Print Friendly, PDF і электронная пошта

Калі ў вас няма выразнага распарадку звароту з электроннай поштай, яны хутка могуць стаць крыніцай значнай страты часу. З іншага боку, калі вы робіце тое, што неабходна на арганізацыйным узроўні, каб не дазволіць сабе ўварвацца дзясяткамі непрачытаных лістоў. Тады вы можаце вызваліць розум ад любой магчымасці прапусціць важную пошту. У гэтым артыкуле пералічаны шэраг правераных практык. Прыняўшы іх, вы, безумоўна, зможаце кіраваць сваёй паштовай скрыняй значна спакойна.

Аўтаматычна альбо ўручную класіфікуйце любую электронную пошту ў спецыяльнай тэчцы або падпапках.

Гэта тып метаду, які дазволіць вам хутка сартаваць электронныя лісты па важнасці. Вы можаце класіфікаваць паведамленні па тэмах, тэмах і ў тэрміны. Важна, каб усе скарысталіся асаблівасці вашага паштовага скрыні для поўнага кіравання аперацыямі з электроннай поштай. Пасля таго, як вы стварылі каталог з тэчкамі і падпапкамі ў адпаведнасці з арганізацыйным рэжымам, які вам падыходзіць. Кожнае паведамленне будзе мець сваё месца ў вашай паштовай скрыні, як і кожны файл паперы на вашым стале. Такім чынам, вы зможаце на 100% засяродзіцца на апрацоўцы вашых лістоў на астатнюю частку вашай працы.

Плануйце канкрэтны час для апрацоўкі электроннай пошты

Вядома, вы павінны быць чулым і мець магчымасць апрацоўваць паведамленні, якія чакаюць ад вас неадкладнага адказу. У астатнім сплануйце найбольш адпаведныя моманты, каб паслядоўна разглядаць свае электронныя лісты. Пачніце з падрыхтоўкі ўсіх элементаў, неабходных для апрацоўкі вашай працы. Папяровыя файлы, стэплеры, прынтэры, усё павінна быць зручна, каб палегчыць максімальную канцэнтрацыю. Незалежна ад таго, калі вы выбіраеце. Цяпер, калі ваш паштовы скрыню арганізаваны як цэнтр сартавання паштовых адпраўленняў, у вас ёсць магчымасць спакойна апрацоўваць электронныя лісты з эфектыўнасцю і хуткасцю.

ЧЫТАННЕ Як эфектыўна працаваць у адкрытым космасе?

Ачысціце паштовую скрыню, выдаліўшы ўсе непатрэбныя рассылкі

Ваша паштовая скрыня пастаянна паразітуе нецікавымі інфармацыйнымі рассыланнямі альбо рэкламамі? Сачыце, каб пазбавіць вашу паштовую скрыню ўсіх гэтых рассыланняў, якія выглядаюць хутчэй як спам, чым усё астатняе. Вы павінны сістэматычна адпісвацца ад усіх гэтых спісаў рассылкі, якія не прыносяць вам нічога канкрэтнага і якія могуць хутка стаць больш інвазіўнымі. Можна пры дапамозе такіх інструментаў Cleanfox дзе UnrollMe зрабіць неабходнае ў некалькі клікаў. Не прымаючы вас раніцай, гэты тып рашэння дапаможа вам надзвычай пакласці канец усім гэтым лічбавым забруджванням. Тысячы лістоў можна апрацаваць адносна хутка.

Наладзьце аўтаматычны адказ

Вы хутка збіраецеся ў адпачынак надоўга. Дэталь, якую нельга не заўважыць, актывавана аўтаматычным адказам паштовай скрыні. Гэта нешта важнае, каб усе людзі, з якімі вы прафесійна перапісваецеся па электроннай пошце, былі добра праінфармаваны пра вашу адсутнасць. Шмат якія непаразуменні магчымыя, калі пакупнік ці пастаўшчык губляюць цярпенне, паколькі гэтыя паведамленні застаюцца без адказу. Гэтага можна лёгка пазбегнуць з дапамогай кароткага паведамлення, якое будзе адпраўлена аўтаматычна падчас вашага адпачынку. Вам проста трэба пазначыць дату вашага вяртання з адпачынку, а чаму б і пры неабходнасці не электронны ліст калегі.

Загартоўвайце колькасць электронных лістоў, якія вы адпраўляеце ў копіі

Сістэматычнае выкарыстанне лістоў, адпраўленых у копіі (CC) і нябачнай копіі (CCI), можа хутка ствараць бясконцыя абмены. Людзі, якія павінны былі атрымаць вашыя паведамленні толькі для інфармацыі, патрабуюць тлумачэнняў. Іншыя задаюцца пытаннем, чаму яны атрымалі гэтае паведамленне і справядліва ўспрымаюць яго як марнаванне часу. Пры выбары пакласці каго-небудзь у цыкл, пераканайцеся, што ваш выбар сапраўды актуальны. Паведамленняў, накіраваных каму-небудзь любым чынам, варта пазбягаць.

ЧЫТАННЕ Як арганізаваць сваё працоўнае месца?

Памятаеце, што электронная пошта можа мець юрыдычнае значэнне

Наколькі гэта магчыма, захоўвайце ўсе вашыя электронныя лісты, яны маюць сілу доказаў, у прыватнасці, у прамысловым судзе. Электроннае паведамленне, калі яно заверана тым жа юрыдычным значэннем, што і ліст, які вы напісалі б уручную. Але будзьце асцярожныя, нават простае паведамленне паслалі, не думаючы для калегі ці кліента можа мець сур'ёзныя наступствы. Калі кліент дакажа, электронная пошта мае падтрымку, што вы не выканалі свае абавязацельствы ў плане дастаўкі ці іншага. Вам прыйдзецца несці наступствы для вашага бізнесу і для сябе. У камерцыйных спрэчках, як у прамысловых судах, доказы, як кажуць, з'яўляюцца "бясплатнымі". Гэта значыць, што суддзя будзе вырашаць і лепш старанна класіфікаваць свае электронныя лісты, чым адкласці іх у сметніцу.