Сярэдні французскі супрацоўнік праводзіць каля чвэрці тыдня, пераглядаючы сотні электронных лістоў, якія яны адпраўляюць і атрымліваюць кожны дзень.
Аднак, нягледзячы на тое, што мы патрапілі ў нашу паштовую скрыню добрую частку нашага часу, многія з нас, нават самыя прафесійныя, усё яшчэ не ведаюць, як карыстацца па электроннай пошце адпаведным чынам.
На самай справе, улічваючы аб'ём паведамленняў, якія мы чытаць і пісаць кожны дзень, мы больш схільныя да здзяйснення няспраўных памылак, якія могуць мець сур'ёзныя наступствы для бізнесу.
У гэтым артыкуле мы вызначылі правілы «cybercourtoisie» найбольш важна ведаць.
Уключыце дакладную і прамую тэму
Прыклады добрай тэмы ўключаюць «Зменена дата сустрэчы», «Кароткае пытанне аб вашай прэзентацыі» або «Прапановы для прапановы».
Людзі часта вырашаюць адкрыць электроннае паведамленне на аснове тэмы, выбіраюць той, які дазваляе чытачам ведаць, што вы вырашаеце іх праблемы або працоўныя праблемы.
Выкарыстоўвайце прафесійны адрас электроннай пошты
Калі вы працуеце ў кампаніі, вы павінны выкарыстоўваць адрас электроннай пошты сваёй кампаніі. Але калі вы карыстаецеся асабістым уліковым запісам электроннай пошты, незалежна ад таго, з'яўляецеся вы самазанятым або хочаце час ад часу выкарыстоўваць яго для дзелавой перапіскі, вы павінны быць уважлівымі пры выбары гэтага адраса.
Вы заўсёды павінны мець адрас электроннай пошты з вашым імем, каб атрымальнік дакладна ведаў, хто адпраўляе ліст. Ніколі не выкарыстоўвайце адрас электроннай пошты, які не падыходзіць для працы.
Добра падумайце, перш чым націснуць "адказаць усім"
Ніхто не хоча чытаць электронныя лісты 20 чалавек, якія не маюць да іх ніякага дачынення. Ігнараваць электронныя лісты можа быць складана, бо многія людзі атрымліваюць апавяшчэнні аб новых паведамленнях на свой смартфон або адцягваючыя ўсплывальныя паведамленні на экране кампутара. Устрымлівайцеся ад націскання «адказаць усім», калі вы не лічыце, што кожны ў спісе павінен атрымаць электроннае паведамленне.
Уключыце блок подпісы
Дайце чытачу інфармацыю пра сябе. Як правіла, уключайце сваё поўнае імя, званне, назву кампаніі і кантактную інфармацыю, уключаючы нумар тэлефона. Вы таксама можаце дадаць трохі рэкламы для сябе, але не перашчыруйце з прымаўкамі або ілюстрацыямі.
Выкарыстоўвайце той жа шрыфт, памер і колер, што і астатнія паведамленні электроннай пошты.
Выкарыстоўвайце прафесійныя прывітання
Не выкарыстоўвайце выпадковыя, размоўныя выразы, такія як «Прывітанне», «Прывітанне!» або «Як справы?».
Расслаблены характар нашага ліста не павінен уплываць на прывітанне ў электроннай пошце. «» Прывітанне «вельмі неафіцыйнае прывітанне і, як правіла, не павінны выкарыстоўвацца ў рабочай сітуацыі. Выкарыстоўвайце «Прывітанне» або «Добры вечар» замест гэтага.
Ашчадна выкарыстоўвайце клічнікі
Калі вы вырашылі выкарыстоўваць клічнік, выкарыстоўвайце толькі адзін, каб выказаць свой энтузіязм.
Людзі часам захапляюцца і ў канцы прапаноў ставяць шэраг клічнікаў. Вынік можа здацца занадта эмацыйным або няспелым, клічнікі варта выкарыстоўваць у пісьмовай форме ўмерана.
Будзьце асцярожныя з гумарам
Гумар можа лёгка згубіцца ў перакладзе без правільнага тону і мімікі. У прафесійнай размове гумар лепш не выкарыстоўваць у электронных лістах, калі вы добра не ведаеце атрымальніка. Акрамя таго, тое, што вы лічыце смешным, можа быць не для кагосьці іншага.
Ведайце, што людзі розных культур кажуць і пішуць па-рознаму
З-за культурных адрозненняў можа лёгка ўзнікнуць няправільная сувязь, асабліва ў пісьмовай форме, калі мы не бачым мовы цела адзін аднаго. Адаптуйце сваё паведамленне да культурнага паходжання або ўзроўню ведаў атрымальніка.
Гэта добра мець на ўвазе, што высокага кантэксту культуры (японскі, арабская або кітайскі) хоча сустрэцца з вамі, перш чым рабіць бізнес з Вамі. Такім чынам, гэта можа быць агульным для работнікаў у гэтых краінах больш асабістыя ў сваіх творах. Тым не менш, людзі з культур з нізкім узроўнем фону (нямецкім, амерыканскім ці скандынаўскім) аддаюць перавагу ісці вельмі хутка да кропкі.
Адказвайце на свае электронныя лісты, нават калі ліст не прызначаўся для вас
Цяжка адказаць на ўсе электронныя лісты, дасланыя вам, але вы павінны паспрабаваць. Гэта ўключае ў сябе выпадкі, калі электронны ліст быў выпадкова адпраўлены вам, асабліва калі адпраўнік чакае адказу. Адказ не з'яўляецца неабходным, але гэта добры этыкет электроннай пошты, асабліва калі гэты чалавек працуе ў той жа кампаніі або галіны, што і вы.
Вось прыклад адказу: «Я ведаю, што вы вельмі занятыя, але я не думаю, што вы хацелі адправіць мне гэты ліст. І я хацеў паведаміць вам, каб вы маглі адправіць гэта патрэбнаму чалавеку. »
Карэктаваць кожнае паведамленне
вашы памылкі не застанецца незаўважаным для атрымальнікаў вашай электроннай пошты. І, у залежнасці ад атрымальніка, вас могуць судзіць за гэта.
Не спадзявайцеся на праверку арфаграфіі. Прачытайце і перачытайце сваю пошту некалькі разоў, пажадана ўслых, перш чым адпраўляць яе.
Дадайце адрас электроннай пошты апошнім
Пазбягайце выпадковай адпраўкі электроннай пошты, перш чым вы скончыце яго скласці і выправіць паведамленне. Нават калі вы адказваеце на паведамленне, добрая ідэя выдаліць адрас атрымальніка і ўставіць яго толькі тады, калі вы ўпэўнены, што паведамленне гатова да адпраўкі.
Пераканайцеся, што вы выбралі правільны атрымальнік
Вы павінны быць вельмі асцярожныя, уводзячы імя з адраснай кнігі ў радку «Каму» электроннага ліста. Лёгка выбраць няправільнае імя, што можа быць няёмка для вас і чалавека, які памылкова атрымаў ліст.
Выкарыстоўвайце класічныя шрыфты
Для прафесійнай перапіскі, захоўвайце вашыя шрыфты, колер і памеры класічнымі.
Асноўнае правіла: Вашы лісты павінны быць лёгка чытаным для іншых.
Як правіла, лепш выкарыстоўваць 10-ці або 12-ці кропкавы шрыфт і зручны для чытання шрыфт, напрыклад Arial, Calibri або Times New Roman. Што тычыцца колеру, то чорны - самы бяспечны выбар.
Трымайце вачэй на ваш тон
Гэтак жа, як жарт губляецца ў перакладзе, Ваша паведамленне можа хутка быць няслушна вытлумачана. Памятаеце, што ваш партнёр не мае галасавыя падказкі і выраз твару, ён бы трапіць у дыскусійным твар да твару.
Каб пазбегнуць непаразуменняў, мы рэкамендуем вам прачытаць ваша паведамленне ўслых, перш чым націснуць кнопку Адправіць. Калі гэта цяжка для вас, гэта будзе здавацца рэзкім чытачу.
Для дасягнення найлепшых вынікаў пазбягайце выкарыстання цалкам негатыўных слоў ("няўдача", "дрэнна" або "недагледжаны") і заўсёды кажыце "калі ласка" і "дзякуй".
