Як ствараць працоўныя адрасы электроннай пошты і кіраваць імі з дапамогай Google Workspace

Наладзьце свой дамен і стварыце прафесійныя адрасы электроннай пошты

Каб стварыць прафесійныя адрасы электроннай пошты з Google Workspace, першым крокам з'яўляецца набыццё ўласнага даменнага імя. Даменнае імя ўяўляе ідэнтычнасць вашага бізнесу ў Інтэрнэце і мае важнае значэнне для ўмацавання іміджу вашага брэнда. Вы можаце купіць даменнае імя ў рэгістратара дамена, напрыклад Google Дамены, ІаносЦі OVH. Купляючы, не забудзьцеся выбраць даменнае імя, якое адлюстроўвае назву вашай кампаніі і лёгка запамінаецца.

Наладзьце дамен з Google Workspace

Пасля куплі даменнага імя вы павінны наладзіць з Google Workspace каб мець магчымасць карыстацца службамі дзелавой электроннай пошты Google. Вось крокі для наладжвання вашага дамена:

1. Зарэгіструйцеся ў Google Workspace, выбраўшы план, які адпавядае памеру вашага бізнесу і канкрэтным патрэбам.
2. У працэсе рэгістрацыі вам будзе прапанавана ўвесці сваё ўласнае даменнае імя.
3. Google Workspace прадаставіць вам інструкцыі па праверцы права ўласнасці на ваш дамен і наладжванні неабходных запісаў сістэмы даменных імёнаў (DNS). Вам трэба будзе ўвайсці ў панэль кіравання вашага рэгістратара дамена і дадаць запісы MX (Mail Exchange), прадастаўленыя Google. Гэтыя запісы выкарыстоўваюцца для маршрутызацыі электронных лістоў на паштовыя серверы Google Workspace.

4. Пасля наладжвання запісаў DNS і праверкі дамена вы атрымаеце доступ да кансолі адміністратара Google Workspace для кіравання сваім даменам і службамі.

Стварыце персаналізаваныя адрасы электроннай пошты для сваіх супрацоўнікаў

Цяпер, калі ваш дамен настроены на Google Workspace, вы можаце пачаць ствараць персаналізаваныя адрасы электроннай пошты для сваіх супрацоўнікаў. Каб зрабіць гэта, выканайце наступныя дзеянні:

1. Увайдзіце ў кансоль адміністратара Google Workspace, выкарыстоўваючы ўліковы запіс адміністратара.
2. Націсніце «Карыстальнікі» ў меню злева, каб атрымаць доступ да спісу карыстальнікаў у вашай арганізацыі.
3. Націсніце на кнопку «Дадаць карыстальніка», каб стварыць новы ўліковы запіс карыстальніка. Вам трэба будзе прадаставіць такую ​​інфармацыю, як імя і прозвішча і жаданы адрас электроннай пошты для кожнага супрацоўніка. Адрас электроннай пошты будзе аўтаматычна створаны з вашым уласным даменным імем (напрыклад, employe@yourcompany.com).

4. Пасля стварэння ўліковых запісаў вы можаце прызначыць ролі і дазволы кожнаму карыстальніку ў залежнасці ад яго абавязкаў у кампаніі. Вы таксама можаце адправіць ім інструкцыі па наладжванні пароляў і доступу да ўліковага запісу Gmail.
5. Калі вы хочаце стварыць агульныя адрасы электроннай пошты, напрыклад contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, вы можаце наладзіць групы карыстальнікаў з агульнымі адрасамі электроннай пошты. Гэта дазваляе некалькім супрацоўнікам атрымліваць і адказваць на электронныя лісты, адпраўленыя на гэтыя агульныя адрасы.

Выканаўшы гэтыя дзеянні, вы зможаце наладзіць свой дамен і стварыць працоўныя адрасы электроннай пошты для сваіх супрацоўнікаў з дапамогай Google Workspace. Гэтыя персаналізаваныя адрасы электроннай пошты палепшаць імідж брэнда вашай кампаніі і забяспечаць прафесійны вопыт для вашых кліентаў і партнёраў пры зносінах з вамі па электроннай пошце.

Кансоль адміністратара Google Workspace дазваляе лёгка кіраваць уліковымі запісамі карыстальнікаў у вашай кампаніі. Як адміністратар вы можаце дадаваць новых карыстальнікаў, рэдагаваць інфармацыю і налады іх уліковых запісаў або выдаляць уліковыя запісы, калі супрацоўнікі пакідаюць кампанію. Каб выканаць гэтыя дзеянні, перайдзіце ў раздзел «Карыстальнікі» ў кансолі адміністравання і абярыце адпаведнага карыстальніка, каб змяніць яго налады або выдаліць свой уліковы запіс.

Кіраванне групамі карыстальнікаў і правамі доступу

Групы карыстальнікаў - гэта эфектыўны спосаб арганізацыі і кіравання правамі доступу да рэсурсаў і сэрвісаў Google Workspace у вашай кампаніі. Вы можаце ствараць групы для розных дэпартаментаў, аддзелаў або праектаў і дадаваць у іх удзельнікаў у залежнасці ад іх роляў і абавязкаў. Каб кіраваць групамі карыстальнікаў, перайдзіце ў раздзел «Групы» ў кансолі адміністратара Google Workspace.

Групы таксама дапамагаюць кантраляваць доступ да агульных дакументаў і тэчак, спрашчаючы кіраванне дазволамі. Напрыклад, вы можаце стварыць групу для вашай маркетынгавай каманды і даць ім доступ да пэўных маркетынгавых рэсурсаў на Google Drive.

Прымяніць палітыку бяспекі і правілы абмену паведамленнямі

Google Workspace прапануе мноства варыянтаў для забеспячэння бяспекі вашай электроннай пошты і абароны вашых бізнес-дадзеных. Як адміністратар вы можаце выконваць розныя палітыкі бяспекі і правілы абмену паведамленнямі, каб забяспечыць захаванне патрабаванняў і абараніць сваіх карыстальнікаў ад інтэрнэт-пагроз.

Каб наладзіць гэтыя параметры, перайдзіце ў раздзел «Бяспека» ў кансолі адміністратара Google Workspace. Вось некаторыя прыклады палітык і правілаў, якія вы можаце ўвесці:

1. Патрабаванні да пароля: усталюйце правілы для даўжыні, складанасці і сапраўднасці пароляў вашых карыстальнікаў, каб дапамагчы захаваць уліковыя запісы ў большай бяспецы.
2. Двухфактарная аўтэнтыфікацыя: уключыце двухфактарную аўтэнтыфікацыю (2FA), каб дадаць дадатковы ўзровень бяспекі пры ўваходзе карыстальнікаў ва ўліковы запіс.
3. Фільтраванне электроннай пошты: наладзьце правілы блакіроўкі або змяшчэння ў каранцін спаму, спроб фішынгу і паведамленняў са шкоднаснымі ўкладаннямі або спасылкамі.
4. Абмежаванні доступу: абмежаванне доступу да сэрвісаў і даных Google Workspace на аснове месцазнаходжання, IP-адраса або прылады, якая выкарыстоўваецца для ўваходу.

Прымяняючы гэтыя палітыкі і правілы бяспекі электроннай пошты, вы дапаможаце абараніць свой бізнес і супрацоўнікаў ад інтэрнэт-пагроз і забяспечыць адпаведнасць дзеючым нормам.

Такім чынам, кіраванне ўліковымі запісамі электроннай пошты і карыстальніцкімі наладамі ў Google Workspace з'яўляецца найважнейшым аспектам бесперабойнай і бяспечнай працы вашага асяроддзя электроннай пошты. Як адміністратар, вы адказваеце за кіраванне ўліковымі запісамі карыстальнікаў, групамі карыстальнікаў і правамі доступу, а таксама за прымяненне палітык бяспекі і правілаў электроннай пошты, адаптаваных да патрэб вашага бізнесу.

Google Workspace прапануе інтэграваны набор прыкладанняў, якія дазваляюць эфектыўнае супрацоўніцтва паміж членамі вашай каманды. Выкарыстоўваючы Gmail з іншымі праграмамі Google Workspace, вы можаце выкарыстоўваць узаемадзеянне паміж рознымі аддзеламі для павышэння прадукцыйнасці і камунікацыі ў вашым бізнэсе. Вось некалькі прыкладаў карыснай інтэграцыі паміж Gmail і іншымі праграмамі Google Workspace:

1. Каляндар Google: плануйце сустрэчы і мерапрыемствы непасрэдна з Gmail, дадаючы запрашэнні ў свой календары ці календары вашых калег.
2. Кантакты Google: кіруйце сваімі дзелавымі і асабістымі кантактамі ў адным месцы і аўтаматычна сінхранізуйце іх з Gmail.
3. Google Drive: адпраўляйце вялікія ўкладанні з дапамогай Google Drive і супрацоўнічайце з дакументамі
   у рэжыме рэальнага часу непасрэдна з Gmail, без неабходнасці спампоўваць або адпраўляць па электроннай пошце некалькі версій.

4. Google Keep: рабіце нататкі і стварайце спісы спраў прама з Gmail і сінхранізуйце іх на ўсіх сваіх прыладах.

Абагульвайце дакументы і файлы з Google Drive

Google Drive - гэта онлайн-інструмент для захоўвання і абмену файламі, які палягчае супрацоўніцтва ў вашым бізнэсе. Выкарыстоўваючы Google Drive, вы можаце абменьвацца дакументамі, электроннымі табліцамі, прэзентацыямі і іншымі файламі са сваімі калегамі, кантралюючы дазволы кожнага карыстальніка (толькі чытанне, каментарый, рэдагаванне). Каб падзяліцца файламі з членамі вашай каманды, проста дадайце іх у якасці суаўтараў на Дыск Google або падзяліцеся спасылкай на файл.

Google Drive таксама дазваляе працаваць у рэжыме рэальнага часу з агульнымі дакументамі дзякуючы праграмам пакета Google Workspace, такім як Google Docs, Google Sheets і Google Slides. Такое супрацоўніцтва ў рэжыме рэальнага часу дапамагае вашай камандзе працаваць больш эфектыўна і пазбягае праблем з стварэннем некалькіх версій аднаго файла.

Арганізуйце онлайн-сустрэчы з Google Meet

Google Meet - гэта рашэнне для відэаканферэнцый, інтэграванае ў Google Workspace, якое палягчае онлайн-сустрэчы паміж членамі вашай каманды, незалежна ад таго, знаходзяцца яны ў адным офісе або ў розных кутках свету. Каб правесці онлайн-сустрэчу ў Google Meet, проста заплануйце падзею ў календары Google і дадайце спасылку на сустрэчу Meet. Вы таксама можаце ствараць спецыяльныя сустрэчы непасрэдна з Gmail або праграмы Google Meet.

З Google Meet ваша каманда можа ўдзельнічаць у высакаякасных відэасустрэчах, абагульваць экраны і сумесна працаваць над дакументамі ў рэжыме рэальнага часу, і ўсё гэта ў бяспечным асяроддзі. Акрамя таго, Google Meet прапануе пашыраныя функцыі, такія як аўтаматычны пераклад цітраў, падтрымка канферэнц-залы і запіс сустрэчы, каб задаволіць вашыя патрэбы ў дзелавым зносінах і супрацоўніцтве.

Нарэшце, Google Workspace прапануе шэраг інструментаў для супрацоўніцтва і камунікацыі, якія могуць дапамагчы вашаму бізнесу працаваць больш эфектыўна і заставацца на сувязі. Выкарыстоўваючы Gmail з іншымі праграмамі Google Workspace, абагульваючы файлы і дакументы праз Google Drive і праводзячы онлайн-сустрэчы з дапамогай Google Meet, вы можаце скарыстацца гэтымі рашэннямі для павышэння прадукцыйнасці і супрацоўніцтва ў вашай камандзе.

Ужываючы гэтыя інструменты супрацоўніцтва, вы дазваляеце вашаму бізнесу заставацца канкурэнтаздольным у свеце, які пастаянна змяняецца, дзе здольнасць хутка адаптавацца і эфектыўна працаваць у камандзе мае важнае значэнне для поспеху.