Отсъстващите съобщения са важно работно писане. Но поради много причини те могат да бъдат пренебрегнати. Това се обяснява с контекста на тяхното писане и понякога с неотчитането на въздействието, което могат да имат.
Всъщност съобщението за отсъствие е автоматично съобщение. Изпратено като отговор на всяко съобщение, получено в рамките на интервал от време или в рамките на определен период. Понякога съобщението се изготвя в контекста на излизането в отпуск. Този период, когато вероятно вече имате ума си другаде, може да не е най-подходящият момент да напишете съобщението си.
Какъв е смисълът да конфигурирате автоматично съобщение за отсъствие?
Отсъствието от работното съобщение е важно в много отношения. Използва се за уведомяване на всички ваши служители за вашето отсъствие. Той също така служи за предоставяне на информация, която им позволява да продължат дейността си, докато чакат да се върнете. Тази информация е главно датата на вашето възстановяване, данните за контакт при спешни случаи, за да се свържете с вас, или данните за контакт на колега, за да се свържете при спешни случаи. С оглед на всичко това съобщението за отсъствие е съществен акт на комуникация за всеки професионалист.
Кои са грешките, които трябва да се избягват?
Като се има предвид важността на съобщението за отсъствие, трябва да се вземат предвид няколко параметъра, за да не шокирате или не зачитате събеседника си. По-добре да звучи твърде уважително, отколкото неуважително. Така че не можете да използвате изрази като OUPS, pff и т.н. Ще трябва да вземете предвид профила на всички заинтересовани страни. По този начин избягвайте да пишете така, сякаш просто разговаряте с колеги, когато вашите началници или клиенти, доставчици или дори държавни органи може да ви изпращат съобщения.
За да избегнете това неудобство, възможно е Outlook да има съобщение за отсъствие за вътрешни фирмени пощи и друго съобщение за външни пощи. Във всеки случай ще трябва да вземете предвид всички профили, за да създадете добре структурирано съобщение за отсъствие.
Освен това информацията трябва да бъде полезна и точна. Избягвайте двусмислени съобщения като „Ще отсъствам от утре“, знаейки, че който получи тази информация, няма да може да знае датата на това „утре“.
И накрая, избягвайте да използвате познат и непринуден тон. Наистина, еуфорията от ваканцията, която се вижда, може да ви накара да използвате прекалено познат тон. Не забравяйте да останете професионални до края. Устно с колеги това може да се случи, но особено не в контекста на работните документи.
Какъв тип съобщение за отсъствие да изберете?
За да избегнете всички тези клопки, изберете конвенционален стил. Това включва вашите собствени и фамилни имена, информация кога можете да обработите полученото съобщение и лицето (лицата), с което да се свържете в случай на спешност.
