Докладът: 4 основни точки, които трябва да знаете, за да успеете
Трябва да направите докладили отчет по искане на вашия мениджър. Но не знаете откъде да започнете или как да го формулирате.
Тук разкривам проста процедура в точките на 4, за да реализирам този доклад ефикасно и с определена скорост. Той трябва да бъде написан в логична хронология.
Каква е ползата от отчета?
Той дава способността на човека, за когото е предназначен да може да разчита представените данни да вземе решение за действие. Информацията, която е записана в доклада, дава възможност да се отговори на един или повече въпроси, необходими за вземане на решение.
Това означава, че служител е в състояние да напише доклад, за да предложи предложения на надзирателя си по конкретна тема, за да направи подобрения, например относно организацията на услуга или замяната на материали. Докладът е отличен начин за комуникация между висшестоящите и подчинените му.
В зависимост от целта на отчета, представянето му може да е различно, но процедурата, която разкривам по-долу, е валидна за всички доклади, които ще трябва да направите.
Първа точка - Искането трябва да бъде точно и изрично.
Тази първа точка ще бъде основната точка, на която ще се основава цялата ви работа. Тя ще очертае и съответната област.
Получателят на отчета
- Какво точно иска той от вашия доклад?
- Какви са целите и задачите на доклада за него?
- Колко полезен ще бъде докладът за получателя?
- Получателят знае ли вече темата?
- Знаете какво е знанието му, за да не повтаряте вече познатата информация.
Случаят и условията
- Каква е ситуацията?
- Какви са причините, свързани с искането за доклада: трудности, трансформации, еволюции, модификации, подобрения?
Втора точка - разгледайте, изберете и съберете важна информация.
Информацията може да бъде много, независимо дали има бележки, документи или други доклади, както и различни източници, но е важно да се избягва да се изброят само тези, които са съществени, съществени и съществени и да не бъдат пренасяни от информация с по-малък интерес или повторение, която би могла да навреди на окончателния доклад. Поради това трябва да използвате най-подходящата информация, съответстваща на заявения отчет.
Трета точка - организирайте и изпълнете плана
Обикновено планът започва с въвеждането, след това продължава с развитието и завършва със заключение.
По-долу описаният план е този, който обикновено е изпълнен. Ролята на въвеждането и заключението не се различава, запазвайки вътрешната им роля. Напротив, развитието може да бъде замислено по променлив начин според доклада, който ще трябва да осъзнаете.
Въвеждане на доклада
Той предоставя важна информация, свързана със самата причина за доклада; неговите мотивации, намеренията му, неговото основание за действие, неговите прерогативи.
Тази информация трябва да събере заедно с няколко думи целта на доклада, в кратък текст, докато е подробен и пълен.
Това абсолютно не е препоръчително да се игнорира въвеждането, защото тя описва предварително точните данни от искането позволява на получателя като редактор на доклада, за да бъдат сигурни, че са взаимно разбиране. Също така помага да се запомнят условията на искането, ситуацията, условията, при които докладът не се разглежда незабавно или ако е необходимо да се преразгледа по-късно.
Разработването на доклада
Развитието обикновено се разделя на три раздела.
- Осезателен и безпристрастен опис на ситуацията или контекста, т.е. подробна декларация за това, което вече съществува.
- Ясна преценка на това, което е налице, като се подчертават както положителните, така и отрицателните аспекти, като същевременно се предлага анализ, който е също толкова привлекателен и конкретен, колкото е необходимо.
- Съвети, предложения и препоръки, доколкото е възможно, свързани с ползите, които им се полагат.
Заключението на доклада
Тя не трябва да съдържа нови теми, които не биха били посочени в разработката. Без да е съкратена реч на развитието, тя трябва да даде отговор, като изрично предложи едно или следните решения на препоръките, посочени в тази.
Четвърта точка - писане на доклада
Трябва да се спазват някои общи правила за всички издания. Акцентът ще бъде поставен върху разбираем и достъпен речник безупречен правопис за по-голям професионализъм, кратки присъди за по-добро разбиране, проветрена структура на параграфите за добра четеност.
Обръщането на вниманието под формата на доклада може да предложи на читателя или на получателя лекота и комфорт при четенето.
- Трябва да сте кратки и ясни в писането си
- За да се осигури по-добра течност при четенето на доклада, върнете читателя в приложение, което ще добави някои допълнения към обясненията ви, когато е необходимо.
- Планирайте обобщение, когато вашият доклад обхваща повече от три страници, което позволява на получателя да се ориентира в четенето си, ако е негов избор.
- Когато е изгодно или незаменим, интегрирайте таблици и други графики, отразяващи писането ви, за да илюстрирате данните. Те могат да бъдат от съществено значение в някои случаи за добро разбиране.
- Не пропускайте заглавията и субтитрите, за да разграничите всяка част от вашия доклад, за да спечелите, също, във флуидността.
В заключение: Какво да запомните
- Правилното тълкуване и разбиране на приложението ви позволява да отговорите, без да сте извън темата, за да получите ефективност.
- В отчета си можете да споделите вашите идеи, като се изправите срещу простия отчет.
- За да бъде ефективен, вашият доклад трябва да предоставя отговори на въпросите, зададени от неговия получател, оттук и основният интерес на цялото му представяне; изготвяне, структура, изявление и неговото разгръщане; въведение, разработка, заключение.
- Обяснете аргументите, наблюденията и предложените решения.
Pour la оформяне в Microsoft Word, това 15-минутно отклонение в YouTube ще ви бъде повече от полезно.
