Напісаць для чытання

Калега толькі што напісаў вам па электроннай пошце пра сустрэчу ў вас праз гадзіну. Электронная пошта павінна ўтрымліваць ключавую інфармацыю, якую вы павінны прадставіць у рамках важнага праекта.

Але ёсць праблема: ліст настолькі дрэнна напісаны, што вы не можаце знайсці патрэбныя вам дадзеныя. Ёсць арфаграфічныя памылкі і няпоўныя сказы. Абзацы настолькі доўгія і заблытаныя, што вам спатрэбіцца ў тры разы больш часу, чым для пошуку патрэбнай інфармацыі. У выніку вы недастаткова падрыхтаваны да сустрэчы, і яна ідзе не так добра, як вы чакалі.

Вы калі-небудзь сутыкаліся з падобнай сітуацыяй? У свеце, перагружаным інфармацыяй, вельмі важна размаўляць ясна, сцісла і эфектыўна. У людзей няма часу чытаць электронныя лісты, якія складаюць кнігу, і ў іх не хапае цярпення, каб інтэрпрэтаваць электронныя лісты, якія дрэнна складзены і дзе карысная інфармацыя раскідана паўсюль.

Чым больш ваш пісьмовыя навыкі калі яны добрыя, тым лепшае ўражанне вы вырабіце на навакольных, у тым ліку на свайго начальніка, калег і кліентаў. Ніколі не ведаеш, як далёка завядуць цябе гэтыя добрыя ўражанні.

У гэтым артыкуле мы разгледзім, як вы можаце палепшыць свае навыкі і пазбегнуць распаўсюджаных памылак.

Памер аўдыторыі і

Першы крок да выразнага напісання - гэта выбар адпаведнага фармату. Вам трэба адправіць неафіцыйны ліст? Напісаць падрабязную справаздачу? Ці напісаць афіцыйны ліст?

Фармат разам з вашай аўдыторыяй будзе вызначаць ваш «пісачы голас», гэта значыць, наколькі фармальным або расслабленым павінен быць тон. Напрыклад, калі вы пішаце электроннае паведамленне патэнцыйнаму кліенту, ці павінна яно быць такім жа тонам, як ліст сябру?

Вызначана няма.

Пачніце з вызначэння, хто будзе чытаць ваша паведамленне. Гэта для кіраўнікоў вышэйшага звяна, усёй каманды ці невялікай групы, якая працуе над пэўным файлам? Ва ўсім, што вы пішаце, вашы чытачы або атрымальнікі павінны вызначаць ваш тон, а таксама аспекты зместу.

Склад і стыль

Пасля таго, як вы ведаеце, што вы пішаце, і для каго вы пішаце, вы павінны пачаць пісаць.

Пусты белы экран кампутара часта палохае. Лёгка затрымацца, бо не ведаеш, як пачаць. Паспрабуйце гэтыя парады для складання і фарматавання дакумента:

 

  • Пачніце з вашай аўдыторыяй: Памятайце, што вашы чытачы могуць нічога не ведаць пра тое, што вы ім кажаце. Што яны павінны ведаць у першую чаргу?
  • стварэнне плана: Гэта асабліва карысна, калі вы пішаце больш доўгі дакумент, напрыклад, справаздачу, прэзентацыю або выступ. Планы дапамогуць вам вызначыць, якія крокі трэба выконваць, у якім парадку і разбіць задачу на інфармацыю, якую можна кіраваць.
  • Паспрабуйце крыху спачуваць: Напрыклад, калі вы пішаце рассылку аб продажах для патэнцыйных кліентаў, чаму яны павінны клапаціцца пра ваш прадукт ці прадажную заяву? Якая для іх карысць? Памятайце пра патрэбы вашай аўдыторыі ў любы час.
  • Выкарыстоўвайце рытарычнае трохкутнік: Калі вы спрабуеце пераканаць каго-небудзь зрабіць што-небудзь, не забудзьцеся патлумачыць, чаму людзі павінны вас слухаць, перадайце сваё паведамленне такім чынам, каб зацікавіць вашу аўдыторыю, і прадставіце інфармацыю рацыянальна і паслядоўна.
  • Вызначце асноўную тэму: Калі ў вас узніклі цяжкасці з вызначэннем асноўнай тэмы вашага паведамлення, зрабіце выгляд, што ў вас засталося 15 секунд, каб растлумачыць сваю пазіцыю. Што ты кажаш ? Гэта, напэўна, ваша галоўная тэма.
  • Выкарыстоўвайце просты мова: Калі вы не пішаце навуковую працу, звычайна лепш выкарыстоўваць простую, зразумелую мову. Не выкарыстоўвайце доўгія словы, каб зрабіць уражанне на людзей.

структура

Ваш дакумент павінен быць дружалюбным, як гэта магчыма. Выкарыстоўвайце загалоўкі, падзагалоўкі, кулі і лічбы як мага больш, каб аддзяліць тэкст.

У рэшце рэшт, што можа быць лягчэй чытаць: старонку, запоўненую доўгімі абзацамі, або старонку, разбітую на кароткія абзацы з загалоўкамі раздзелаў і пунктамі? Дакумент, які лёгка сканаваць, будзе чытацца часцей, чым дакумент з доўгімі шчыльнымі абзацамі.

Загалоўкі павінны прыцягваць увагу чытача. Выкарыстанне пытанняў часта з'яўляецца добрай ідэяй, асабліва ў аб'яве, таму што пытанні дапамагаюць падтрымліваць цікавасць і цікавасць чытача.

У электронных лістах і прапановах, выкарыстанне загалоўкаў і падзагалоўкам кароткіх і фактычных, як і ў гэтым артыкуле.

Даданне графікі таксама разумны спосаб аддзяліць тэкст. Гэтыя візуальныя сродкі не толькі дазваляюць чытачу захаваць сваю ўвагу на змесце, але і перадаваць важную інфармацыю значна хутчэй, чым тэкст.

граматычныя памылкі

Вы, напэўна, ведаеце, што з-за памылак у вашай электроннай пошце ваша праца будзе выглядаць непрафесійна. Важна пазбягаць грубых памылак, атрымліваючы праверку арфаграфіі і як мага больш пераглядаючы арфаграфію.

Прыклады звычайна няправільна словы:

 

  • Я пасылаю вас / адправіць / пошта

 

Дзеяслоў «адправіць» у якасці дзеяслова ў першай групе, мы заўсёды пісаць у першым асобе адзіночнага ліку «Я пасылаю» з «е». «Адправіць» без «е» з'яўляецца назоўнікам ( «груз») і можа быць у множным ліку: «партый».

 

  • Я далучуся да вас / я запячатаць вас

 

Мы заўсёды пісаць «Я далучуся да вас» з «с». «Джойнт» з «Т» з'яўляецца спалучэннем трэцяй асобы адзіночнага ліку «дадае ён.»

 

  • Тэрмін / Дата butoire

 

Хоць «выразаць» прымацавана да жаночага імя, не паддавайцеся спакусе і заўсёды пісаць «выразаць» без «е».

 

  • Рэкамендацыя / рэкамендацыя

 

Калі англійская напісана «рэкамендацыі» з «е» на французскай мове заўсёды пішацца «рэкамендацыя» з «а».

 

  • Ці з'яўляецца ён / ён / яна-ёсць-ён

 

Мы дадаем эўфанічнае "t" у пытальныя формулы для палягчэння вымаўлення і прадухілення двух галосных паслядоўна. Таму мы напішам "ёсць".

 

  • З пункту гледжання / с пункту гледжання

 

Вы ніколі не напісана «з пункту гледжання» без «с». Існуе заўсёды больш эфектыўныя «тэрміны» ў выкарыстанні гэтага тэрміна.

 

  • Сярод / у

 

Будзьце асцярожныя, каб не ўводзіць у зман слова «акрамя», які заканчваецца яго літарай «з». Вы ніколі не напісана «сярод» з «с». Гэта падстава і нязменная.

 

  • Па ўзгадненні / дамовіліся

 

Нават прастаўленых на жаночае імя, «як гэта было ўзгоднена» заўсёды нязменная і ніколі не бярэ «е».

 

  • Тэхнічнае абслугоўванне / падтрымлівае

Мы не павінны блытаць назоўнік і дзеяслоў. Назва «абслугоўванне» без «т» апісвае абмен або «сумоўе». Дзеяслоў у трэцяй асобе адзіночнага ліку "падтрымлівае" выкарыстоўваецца, калі гаворка ідзе пра дзеянне, каб захаваць нешта.

Некаторыя з вашых чытачоў не будзе ідэальнай граматыкі і арфаграфіі. Яны могуць не заўважыць, калі вы робіце гэтыя памылкі. Але не выкарыстоўвайце гэта як апраўданне: там, як правіла, людзі, топ-менеджэры, у прыватнасці, хто заўважыць!

Па гэтай прычыне ўсё, што вы пішаце, павінна быць прымальнай якасці для ўсіх чытачоў.

праверка

Вораг добрай карэктуры - хуткасць. Многія людзі спяшаюцца па электроннай пошце, але менавіта так вы прапускаеце памылкі. Выконвайце наступныя інструкцыі, каб пераканацца, што вы напісалі:

  • Праверце верхнія і ніжнія калантытула: Людзі часта ігнаруюць іх, каб засяродзіцца толькі на тэксце. Тое, што загалоўкі вялікія і тлустыя, не азначае, што яны без памылак!
  • Прачытайце ўслых электронную пошту: Гэта патрабуе ад вас ісці больш павольна, што азначае, што вы з большай верагоднасцю выяўлення памылак.
  • Выкарыстоўвайце свой палец, каб прытрымлівацца, як вы чытаеце: Гэта яшчэ адна рэч, якая дапаможа вам запаволіць.
  • Пачатак у канцы тэксту: Перачытайце прапанова ад канца да пачатку, гэта дапамагае вам засяродзіцца на памылках, а не на ўтрыманне.