Print Friendly, PDF і электронная пошта

Электронная пошта з'яўляецца пераважнай сродкам камунікацыі большасці з нас. Email неверагодная, таму што ён не павінен быць даступны ў той жа час, што наш суразмоўца мець зносіны. Гэта дазваляе нам рухацца наперад рэчы кароткія, калі калегі даступныя або на другім баку зямнога шара.

Тым не менш, большасць з нас тонуць у доўгім спісе лістоў. Паводле справаздачы, у 2016, сярэдні карыстальнік кампаніямі прымае і адпраўляе больш 100 лістоў у дзень.

Акрамя таго, электронныя лісты занадта лёгка няправільна. Нядаўняе даследаванне паказала, што Sendmail 64% людзей, адпраўленых або атрыманых па электроннай пошце, што выклікала гнеў або ненаўмыснай блытаніны.

З-за вялікага аб'ёму лістоў мы адпраўкі і атрымання, а таксама таму, што лісты часта няправільна, важна распрацаваць выразны і лаканічны спосаб.

Як правільна напісаць прафесійную электронную пошту

Напісаць кароткія і дакладныя электронныя лісты дазволяць скараціць час, даступнае для кіравання электроннай поштай і зрабіць вас больш прадуктыўнымі. Захоўваючы сваю электронную пошту Карацей кажучы, вы, верагодна, марнаваць менш часу на электронную пошту, і больш часу на іншыя задачы. Тым не менш, відавочна, пісаць гэта навык. Як і ўсе навыкі, якія вы павінны будзеце праца над яго развіццём.

У пачатку, вы, магчыма, спатрэбіцца больш часу, каб пісаць кароткія паведамленні, каб пісаць доўгія паведамленні электроннай пошты. Аднак, нават калі гэта так, то вам дапаможа вашым калегам, кліентам або супрацоўнікам быць больш прадуктыўным, таму што вы будзеце дадаваць менш бязладзіцы ў сваёй паштовай скрыні, які дапаможа ім больш аператыўна рэагаваць.

Пры напісанні ясна, вы будзеце вядомыя як чалавек, які ведае, чаго ён хоча і атрымлівае рэчы рабіць. Абодва добрыя для кар'ерных перспектыў.

Такім чынам, што трэба зрабіць, каб напісаць выразныя электронныя лісты, кароткія і прафесійныя?

вызначыце мэты

Выразныя лісты заўсёды маюць выразную мэту.

Кожны раз, калі вы сядайце, каб напісаць ліст, выдаткуйце некалькі секунд, каб спытаць сябе: «Чаму я пасылаю яго? Што я чакаю ад атрымальніка?

Калі вы не можаце адказаць на гэтыя пытанні, вы не павінны пасылаць электронную пошту. Пісаць электронныя лісты, не ведаючы, што вам трэба прымушае вас губляць ваш час і атрымальнік. Калі вы не ведаеце дакладна, што вы хочаце, вы, безумоўна, з усіх сіл, каб выказаць сябе выразна і лаканічна.

ЧЫТАННЕ Напісаць ліст у выпадку адсутнасці

Выкарыстоўвайце лінейку «Адна рэч, у той час»

Лісты не прызначаныя для замены пасяджэнняў. З бізнес-сустрэч, тым больш вы працуеце па пунктах парадку дня, сустрэча з'яўляецца больш прадуктыўным.

З электроннай пошты, дакладна і адваротнае. Калі вы не ўключаюць у сябе розныя прадметы ў вашай электроннай пошты, тым больш рэчаў будзе зразумелай для выклікалага боку.

Вось чаму гэта добрая ідэя на практыцы правіла «адной рэчы за адзін раз.» Зрабіце кожны ліст вы адпраўляеце тычыцца толькі рэчы. Калі вам трэба мець зносіны на іншым праекце, напісаць яшчэ адзін ліст.

Гэта таксама добры час, каб спытаць сябе: «Гэты ліст гэта сапраўды неабходна?» Зноў жа, толькі абсалютна неабходныя лісты паказваюць павага да чалавека, якому вы пасылаеце электронную пошту.

практыка эмпатыя

Эмпатыя з'яўляецца здольнасць бачыць свет вачыма іншых людзей. Калі вы зробіце гэта, вы разумееце, іх думкі і пачуцці.

Пры напісанні лістоў, падумайце пра вашых словах з пункту гледжання чытача. З усё, што вы пішаце, спытаеце сябе:

  • Як я мог інтэрпрэтаваць гэтую фразу, калі я атрымаў?
  • Мае яна неадназначныя тэрміны, якія вызначаюць?

Гэта простая налада, але эфектыўны спосаб, якім Вы павінны напісаць. Падумайце пра людзей, якія будуць чытаць вам пераўтварыць так, як яны сустрэцца з вамі.

Вось абачлівы спосаб глядзець на свеце, каб дапамагчы вам пачаць працу. Большасць людзей:

  • Занятыя. У іх няма часу, каб здагадацца, што вы хочаце, і яны хочуць, каб прачытаць электронную пошту і хутка рэагаваць.
  • Як камплімент. Калі вы можаце сказаць нешта станоўчае пра іх або іх працы, зрабіце гэта. Вашы словы не будуць выдаткаваныя марна.
  • Любіце быць дзякаваў. Калі атрымальнік дапамог вам якім-небудзь чынам, не забудзьцеся падзякаваць яго. Вы павінны рабіць тое ж самае, калі гэта іх праца, каб дапамагчы вам.

скарачаць прэзентацыі

Пры адпраўцы па электроннай пошце камусьці ў першы раз, вы павінны паведаміць атрымальніку, што вы. Звычайна гэта можна зрабіць у адным сказе. Напрыклад: «Гэта было вельмі прыемна сустрэцца з вамі [X падзея]. "

ЧЫТАННЕ Выкарыстанне электроннай пошты кампаніі

Адзін са спосабаў скараціць прэзентацыі, каб напісаць, як калі б вы сустрэлі вас тварам да твару. Вы б не ўдавацца ў маналогу пяць хвілін, калі вы сустракаеце кагосьці асабіста. Так што не рабіце гэта ў лісце.

Вы не ведаеце, калі ўвядзенне неабходна. Можа быць, вы ўжо звязаўся з атрымальнікам, але вы не ведаеце, калі яна будзе памятаць вас. Вы можаце пакінуць свой пароль у электроннай подпісы.

Гэта прадухіляе непаразуменні. Вы зноў ўявіць, хто ўжо ведае, што вы, здаецца грубым. Калі яна не ведае, што яна ведае, вы можаце проста дазволіць праверыць вашу подпіс.

Абмяжуйце сябе пяць прапаноў

У кожнай электроннай пошце вы пішаце, вы павінны выкарыстоўваць дастаткова слоў, каб сказаць, што вам не трэба, і не болей. Карысная практыка абмяжоўваюцца пяццю прапановамі.

Менш чым праз пяць прапаноў часта жорсткія і грубыя, больш чым пяці прапаноў марнаваць час.

Там будзе час, калі гэта будзе немагчыма захаваць ліст, якое змяшчае пяць прапаноў. Але ў большасці выпадкаў, пяць прапаноў дастаткова.

Прыняць дысцыпліну пяць прапаноў, і вы апыніцеся пісаць электронныя лісты хутчэй. Вы таксама атрымаеце больш адказаў.

Выкарыстоўвайце кароткія словы

У 1946, Джордж Оруэл раіў пісьменнік ніколі не выкарыстоўваць доўгае слова, дзе кароткі будзе рабіць.

Гэты савет з'яўляецца яшчэ больш актуальным і сёння, асабліва пры напісанні лістоў.

Кароткія словы паказваюць павагу да гульца. З дапамогай кароткіх слоў, як вы пераканаліся, што ваша паведамленне лёгка зразумець.

Тое ж самае можна сказаць і пра кароткіх прапаноў і абзацаў. Пазбягайце напісання вялікіх блокаў тэксту, калі вы хочаце, каб ваша паведамленне было ясна і лёгка зразумець.

Выкарыстоўвайце актыўны голас

Актыўны голас лягчэй чытаць. Гэта таксама заахвочвае дзеянні і адказнасць. Сапраўды, у актыўным голас, фразы засяродзіцца на чалавеку, які дзейнічае. У пасіўным голас, прапановы засяродзіцца на аб'екце, на якім мы дзейнічаем. У пасіўным закладзе, можа здацца, што рэчы адбываюцца самі па сабе. Актыўна, рэчы адбываюцца толькі тады, калі людзі дзейнічаюць.

Прыліпанне да стандартнай структуры

Што з'яўляецца ключом, каб трымаць вашы лісты кароткія? Выкарыстоўвайце стандартную структуру. Гэта шаблон, які вы можаце сачыць за кожную электронную пошту вы пішаце.

ЧЫТАННЕ шаблон паведамленні электроннай пошты, каб выказаць адмову

Акрамя таго, каб трымаць вашыя лісты кароткімі, прытрымлівацца стандартная структура таксама дазваляе пісаць хутчэй.

З часам вы будзеце развіваць структуру, якая будзе працаваць для вас. Вось простая структура, каб вы пачалі:

  • Прывітанне
  • камплімент
  • Прычына вашай электроннай пошты
  • Заклік да дзеяння
  • Паведамленне закрыцця (закрыццё)
  • Подпіс

Паглядзіце на кожны з іх у глыбіні.

  • Гэта першы радок паведамленні электроннай пошты. «Прывітанне [імя]» з'яўляецца тыповым прывітаннем.

  • Калі вы пасылаеце электронную пошту да каго-то ў першы раз, камплімент гэта выдатны старт. Добра напісана дадатак можа таксама служыць у якасці ўвядзення. напрыклад:

«Я атрымліваў асалоду ад прэзентацыі на [о] [дата]. "

«Я знайшоў свой блог на тэму [] сапраўды карысна. "

«Гэта было вельмі прыемна сустрэцца з вамі [падзеяй]. "

  • Прычына вашай электроннай пошты. У гэтым раздзеле, вы кажаце, «Я прышлю па электроннай пошце, каб спытаць пра ...» ці «Мне было цікава, калі вы маглі б дапамагчы ...» Часам вам патрэбныя дзве прапановы, каб растлумачыць свае прычыны для напісання.

  • Заклік да дзеяння. Пасля таго, як вы патлумачылі прычыну для адпраўкі па электроннай пошце, не мяркуе, што атрымальнік будзе ведаць, што рабіць. Прадастаўляць канкрэтныя інструкцыі. напрыклад:

«Не маглі б вы адправіць мне гэтыя файлы ў чацвер? "

«Не маглі б вы напісаць, што ўніз на працягу наступных двух тыдняў? "

«Калі ласка, напішыце Yann пра гэта, і дайце мне ведаць, калі вы зрабілі. "

Канструюючы ваш запыт як пытанне, атрымальнік будзе прапанавана адказаць. Акрамя таго, вы можаце таксама выкарыстоўваць "дайце мне ведаць, калі вы зрабілі гэта" або "дайце мне ведаць, калі вы згодныя. "

  • закрыццё, Перад адпраўкай па электроннай пошце, не забудзьцеся ўключыць паведамленне закрыцця. Гэта мае падвойнае прызначэнне, каб пацвердзіць свой заклік да дзеяння і зрабіць атрымальнік адчуваць сябе добра.

Прыклады добрага закрыцця ліній:

«Дзякуй за вашу дапамогу ў гэтым. "

«Я з нецярпеннем чакаю, каб пачуць, што вы думаеце. "

«Дайце мне ведаць, калі ў вас ёсць пытанні. "

  • Нарэшце думалі, каб дадаць подпіс папярэднічае прывітальнае паведамленне.

Гэта можа быць «Вашы», «З павагай», «Добры дзень» або «Дзякуй».