Когато някои служители отсъстват по различни причини, без да уведомят своя ръководител или мениджър, те не знаят как да изразят мнението си. За други също им е трудно да поискат кратък отпуск, когато имат няколко лични проблеми да се плаща.
Въздействието на отсъствието ви зависи до голяма степен от естеството на вашата работа и от политиката, която съществува на работното ви място. Вашето отсъствие, особено ако не е обявено предварително, може да бъде много скъпо за вашата организация. Ето защо, преди да вземете решение да бъдете далеч, помислете за това. Ако това се случи или се е случило, използването на имейл, за да се извините или обясните на своя ръководител, е чудесен начин за ефективна и бърза комуникация.
Преди да напишете имейл с обосновка
Тази статия има за цел да покаже как служител с една или повече основателни причини може да оправдае нуждата си да отсъства или причината, поради която не може да присъства на длъжността си. Като служител е важно да сте сигурни във възможните последици от отсъствие без отпуск. Няма гаранция, че имейлът за извинение ще получи положителен отговор. По същия начин няма гаранция, че когато напишете имейл с молба за почивка от работа, той ще бъде приет положително.
Въпреки това, когато трябва да отсъствате по спешни причини и не можете да се свържете с шефа си, важно е да напишете имейл възможно най-скоро, съдържащ точните причини за това отсъствие. По същия начин, когато знаете предварително, че трябва да се справите с важни лични или семейни въпроси, е разумно да го направите състави имейл съдържащи извиненията си за неудобството и няколко пояснения, ако е възможно. Правите това с надеждата да сведете до минимум влиянието на личния си живот върху вашата работа.
И накрая, уверете се, че сте запознати с политиката и протокола на вашата компания за това как да отсъствате от вашата група. Компанията може да направи определени отстъпки в случай на извънредна ситуация и да осигури начин за управлението им. Вероятно ще има политика за броя на дните между, когато трябва да кандидатствате, и дните, в които ще отсъствате.
Указания за написването на имейла
Използвайте формален стил
Този имейл е официален. Трябва да е написано в официален стил. От темата до заключението всичко трябва да е професионално. Вашият ръководител, заедно с всички останали, очаква от вас да изразите сериозността на ситуацията във вашия имейл. Вашият случай е по-вероятно да бъде чут, когато напишете такъв имейл в официален стил.
Изпратете имейла по-рано
Вече подчертахме, че е важно да спазваме политиката на компанията. Също така имайте предвид, че ако трябва да напишете имейл с професионално извинение, важно е да го направите възможно най-скоро. Това е особено наложително, когато не сте успели и не сте дошли на работа без разрешение. Уведомяването на вашия шеф по-рано след неоправдано отсъствие може да избегне предупреждение. Уведомявайки Ви предварително за случая на непреодолима сила, в която се намирате, ще помогнете на компанията да избере подходяща замяна или да уреди.
Бъдете кратки с подробностите
Бъдете кратки. Не е нужно да навлизате в подробности за случилото се, което ви е накарало да не сте там или скоро да отсъствате. Просто споменете важните факти. Ако поискате разрешение предварително, посочете дните, в които възнамерявате да отсъствате. Бъдете конкретни с датите, не давайте прогнози.
Предложете помощ
Когато пишете имейл с извинение за отсъствието, не забравяйте да покажете, че ви е грижа за производителността на компанията. Не е добре просто да кажете, че ще отсъствате, да предложите да направите нещо, което ще намали ефекта от вашето отсъствие. Например, можете да направите това, когато се върнете или говорите с колега, който да ви замени. Някои компании може да имат политики като удръжки от заплати за дни. Затова се опитайте да разберете напълно фирмената политика и как можете да работите с нея.
Пример за имейл 1: Как да напишете имейл за извинение (след като пропуснете работен ден)
Предмет: Доказателство за отсъствие от 19г
Здравейте г-н Guillou,
Моля, приемете този имейл като официално известие, че не можах да присъствам на работа на 19 ноември 2018 г. поради настинка. Лиъм и Артър заеха моето място в мое отсъствие. Те изпълниха всички възложени ми задачи за този ден.
Извинявам се, че не мога да общувам с вас преди да напусна работа. Съжалявам, ако е имало неудобство за бизнеса.
Прикачих медицинското си свидетелство към този имейл.
Моля, уведомете ме, ако имате нужда от допълнителна информация.
Благодарим ви, че разбрахте.
С уважение,
Итън Гаудин
Пример за имейл 2: Как да напишете имейл за извинение за бъдещо отсъствие от вашата работа
Тема: Управление на деня на отсъствието 17 / 12 / 2018
Уважаема госпожо Паскал,
Моля, приемете този имейл като официално известие, че ще отсъствам от работа на 17 декември 2018 г. Този ден ще се явя като професионален свидетел в съда. Уведомих ви за призовката ми в съда миналата седмица и за наложителната нужда да присъствам.
Сключих споразумение с Gabin Thibault от IT отдела, който в момента е в отпуск, за да ме замести. По време на съдебните паузи ще се обадя да видя дали има нужда от помощ.
Благодаря.
С уважение,
Ема Вали
