Print Friendly, PDF і электронная пошта

Напісаць для чытання

Калега толькі што адправіў вам ліст аб сустрэчы праз гадзіну. Электронная пошта павінна ўтрымліваць ключавую інфармацыю, якую вы павінны прадставіць, як частка буйнога праекта.

Але ёсць праблема: у гандлёвым цэнтры так дрэнна напісана, што вы не можаце знайсці патрэбныя вам дадзеныя. Ёсць памылкі друку і няпоўныя прапановы. Пункты так доўга і так заблытаць вас у тры разы больш часу, колькі неабходна, каб знайсці патрэбную інфармацыю. У выніку, вы пад падрыхтаваўся да сустрэчы, і што гэта не адбываецца, а як можна было чакаць.

Вы калі-небудзь сутыкаліся з сітуацыяй, як гэта? У свеце, перагружаным інфармацыяй, неабходна паведаміць у яснай, кароткай і эфектыўнай. Людзі не маюць часу, каб прачытаць электронную пошту па даўжыні кнігі, і яны не маюць цярпення, каб чытаць дрэнна пабудаваныя і дзе адпаведныя інфармацыйныя лісты раскіданыя паўсюль.

Чым больш ваш пісьмовыя навыкі добра, ўражанне вы будзеце рабіць на тых, хто вакол вас будзе добра, у тым ліку ваш бос, вашы калегі і вашых кліентаў. Вы ніколі не ведаеце, наколькі гэтыя добрыя ўражанні прывядуць вас.

У гэтым артыкуле мы разгледзім, як вы можаце палепшыць свае навыкі і пазбегнуць распаўсюджаных памылак.

Памер аўдыторыі і

Першы крок да яснай пісьмовай форме, каб выбраць прыдатны фармат. Вам трэба паслаць нефармальную электронную пошту? Напісаць падрабязную справаздачу? Або напісаць афіцыйны ліст?

Фармат, як і ваша аўдыторыя, будзе вызначаць ваш "пішучы голас" - гэта значыць, наколькі афіцыйным ці расслабленым павінен быць тон. Напрыклад, калі вы пішаце ліст патэнцыйнаму кліенту, ці павінен ён мець той жа тон, што і ліст сябру?

Вызначана няма.

Пачніце з вызначэння таго, хто прачытае ваша паведамленне. Ён прызначаны для кіраўнікоў вышэйшага звяна, усёй каманды ці невялікай групы, якая працуе над пэўным файлам? Ва ўсім, што вы пішаце, вашы чытачы альбо атрымальнікі павінны вызначаць ваш тон, а таксама аспекты зместу.

ЧЫТАННЕ  Калі тварам да асобе лепш, чым электронная пошта

Склад і стыль

Пасля таго, як вы ведаеце, што вы пішаце, і для каго вы пішаце, вы павінны пачаць пісаць.

A, белы экран кампутара чыстага часта жахлівы. Лёгка затрымацца, таму што вы не ведаеце, як пачаць. Паспрабуйце гэтыя парады для стварэння і фарматавання дакумента:

 

  • Пачніце з вашай аўдыторыяйПамятаеце, што вашыя чытачы нічога не можа ведаць пра тое, што вы кажаце ім. Тое, што яны павінны ведаць у першую чаргу?
  • стварэнне плана: Гэта асабліва карысна, калі вы пішаце доўгі дакумент, напрыклад, справаздача, прэзентацыі або гаворкі. Контуры дапамогуць вызначыць этапы, у якім парадку і разбіць задачу на кіраваную інфармацыю.
  • Паспрабуйце крыху суперажывання: Напрыклад, калі вы пішаце маркетынгу па электроннай пошце патэнцыйным кліентам, чаму яны павінны клапаціцца аб вашым прадукце або ваш крок продажаў? У чым перавага для іх? Памятаеце, патрэба вашай аўдыторыі ва ўсе часы.
  • Выкарыстоўвайце рытарычнае трохкутнікКалі вы спрабуеце пераканаць кагосьці зрабіць што-то, абавязкова, каб растлумачыць, чаму людзі павінны слухаць вас, перадаць ваша паведамленне да вашай аўдыторыі, зацікаўленай і прадставіць інфармацыю ў рацыянальнай і паслядоўнай манеры.
  • Вызначце асноўную тэмуКалі ў вас ёсць цяжкасці, каб вызначыць асноўную тэму паведамленні, рабіць выгляд, што вы ўсё яшчэ 15 секунд, каб растлумачыць сваю пазіцыю. Што вы скажаце? Гэта, верагодна, ваша асноўная тэма.
  • Выкарыстоўвайце просты моваКароткія напісання навуковага артыкула, як правіла, лепш выкарыстоўваць просты, прамы мову. Не выкарыстоўвайце доўгія словы, проста каб зрабіць уражанне на людзей.

структура

Ваш дакумент павінен быць дружалюбным, як гэта магчыма. Выкарыстоўвайце загалоўкі, падзагалоўкі, кулі і лічбы як мага больш, каб аддзяліць тэкст.

У рэшце рэшт, што лягчэй чытаць, старонку, запоўненую доўгімі абзацы або старонкі падзеленыя на кароткія абзацы з загалоўкамі секцый і пунктаў маркіраванага? Лёгка сканаваць дакумент будзе прачытаны часцей, чым дакумент з доўгімі густымі пунктамі.

ЧЫТАННЕ  Як зрабіць больш толькі на адной арфаграфічнай памылкі з дапамогай метаду Orthodidacte

Загалоўкі павінны прыцягнуць увагу чытача. Выкарыстанне пытанняў часта з'яўляецца добрай ідэяй, асабліва ў рэкламнай копіі, таму што пытанні дапамагаюць падтрымліваць зацікаўленасць і цікаўны чытач.

У электронных лістах і прапановах, выкарыстанне загалоўкаў і падзагалоўкам кароткіх і фактычных, як і ў гэтым артыкуле.

Даданне графікі таксама разумны спосаб аддзяліць тэкст. Гэтыя візуальныя сродкі не толькі дазваляюць чытачу захаваць сваю ўвагу на змесце, але і перадаваць важную інфармацыю значна хутчэй, чым тэкст.

граматычныя памылкі

Вы напэўна ведаеце, што памылкі ў вашай электроннай пошце прымусяць вашу працу выглядаць непрафесійна. Вельмі важна пазбягаць грубых памылак, правёўшы праверку правапісу і максімальна перагледзеўшы правапіс.

Прыклады звычайна няправільна словы:

 

  • Я пасылаю вас / адправіць / пошта

 

Дзеяслоў «адправіць» у якасці дзеяслова ў першай групе, мы заўсёды пісаць у першым асобе адзіночнага ліку «Я пасылаю» з «е». «Адправіць» без «е» з'яўляецца назоўнікам ( «груз») і можа быць у множным ліку: «партый».

 

  • Я далучуся да вас / я запячатаць вас

 

Мы заўсёды пісаць «Я далучуся да вас» з «с». «Джойнт» з «Т» з'яўляецца спалучэннем трэцяй асобы адзіночнага ліку «дадае ён.»

 

  • Тэрмін / Дата butoire

 

Хоць «выразаць» прымацавана да жаночага імя, не паддавайцеся спакусе і заўсёды пісаць «выразаць» без «е».

 

  • Рэкамендацыя / рэкамендацыя

 

Калі англійская напісана «рэкамендацыі» з «е» на французскай мове заўсёды пішацца «рэкамендацыя» з «а».

 

  • Ці з'яўляецца ён / ён / яна-ёсць-ён

 

Мы дадаем эўфанічнае "t" у пытальныя формулы для палягчэння вымаўлення і прадухілення двух галосных паслядоўна. Таму мы напішам "ёсць".

 

  • З пункту гледжання / с пункту гледжання

 

Вы ніколі не напісана «з пункту гледжання» без «с». Існуе заўсёды больш эфектыўныя «тэрміны» ў выкарыстанні гэтага тэрміна.

ЧЫТАННЕ  Схема напісання эфектыўных электронных лістоў

 

  • Сярод / у

 

Будзьце асцярожныя, каб не ўводзіць у зман слова «акрамя», які заканчваецца яго літарай «з». Вы ніколі не напісана «сярод» з «с». Гэта падстава і нязменная.

 

  • Па ўзгадненні / дамовіліся

 

Нават прастаўленых на жаночае імя, «як гэта было ўзгоднена» заўсёды нязменная і ніколі не бярэ «е».

 

  • Тэхнічнае абслугоўванне / падтрымлівае

Мы не павінны блытаць назоўнік і дзеяслоў. Назва «абслугоўванне» без «т» апісвае абмен або «сумоўе». Дзеяслоў у трэцяй асобе адзіночнага ліку "падтрымлівае" выкарыстоўваецца, калі гаворка ідзе пра дзеянне, каб захаваць нешта.

Некаторыя з вашых чытачоў не будзе ідэальнай граматыкі і арфаграфіі. Яны могуць не заўважыць, калі вы робіце гэтыя памылкі. Але не выкарыстоўвайце гэта як апраўданне: там, як правіла, людзі, топ-менеджэры, у прыватнасці, хто заўважыць!

Па гэтай прычыне, усе вы пішаце павінна быць прымальнай якасці для ўсіх чытачоў.

праверка

Вораг добрага карэктуры хуткасць. Многія людзі спяшаюцца праглядаць сваю электронную пошту, але гэта, як вы прапусціце памылкі. Выконвайце гэтым інструкцыям, каб праверыць, што вы напісалі:

  • Праверце верхнія і ніжнія калантытула: Людзі часта ігнаруюць іх, каб засяродзіцца выключна на тэксце. Гэта не таму, што загалоўкі вялікія і тоўстыя яны беспамылковыя!
  • Прачытайце ўслых электронную пошту: Гэта патрабуе ад вас ісці больш павольна, што азначае, што вы з большай верагоднасцю выяўлення памылак.
  • Выкарыстоўвайце свой палец, каб прытрымлівацца, як вы чытаеце: Гэта яшчэ адна рэч, якая дапаможа вам запаволіць.
  • Пачатак у канцы тэксту: Перачытайце прапанова ад канца да пачатку, гэта дапамагае вам засяродзіцца на памылках, а не на ўтрыманне.