Электронная пошта з'яўляецца пераважным інструментам камунікацыі для большасці з нас. Электронная пошта цудоўная, таму што вы не павінны быць даступныя адначасова з вашым суразмоўцам, каб мець зносіны. Гэта дазваляе нам рухацца наперад па бягучых праблемах, калі нашы калегі недаступныя або знаходзяцца на іншым канцы свету.

Аднак большасць з нас патанае ў бясконцым спісе лістоў. Паводле справаздачы, апублікаванай у 2016 годзе, сярэдні бізнес-карыстальнік атрымлівае і адпраўляе больш за 100 электронных лістоў у дзень.

Акрамя таго, электронныя лісты занадта лёгка няправільна. Нядаўняе даследаванне паказала, што Sendmail 64% людзей, адпраўленых або атрыманых па электроннай пошце, што выклікала гнеў або ненаўмыснай блытаніны.

З-за вялікага аб'ёму лістоў мы адпраўкі і атрымання, а таксама таму, што лісты часта няправільна, важна распрацаваць выразны і лаканічны спосаб.

Як правільна напісаць прафесійную электронную пошту

Напісанне кароткіх і дакладных электронных лістоў скараціць час, затрачаны на кіраванне электроннай поштай, і зробіць вас больш прадуктыўным. Калі вашы электронныя лісты будуць кароткімі, вы, верагодна, будзеце марнаваць менш часу на электронную пошту і больш часу на іншыя задачы. Тым не менш, пісаць відавочна - гэта навык. Як і ўсе навыкі, вам спатрэбіцца праца над яго развіццём.

На пачатку вам можа спатрэбіцца столькі ж часу, каб пісаць кароткія электронныя лісты, як і доўгія лісты. Тым не менш, нават калі гэта так, вы дапаможаце сваім калегам, кліентам або супрацоўнікам быць больш прадуктыўнымі, таму што дадасце менш беспарадак у іх паштовую скрыню, што дапаможа ім хутчэй адказаць вам.

Пішучы выразна, вы будзеце вядомыя як чалавек, які ведае, чаго хоча, і дабіваецца. Абодва добрыя для вашых кар'ерных перспектыў.

Такім чынам, што трэба зрабіць, каб напісаць выразныя электронныя лісты, кароткія і прафесійныя?

вызначыце мэты

Выразныя лісты заўсёды маюць выразную мэту.

Кожны раз, калі вы сядаеце, каб напісаць электронны ліст, спытайце сябе некалькі секунд: «Чаму я адпраўляю гэта? Чаго я чакаю ад атрымальніка?

Калі вы не можаце адказаць на гэтыя пытанні, вы не павінны пасылаць электронную пошту. Пісаць электронныя лісты, не ведаючы, што вам трэба прымушае вас губляць ваш час і атрымальнік. Калі вы не ведаеце дакладна, што вы хочаце, вы, безумоўна, з усіх сіл, каб выказаць сябе выразна і лаканічна.

Выкарыстоўвайце лінейку «Адна рэч, у той час»

Электронная пошта не замяняе сустрэчы. Пры дзелавых сустрэчах, чым больш пунктаў парадку дня вы працуеце, тым больш прадуктыўным будзе сустрэча.

З электроннай пошты, дакладна і адваротнае. Калі вы не ўключаюць у сябе розныя прадметы ў вашай электроннай пошты, тым больш рэчаў будзе зразумелай для выклікалага боку.

Вось чаму варта выконваць правіла «адна рэч за раз». Пераканайцеся, што кожны ліст, які вы адпраўляеце, прысвечаны адной справе. Калі вам трэба паведаміць пра іншы праект, напішыце іншы ліст.

Гэта таксама добры час, каб спытаць сябе: «Гэты ліст гэта сапраўды неабходна?» Зноў жа, толькі абсалютна неабходныя лісты паказваюць павага да чалавека, якому вы пасылаеце электронную пошту.

Практыка эмпатыі

Эмпатыя - гэта здольнасць бачыць свет вачыма іншых. Калі вы робіце гэта, вы разумееце іх думкі і пачуцці.

Пры напісанні лістоў, падумайце пра вашых словах з пункту гледжання чытача. З усё, што вы пішаце, спытаеце сябе:

  • Як я мог інтэрпрэтаваць гэтую фразу, калі я атрымаў?
  • Мае яна неадназначныя тэрміны, якія вызначаюць?

Гэта простая, але эфектыўная карэкціроўка спосабу напісання. Думкі пра людзей, якія будуць вас чытаць, зменяць спосаб рэагавання на вас.

Вось абачлівы спосаб глядзець на свеце, каб дапамагчы вам пачаць працу. Большасць людзей:

  • Занятыя. У іх няма часу, каб адгадаць, што вы хочаце, і яны хацелі б мець магчымасць прачытаць вашу электронную пошту і хутка адказаць на яе.
  • Як камплімент. Калі вы можаце сказаць нешта станоўчае пра іх або іх працы, зрабіце гэта. Вашы словы не будуць выдаткаваныя марна.
  • Хацелася б падзякаваць. Калі атрымальнік чым-небудзь дапамог вам, не забудзьцеся падзякаваць. Вы павінны рабіць гэта, нават калі іх задача дапамагчы вам.

скарачаць прэзентацыі

Калі вы ўпершыню адпраўляеце каму-небудзь ліст, вы павінны сказаць атрымальніку, хто вы. Звычайна вы можаце зрабіць гэта адным сказам. Напрыклад: «Было прыемна сустрэцца з вамі на [Падзеі X]. »

Адзін са спосабаў скараціць уводзіны - напісаць іх так, быццам вы сустракаецеся твар у твар. Вы б не хацелі ўступаць у пяціхвілінны маналог пры асабістай сустрэчы. Так што не рабіце гэтага па электроннай пошце.

Вы не ведаеце, калі ўвядзенне неабходна. Можа быць, вы ўжо звязаўся з атрымальнікам, але вы не ведаеце, калі яна будзе памятаць вас. Вы можаце пакінуць свой пароль у электроннай подпісы.

Гэта дазваляе пазбегнуць непаразуменняў. Зноў прадставіць сябе таму, хто вас ужо ведае, здаецца грубым. Калі яна не ўпэўненая, ці ведае вас, вы можаце проста дазволіць ёй праверыць ваш подпіс.

Абмяжуйце сябе пяць прапаноў

У кожнай электроннай пошце вы пішаце, вы павінны выкарыстоўваць дастаткова слоў, каб сказаць, што вам не трэба, і не болей. Карысная практыка абмяжоўваюцца пяццю прапановамі.

Менш чым праз пяць прапаноў часта жорсткія і грубыя, больш чым пяці прапаноў марнаваць час.

Там будзе час, калі гэта будзе немагчыма захаваць ліст, якое змяшчае пяць прапаноў. Але ў большасці выпадкаў, пяць прапаноў дастаткова.

Прыняць дысцыпліну пяць прапаноў, і вы апыніцеся пісаць электронныя лісты хутчэй. Вы таксама атрымаеце больш адказаў.

Выкарыстоўвайце кароткія словы

У 1946 годзе Джордж Оруэл раіў пісьменнікам ніколі не выкарыстоўваць доўгае слова там, дзе падыдзе кароткае.

Гэтая парада сёння яшчэ больш актуальная, асабліва пры напісанні электронных лістоў.

Кароткія словы паказваюць павагу да гульца. З дапамогай кароткіх слоў, як вы пераканаліся, што ваша паведамленне лёгка зразумець.

Тое ж самае можна сказаць і пра кароткіх прапаноў і абзацаў. Пазбягайце напісання вялікіх блокаў тэксту, калі вы хочаце, каб ваша паведамленне было ясна і лёгка зразумець.

Выкарыстоўвайце актыўны голас

Актыўны голас лягчэй чытаецца. Гэта таксама заахвочвае да дзеянняў і адказнасці. Сапраўды, у актыўным голасе сказы засяроджваюцца на асобе, якая дзейнічае. У пасіўным строі сказы засяроджваюцца на аб’екце, на які дзейнічаюць. У пасіўным стане гэта можа гучаць так, быццам усё адбываецца само па сабе. Актыўна ўсё адбываецца толькі тады, калі людзі дзейнічаюць.

Прытрымвайцеся стандартнай структуры

Што з'яўляецца ключом, каб трымаць вашы лісты кароткія? Выкарыстоўвайце стандартную структуру. Гэта шаблон, які вы можаце сачыць за кожную электронную пошту вы пішаце.

Акрамя таго, каб трымаць вашыя лісты кароткімі, прытрымлівацца стандартная структура таксама дазваляе пісаць хутчэй.

З часам вы будзеце развіваць структуру, якая будзе працаваць для вас. Вось простая структура, каб вы пачалі:

  • Прывітанне
  • камплімент
  • Прычына вашай электроннай пошты
  • Заклік да дзеяння
  • Паведамленне закрыцця (закрыццё)
  • Подпіс

Паглядзіце на кожны з іх у глыбіні.

  • Гэта першы радок ліста. «Прывітанне, [імя]» — тыповае прывітанне.

 

  • Калі вы пішыце камусьці ў першы раз, камплімент - выдатны пачатак. Добра напісаны камплімент таксама можа служыць увядзеннем. Напрыклад :

 

«Мне спадабалася ваша прэзентацыя па [тэме] [дата]. »

«Я палічыў ваш блог па [тэме] вельмі карысным. »

«Было прыемна сустрэцца з вамі на [мерапрыемстве]. »

 

  • Прычына вашай электроннай пошты. У гэтым раздзеле вы кажаце: «Я збіраюся напісаць па электроннай пошце, каб спытаць пра...» або «Мне было цікава, ці маглі б вы дапамагчы з...» Часам вам спатрэбіцца два сказы, каб растлумачыць прычыны напісання.

 

  • Заклік да дзеяння. Пасля таго, як вы патлумачылі прычыну для адпраўкі па электроннай пошце, не мяркуе, што атрымальнік будзе ведаць, што рабіць. Прадастаўляць канкрэтныя інструкцыі. напрыклад:

– Не маглі б вы даслаць мне гэтыя файлы да чацвярга? »

"Ці не маглі б вы напісаць гэта ў бліжэйшыя два тыдні?" "

«Калі ласка, напішыце Яну пра гэта і дайце мне ведаць, калі вы гэта зробіце. »

Структуруючы ваш запыт у выглядзе пытання, атрымальніку прапануецца адказаць. Акрамя таго, вы можаце выкарыстоўваць: "дайце мне ведаць, калі вы гэта зрабілі" або "дайце мне ведаць, калі гэта падыходзіць для вас". "

 

  • закрыццё. Перш чым адпраўляць электронную пошту, не забудзьцеся ўключыць завяршальнае паведамленне. Гэта выконвае двайную мэту: паўтарыць ваш заклік да дзеяння і прымусіць атрымальніка адчуваць сябе добра.

 

Прыклады добрага закрыцця ліній:

«Дзякуй за ўсю дапамогу ў гэтым. "

«Я не магу чакаць, каб пачуць, што вы думаеце. »

«Дайце мне ведаць, калі ў вас ёсць пытанні. "

  • Нарэшце думалі, каб дадаць подпіс папярэднічае прывітальнае паведамленне.

Гэта можа быць «Вашы», «З павагай», «Добры дзень» або «Дзякуй».