гэта вельмі важна, каб дадаць подпіс да вашай працы электроннай пошце. Мы павінны прытрымлівацца правілах, згаданыя вышэй, каб напісаць прафесійную подпіс.
Любое рознай інфармацыі аб вашай службе, вашай кампаніі ... ваша мэта хутка зразумець, хто ён павінен рабіць.
5-Наладзіць электронную пошту
Калі наогул, пошта, менш верагодна, будзе чытаць. Вы адчулі атрымальніка, што адрасы электроннай пошты яго толькі. Таму мы павінны наладзіць аб'ект і выбраць формулу, якая будзе прынята, каб пачаць сваю электронную пошту.
Калі гэта групавая электронная пошта, важна стварыць розныя спісы ў залежнасці ад характарыстык атрымальнікаў, іх пераваг, інтарэсаў і месцазнаходжання. Сегментацыя атрымальнікаў дазваляе павялічыць хуткасць адкрыцця вашых лістоў.
6-Доннер хоча, каб адкрыць электронную пошту
Напісаўшы прафесійную электронную пошту, заўсёды вы хочаце зрабіць, каб адкрыць атрымальнік. Як правіла, аб'ект з'яўляецца першым элементам, які выштурхвае камбінацыйныя адкрыць сваю пошту і чытаць. Таму неабходна, каб надаць большае значэнне для вашага аб'екта, лячэння і зрабіць яго як мага больш прывабным.
Акрамя таго, першыя два прапановы вашай электроннай пошты павінны спакусіць атрымальнік працягваць чытанне. Рэкамендуецца ўключаць у сябе найбольш важную інфармацыю ў пачатку вашай электроннай пошты і выклікаць цікаўнасць вашага карэспандэнта.
7-Пазбягайце якія ўводзяць у зман аб'ектаў
Ніколі не выкарыстоўвайце якія ўводзяць у зман тэму павялічыць адкрытую хуткасць вашай электроннай пошты.
Майце на ўвазе, што ваша транспартны сродак па электроннай пошце сваю фатаграфію (або кампанію) .so гэта вельмі важна, каб пазбегнуць якія ўводзяць у зман і правакацыйныя аб'екты. Аб'ект павінен адпавядаць зместу вашай электроннай пошты.
8-Пастаўце сябе у чытача
Эмпатыя - гэта вельмі важны элемент, які трэба ўлічваць. Вы павінны паставіць сябе на месца атрымальніка, каб правільна напісаць тэму вашага электроннага ліста і зрабіць яго прывабным. Вы павінны стаць на месца вашага карэспандэнта і пералічыць шэраг пытанняў, якія ён можа задаць сабе. Менавіта з адказаў вы можаце адаптаваць загаловак вашага электроннага ліста.
9-Выкарыстоўвайце прафесійны адрас электроннай пошты
Асабістыя адрасы такога lovelygirl @ @ джэнтльмен ... Ці ... абсалютна забароненыя. У кантэксце працоўных адносін, мы ніколі не звернемся да кантакту, выкарыстоўваючы гэты тып адрасы электроннай пошты.
Рэкамендуецца выкарыстоўваць прафесійны адрас электроннай пошты, або, па меншай меры, асабісты адрас з вашым імем.
Прафесійнае зносіны па электроннай пошце патрабуе вельмі добрай якасці, пэўны слоўнікавы запас, кароткі тэкст, выразны запыт і бездакорны арфаграфіі. Прымаючы правілы, парады і прыёмы, якія мы толькі што згадалі, вы можаце напісаць прывабную электронную пошту, якая зацікавіць ваш атрымальнік неадкладна і павысіць цікавасць.
