Получихте имейл с покана за среща и искате да потвърдите присъствието си. В тази статия ви казваме защо е важно да отговаряте на поканата, за да потвърдите присъствието си и как да го направите по подходящ начин.
Обявете участието си в среща
Когато получите покана за среща, че е възможно човек, който ви е изпратил заявка за писмено потвърждение за вашето участие в тази среща. Ако в определени случаи потвърдите, че вашето присъствие не се изисква, препоръчваме да го направите така или иначе.
Всъщност срещата може да бъде сложна за организиране, особено когато не знаете точно колко хора ще присъстват. Потвърждавайки присъствието си, не само ще улесните подготвителната работа на организатора, но и ще се уверите, че срещата е ефективна, не е твърде дълга и е адаптирана към броя на участниците. Никога не е хубаво да губите 10 минути в началото на събранието, добавяйки столове или да препечатвате файлове!
Също така не забравяйте да не чакате твърде дълго, преди да отговорите, дори ако е вярно, че не винаги ще можете да потвърдите наличността си веднага. Колкото по-рано се случи потвърждението, толкова повече улеснява организацията на срещата (среща не може да бъде организирана в последния момент!).
Какво трябва да съдържа имейл за потвърждение за присъствие на събрание?
В имейла за потвърждение на срещата е важно да включите следното:
- Благодаря на човека за поканата му
- Ясно обявете присъствието си
- Покажете своето участие, като попитате дали има неща, които да се подготвят преди срещата
Ето шаблон за електронна поща, който да следвате, за да обявите участието си в среща.
Относно: Потвърждение за участието ми в срещата на [дата]
Господине / госпожо,
Благодаря ви за поканата ви за срещата на [целта на срещата] и с удоволствие потвърдих моето присъствие на [дата] на [време].
Моля, уведомете ме, ако има такива, които да се подготвите за тази среща. Аз оставам на ваше разположение за всякаква допълнителна информация по този въпрос.
С уважение,
[Подпис]
