Днес електронната поща е най-добрият начин за комуникация с лекота, бързина и ефективност. За професионален обмен е най-често използваният начин.

За да напишете a професионална пощание трябва да спазваме определени критерии, съвети и правила, които ще се опитаме да ви обясним в цялата статия.

Пример за план за писане на професионален имейл 

Понякога пощата може да бъде сложно за управление в професионален контекст. Планът, който трябва да следвате, за да напишете професионален имейл, трябва да предостави на получателя всички необходими елементи, които са кратки и точни.

За да напишете професионален имейл, можете да приемете следния план:

  • Ясен и явен обект
  • Формула за обжалване
  • Началото, което трябва да разположи контекста на комуникацията
  • Формула за учтивост, която да приключи
  • Подпис

Изберете тема на професионален имейл

Смята се, че професионалист може да получава средно 100 имейла на ден. Следователно трябва да изберете темата на вашия имейл, за да ги насърчите да го отворят. За целта има правила, които трябва да се следват:

1 - Напишете кратък обект

За да увеличите скоростта на отваряне на вашия имейл, експертите препоръчват в идеалния случай да използвате тема с максимум 50 знака.

Имате само малко пространство, за да напишете обекта си, така че трябва да изберете конкретен обект, докато използвате глаголи за действие, свързани със съдържанието на вашия имейл.

Обикновено дългите обекти са слабо четени на смартфоните, които все повече се използват от професионалистите, за да проверяват имейлите си.

2-Персонализирайте предмета на имейла си

Ако е възможно, трябва да посочите името и първото име на вашите контакти на ниво обект. Това е елемент, който може да увеличи скоростта на отваряне.

Поставяйки подробностите за получателя си на нивото на темата на имейла, той ще се почувства ценен и признат, което ще го насърчи да отвори и прочете вашия имейл.

Тялото на професионален имейл 

За да напишете професионален имейл, препоръчително е да напишете ясно тялото на Вашия имейл, без да се отклонявате от темата и всичко това въз основа на определени стандарти на стил и презентация.

Внимавайте да напишете кратък имейл с кратки и точни изречения, които ще дадат повече комфорт на получателя ви.

Ето няколко неща, които трябва да запомните: 

1 - Използвайте класически шрифт

Повечето услуги за електронна поща позволяват на потребителя да избере шрифта и стила на текста. Когато става въпрос за бизнес имейл, изберете класически шрифт като "Times New Roman" или "Arial".

READ  Как да се убедите в професионална среда?

Не се препоръчва използването на декоративен шрифт.

Също така препоръчваме:

  • Приемете четлив размер на шрифта
  • Избягвайте курсив, подчертаване или цветове
  • Не пишете целия текст с главни букви

2 - Писане на добра формула за повикване

За професионален имейл е за предпочитане, както по-горе, да се обърнете към адресата по име, като включите и заглавието на гражданството на лицето, последвано от фамилното му име.

3-Въведете себе си в първия параграф

Ако пишете на някого за първи път (например нов клиент), е много важно да се представим и накратко да обясним целта на вашето послание.

Можете да посветите на тази малка презентация едно или две изречения.

4 - Най-важната информация в приоритет

След представянето ви, отиваме в най-важната точка.

Много интересно е да цитирате най-важната информация в началото на вашия имейл. Ще спестите времето на получателя, като изясните намеренията си.

Трябва да привлечете вниманието на вашия кореспондент и да преминете направо към въпроса.

5 - Използвайте формален речник

Тъй като пишете професионален имейл, трябва да направите добро впечатление.

Препоръчваме ви да напишете пълни изречения в учтив стил.

Не се препоръчва да се използват:

  • Жаргонни думи;
  • Безполезни съкращения;
  • Емотикони или емотикони;
  • Вицове ;
  • Груби думи;

6 - Направете подходящо заключение

За да завършим имейл, трябва да помислим за подписа, който да използваме, за тона, който трябва да приемем, и формулата за учтивост, която да изберем.

Трябва да имаме предвид, че професионалната комуникация остава а високо кодифициран език, Много е важно да знаете правилата и да изберете правилната формула, която да използвате в края на имейла.

Използваната формула трябва да се адаптира към качеството на получателя и контекста на обмена.

Например, ако говорите с ръководител или клиент, можете да използвате „най-добри пожелания“, което е най-подходящата фраза. Докато ако е колега, можем да завършим имейла си с израза „Добър край на деня!“ "

Що се отнася до подписа, можете да зададете имейл софтуера си, за да вмъкнете автоматично персонализиран подпис в края на нашите имейли.

За да бъде ефективен, подписът трябва да е кратък:

  • Не повече от 4 реда;
  • Не повече от 70 знака на ред;
  • Въведете вашето собствено и фамилно име, вашата функция, името на компанията, адреса на вашия уебсайт, вашия телефон и номер на факс и евентуално връзка към вашия профил в LinkedIn или Viadeo;

Типичен пример :

Робърт Холидей

Представител на компанията Y

HTTP: /www.votresite.com

Телефон. : 06 00 00 00 00 / Факс: 06 00 00 00 00

Мобилен: 06 00 00 00 00

Някои вежливи изрази:

  • Сърдечно;
  • С Най-Добри Пожелания ;
  • С Най-Добри Пожелания;
  • С уважение;
  • Сърдечни поздрави;
  • С Най-Добри Пожелания ;
  • Ваша,
  • Удоволствие е да те видя отново;
  • Топли поздрави ...
READ  Пример за писмо, за да поискате отпуск без заплащане.

За хора, които познаваме особено добре, можем да използваме сърдечни формули като „здравей“, „приятелства“, „ще се видим“ ...

Други примери за класически формули:

  • Моля, приемете, господине / госпожо, изражението на моите отличени чувства;
  • Моля, приемете, сър / госпожо, израза на моите сърдечни поздрави;
  • Моля, приемете, сър / госпожо, моите най-добри пожелания;
  • Моля, приемете, господине / госпожо, моите уважителни и всеотдайни чувства;
  • Моля, приемете, сър / госпожо, моите искрени поздрави;
  • Моля, приемете, сър / госпожо, израза на най-дълбокото ми уважение;
  • Като ви помоля да приемете моите най-добри пожелания;
  • Благодаря ви за вниманието към молбата ми;
  • Уважайте се да приемете, сър / госпожо, почитта на моето дълбоко уважение;
  • Докато чакате да прочетете от вас, моля приемете, господине / госпожо, моите най-дълбоки почитания;
  • С моите благодарности ви моля да намерите тук, сър / госпожо, израза на моите отличени чувства;

7-Включете прикачени файлове

По отношение на прикачените файлове, не забравяйте да информирате получателя, като го споменавате в тялото на вашия имейл с любезното съдействие.

Много интересно е да се спомене размерът и броят на прикачените файлове към получателя.

Фокус: Обърнатата пирамида

По отношение на така наречения метод на обратната пирамида, той се състои в това да започнете текста на вашия професионален имейл с основната информация от вашето съобщение и след това да продължите с другата информация в низходящ ред на важност.

Но защо да приемаме този метод?

Обикновено първото изречение се чете по-добре от останалата част на съобщението. Трябва да е привлекателно. Приемайки метода на обърнатата пирамида, можем лесно да привлечем вниманието на читателя и да го накараме да иска да прочете имейла до края.

Що се отнася до писането, препоръчително е да се използват максимум четири параграфи от 3 до 4 линии, като се акцентира върху конкретна идея за всеки параграф.

Ако искате да възприемете този метод, ви съветваме да използвате:

  • относително кратки изречения;
  • свързване на думи за свързване на изреченията заедно;
  • текущ и професионален език.

 

                                                    REMINDER 

 

Както разбрахте, професионалният имейл няма нищо общо с такъв, изпратен на приятел. Има правила, които трябва да се спазват до буква.

1 - Внимателно третирайте предмета

Както ясно посочихме, трябва правилно да напишете полето за тема (или темата) на вашия професионален имейл. Тя трябва да бъде кратка и изрична. Вашият получател трябва незабавно да разбере съдържанието на вашия имейл. Следователно той може да реши дали да го отвори веднага или да го прочете по-късно.

2 - Да бъдеш учтив

Както добре разбрахте, е необходимо да използвате формулите за поздрав и учтивост в контекст.

Формулите трябва да бъдат кратки и много добре подбрани.

3 - Правилни правописни грешки

Преди всичко трябва да прочетете повторно имейла си и да сте сигурни, че не сте забравили необходимата информация и защо да не го прочетете. Много интересно е да има мнение на друго лице.

За да коригирате грешките в правописа и граматиката, ви съветваме да копирате и поставите електронната си поща на текстов редактор и да извършите автоматична проверка. Дори ако този софтуер не отстрани всички грешки, той може да ви помогне. Друга възможност е да инвестирате в професионален софтуер за корекция.

READ  Професионален имейл подпис

4 - Подпишете имейла си

Много е важно да добавите подпис към професионалния си имейл. Трябва да следвате правилата, изброени по-горе, за да напишете професионален подпис.

Като споменаваме различната информация, свързана с вашата функция, вашата компания ... вашият получател ще разбере бързо с кого се занимава.

5 - Персонализирайте имейла си

Ако е общо, пощата е по-малко вероятно да бъде прочетена. Трябва да накарате получателя да почувства, че пощата му е адресирана само до него. Така че трябва да персонализирате обекта и да изберете формулата, която да приемете, за да стартирате имейла си.

Ако това е групова поща, е важно да създадете различни списъци според характеристиките на вашите получатели, техните предпочитания, техните интереси и местоположението им. Сегментирането на вашите получатели ви позволява да увеличите скоростта на отваряне на вашите имейли.

6-Дайте желание да отворите пощата

Когато пишете професионален имейл, винаги трябва да решите, че получателят иска да го отвори. Обикновено обектът е първият елемент, който принуждава кореспондента да отвори имейла ви и да го прочете. Така че трябва да придадете по-голямо значение на обекта си, да го излекувате и да го направите колкото е възможно по-привлекателен.

В същия смисъл първите две изречения на имейла ви трябва да накарат получателя да продължи да чете. Препоръчва се да цитирате най-важната информация в началото на електронната си поща и да задействате любопитството на вашия кореспондент.

7-Избягвайте измамни обекти

Никога не трябва да използвате подвеждащ обект, за да увеличите скоростта на отваряне на имейлите си.

Трябва да знаете, че вашият имейл предава Вашия имидж (или този на Вашата компания), така че е много важно да се избягват провокативни и подвеждащи предмети. Предметът трябва да съответства на съдържанието на имейла ви.

8 - Поставете се на мястото на читателя

Емпатията е много важен елемент, който трябва да се вземе предвид. Трябва да се поставите на мястото на получателя, за да напишете правилно темата на вашия имейл и да го направите привлекателен. Трябва да се поставите на мястото на вашия кореспондент и да изброите поредица от въпроси, които той може да си зададе. Именно от отговорите можете да адаптирате заглавието на вашия имейл.

9-Използвайте професионален имейл адрес

Личните адреси като lovelygirl @ ... или джентълмен @ ... са абсолютно забранени. В контекста на професионалните отношения никога не говорим на събеседник, който използва този вид електронни адреси.

Препоръчва се да използвате професионален имейл адрес или поне личен адрес с вашето име и фамилия.

Професионалният имейл изисква много добра комуникация, точен речник, кратък текст, ясна заявка и безупречен правопис. С приемането на правилата, съветите и съветите, които току-що цитирахме, можете да напишете атрактивен имейл, който веднага ще заинтересува вашия получател и ще предизвика неговия интерес.