Прафесійны ліст - гэта пісьмовы дакумент, які забяспечвае афіцыйныя адносіны паміж рознымі суразмоўцамі. Ён мае вельмі звычайную ўнутраную структуру. Па сутнасці напісана на адной старонцы, альбо на дзвюх выключна. У прафесійным лісце часцей за ўсё ўтрымліваецца адна тэма. Гэта ўнутраная структура мае перавагу. Яго план напісання можа застацца ранейшым, нягледзячы ні на што. Відавочна, што з улікам мэты будуць змены. Аднак няхай гэта будзе просты запыт на інфармацыю, заяўка ці нават скарга. План напісання прафесійнай перапіскі застанецца практычна нязменным.

Мінулае, сучаснасць, будучыня: трохфазны план паспяховага прафесійнага ліста

Выкарыстанне мінулага, сучаснасці і будучыні ў гэтай храналагічнай іерархіі адносіцца да трыпціха плана напісання прафесійнага ліста. Гэта просты і эфектыўны план для рэалізацыі ў любых сітуацыях. Каб задаць пытанне, перадаць інфармацыю, растлумачыць зададзеную тэму ці нават пераканаць чытача. Эфектыўнасць, якая апраўданалагічны парадак назіраецца ў яго структуры.

 

Мінулае: этап нумар 1 плана

Мы пішам ліст часцей за ўсё на падставе прэцэдэнта, першапачатковай ці папярэдняй сітуацыі. Гэта можа быць атрыманы ліст, сустрэча, візіт, тэлефоннае інтэрв'ю і г.д. Мэтай напісання першай часткі гэтага ліста з'яўляецца паведамленне пра прычыны адпраўкі. Ці зусім проста кантэкст, які апісвае сітуацыю. Напамін пра факты звычайна выражаецца адным і тым жа сказам. Аднак зручней будаваць гэты сказ у пад-сказах. У якасці ілюстрацыі мы можам мець наступныя выразы:

  • Я пацвярджаю атрыманне вашага ліста, паведамляючы пра ...
  • У вашым лісце ад ………
  • Вы даведаліся пра нашы веды ...
  • Улічваючы ваш прэс-рэліз, апублікаваны ў газеце XXX (спасылка № 12345), мы толькі што прапанавалі ...
  • Пасля праверкі вашага ўліковага запісу мы выявілі ...

У сітуацыях, калі прычына напісання ліста не звязана з мінулым фактам. На гэты момант у нас ёсць першы абзац ліста, дзе аўтар прадстаўляе сябе і сваю арганізацыю. Затым працягвайце, паказваючы ваш запыт альбо прапаноўваючы розныя паслугі. Напрыклад, у рамках запыту на інфармацыю альбо прапановы аб паслузе мы можам мець наступныя выразы:

  • Як эксперты ў галіне бяспекі, мы ідзем гэтым шляхам….
  • Маючы задавальненне нашых кліентаў, мы хацелі ...
  • Мы вельмі рады паведаміць, што мы запланавалі для нашых кліентаў ...

У кантэксце стыхійнай заяўкі (стажыроўкі ці працы) мы таксама можам мець выразы ніжэй:

  • Ваша кампанія прыцягнула маю ўвагу, і як студэнт …………, я хацеў бы падаць заяўку на стажыроўку ………
  • Нядаўна скончыла ...

Атрымальнік, якому адрасаваны ліст, павінен з першага абзаца разумець тэму вашага ліста.

Сапраўднае: крок нумар два плана

Гэтая другая частка плана спасылаецца на прычыны, якія апраўдваюць напісанне ліста ў часе Т. Што тычыцца папярэдняй сітуацыі, выказанай у першай частцы. На гэтым узроўні гаворка ідзе альбо пра спрэчкі, паведамленні, тлумачэнні альбо нават пра допыт. У залежнасці ад складанасці сітуацыі гэтая частка можа быць напісана альбо поўным абзацам, альбо прадстаўлена асноўная ідэя адным сказам. У якасці ілюстрацыі мы можам мець наступныя выразы:

  • Адзначаючы, што на дату… рахунак-фактура №… не ачышчаны, мы…
  • Членства ў нашай арганізацыі таксама запэўнівае вас ...
  • Нягледзячы на ​​тое, што кантракт прадугледжвае пачатак работ з даты…, мы назіраем са здзіўленнем і мелі праблемы з разуменнем затрымак, паведамленых спадаром ……….

Будучыня: этап № 3 плана

Гэтая трэцяя і заключная частка закрывае першыя дзве, паведамляючы пра атава прыходзяць.

Альбо мы выказваем свае намеры як аўтар ліста, і, такім чынам, мы можам выкарыстоўваць выразы тыпу:

  • Сёння я асабіста паклапочуся аб адпраўцы патрэбных вам рэчаў
  • Мы гатовыя падмяніць ... улічваючы, вядома, арыгінал.
  • Калі ласка, падыдзіце бліжэй да касы ... ..

Альбо мы выказваем пажаданне, просім альбо заахвочваем атрымальніка дзейнічаць альбо рэагаваць. Такім чынам, мы можам мець наступныя фармулёўкі:

  • Вам прапануецца падысці бліжэй да прылаўка
  • Таму я прашу вас хутка звярнуцца да сваіх экспертаў, каб ...
  • З нецярпеннем чакаем вашай аператыўнасці ў вырашэнні гэтай сітуацыі.

Мэта напісання гэтага ліста патэнцыйна можа суправаджацца аргументам:

  • Вы адкарэктуеце сітуацыю як мага хутчэй (аб'ектыўна) у адпаведнасці з агульнымі і канкрэтнымі палажэннямі кантракта. (Аргумент)
  • Ці можаце вы арганізаваць маю дастаўку як мага хутчэй ? (Мэта) Бескарысна нагадваць, што дастаўка павінна ажыццяўляцца ў прызначаную дату, з улікам вашых умоў продажу. (Аргумент)

 

Ветлівая формула, неабходная для закрыцця вашага прафесійнага ліста !

Каб правільна скончыць прафесійны ліст, вельмі важна напісаць ветлівую фразу. У рэчаіснасці гэта двайная ветлівая формула, якая складаецца з выразу, але таксама і з формулы "да заключэння".

Альбо ў нас ёсць формула ветлівасці, якая адлюстроўвае пэўную сардэчнасць:

  • Загадзя атрымайце нашу падзяку за ...
  • Прыносім свае прабачэнні за гэтую нечаканую сітуацыю
  • Я заўсёды буду ў стане абмеркаваць гэта на сустрэчы
  • Вы можаце звязацца з намі ў любы час, каб ...
  • Мы спадзяемся, што гэтая прапанова адпавядае вашым чаканням, і мы, вядома, у вашым распараджэнні для атрымання дадатковай інфармацыі.

Альбо ў нас ветлівая формула:

  • Мы просім Вас прыняць, спадарыня, сэр, з найлепшымі пажаданнямі.
  • Верыце, сэр, у выражэнні нашых самых лепшых пачуццяў.
  • Прыміце, спадарыня, нашы найлепшыя пажаданні.

 

Перавага гэтага плана ў напісанні прафесійнага ліста - гэта, з аднаго боку, цвярозасць у напісанні зместу, а з іншага - прастата чытання ў адносінах да атрымальніка. Аднак гэты графік не рэкамендуецца выкарыстоўваць для больш складанага і працяглага зместу.