Защо е важно да започнете добре имейл?
В бизнеса вашето писане постоянно е изправено пред голямо предизвикателство: да привлечете вниманието на читателя. Вашите получатели, претоварени мениджъри, трябва да сортират маса от ежедневна информация. Резултат? Те отделят само няколко ценни секунди на всяко ново съобщение.
Слабо, тъпо, зле поднесено въведение... и безразличието е гарантирано! Още по-лошо, чувство на умора, което ще компрометира пълното разбиране на посланието. Достатъчно е да се каже, горчив редакторски провал.
Обратно, едно успешно, въздействащо въведение ще ви позволи веднага да събудите интереса на вашата йерархия или вашите колеги. Внимателното въведение демонстрира вашия професионализъм и вашето владеене на кодовете за бизнес комуникация.
Капанът, който трябва абсолютно да се избягва
Твърде много бизнес писатели правят фаталната грешка: навлизат в подробности от първите думи. Вярвайки, че постъпват правилно, те веднага прескачат към същината на въпроса. Позорна грешка!
Този „блах“ подход бързо изтощава читателя, преди той дори да стигне до същината на въпроса. От първите думи той подхваща, отблъснат от този объркващ и невдъхновяващ преамбюл.
По-лошото е, че този тип въведение напълно не обръща внимание на проблемите на получателя. То не подчертава конкретните ползи, които могат да се извлекат от съдържанието на съобщението.
3-те магически съставки на завладяващо въведение
За да успеете във въведенията си, професионалистите препоръчват метод в 3 стъпки, неудържим за генериране на вниманието и добрата воля на читателя:
Мощна „кука“ за удар на играча
Независимо дали става въпрос за шокираща формулировка, провокативен въпрос или дори фрапантни цифри... Започнете със силен елемент, който привлича и събужда любопитството на вашия събеседник.
Ясен и директен контекст
След първоначалното щракване продължете с просто и директно изречение, за да поставите основите на темата. Читателят трябва веднага да разбере за какво ще става дума, без да се налага да мисли.
Ползите за получателя
Последен важен момент: обяснете защо това съдържание го интересува, какво може да спечели директно от него. Вашите аргументи за „ползите“ са решаващи, за да накарате хората да се включат в четенето.
Как да подредите тези 3 компонента?
Типичната препоръчителна последователност е следната:
- Шокиращо изречение или закачлив въпрос като начало
- Продължете с 2-3 реда контекстуализация на темата
- Завършете с 2-3 реда, описващи подробно ползите за читателя
Естествено, можете да коригирате пропорциите в зависимост от естеството на съобщението. Куката може да бъде повече или по-малко поддържана, частта за контекстуализация повече или по-малко осигурена.
Но се придържайте към тази обща структура „кука -> контекст -> ползи“. Това представлява отлична обща нишка за представяне на тялото на вашето съобщение с въздействие.
Говорещи примери за въздействащи въведения
За да визуализирате по-добре метода, няма нищо по-добро от няколко конкретни илюстрации. Ето някои типични модели за успешни въведения:
Примерен имейл между колеги:
„Едно малко пояснение може да ви спести 25% от следващия ви комуникационен бюджет... През последните няколко седмици нашият отдел идентифицира нова, особено печеливша стратегия за спонсорство. Като го приложите от следващата финансова година, ще намалите значително разходите си, като същевременно ще спечелите видимост.“
Пример за представяне на отчет пред ръководството:
„Последните резултати потвърждават, че стартирането се превърна в истински търговски успех. Само за 2 месеца пазарният ни дял в сектора за офис автоматизация скочи със 7 пункта! В детайли този доклад анализира ключовите фактори за това представяне, но също така и областите, които да планирате, за да увековечите тази много обещаваща динамика.“
Прилагайки тези ефективни рецепти, вашите професионални писания ще получи въздействие от първите думи. Грабнете своя читател, събудете интереса му... и останалото ще последва естествено!
