В тази статия ви показваме как да отговаряте официално, по имейл, на колега, който ви пита за информация в професионалния контекст. Ще намерите също имейл шаблон да следвате всичките си отговори.

Отговорете на искане за информация

Когато някой от колегите ви попита, по електронна поща или устно, за въпрос, свързан с вашата работа, нормално е да се опитате да му помогнете и да му дадете внимателен и успешен отговор. Често ще бъдете принудени да се върнете при него по имейл, защото трябва да отделите време, за да проверите информацията с йерархията си, или защото отговорът изисква някои изследвания от вас. Както и да е, трябва да му отговорите чрез сърдечен имейл, учтив и преди всичко, който ще му донесе нещо във връзка с искането му.

Някои съвети за отговор на колега, който ви пита за информация

Може да нямате отговор. Вместо да му кажеш нищо, насочете го към човек, който знае по-добре да го информира. Най-важното нещо, което трябва да направите, е да му отговорите, че не знаете, посочете. Винаги трябва да му се даде възможност да се отдръпне, защото целта е да му помогне.

Ако имате отговора, след това отделете време, за да го проверите, да го завършите, така че вашият имейл да е достатъчен за него и че той не трябва да търси допълнителна информация другаде.

Заключението на имейла ви трябва да му покаже, че оставате на разположение, ако имате други въпроси, непосредствено след вашия имейл или дори по-късно.

Шаблон за имейл, за да отговори на искане за информация от колега

Ето шаблон за имейл за отговор на колегата, който иска информация:

Тема: Искане за информация.

[Име на колегата],

Връщам се при вас вследствие на вашето искане относно [обекта на искането].

Ще намерите прикачена папка, съдържаща основните проблеми на тази тема, която според мен може да ви помогне много. Аз също поставям [име на колега] в копие на този имейл, защото това ще ви помогне още по-добре, той работи много по този проект.

Аз оставам на ваше разположение, ако имате други въпроси,

искрено

[Подпис] "