В тази статия обясняваме как да напишете имейл, за да оправдаете забавяне, независимо дали става дума за забавяне сутрин или забавяне на крайните срокове за извършване на работата ви.
Защо да оправдаваме забавяне?
Има няколко случая, в които ще трябва да оправдаете забавяне. Това може да се дължи на факта, че сте закъснели за работа поради неочаквано събитие или защото сте закъснели за работа. Във всеки случай е важно да се оправдае забавянето Ви по валидни причини и да се извините на вашия ръководител.
Бъдете сигурни, забавянето не може да бъде причина за уволнение, ако е изолирано или случайно! Все пак е важно да го оправдаете, за да покажете добросъвестността си.
Някои съвети за оправдаване на забавяне по имейл
Когато оправдаете забавяне електронна пощатрябва да подкрепите обосновката си, така че да е достоверна, защото нямате възможността да убедите с израза на лицето.
На първо място, важно е да започнете да се извинявате за забавянето си. Ако закъснението не зависи от вас, вашият ръководител трябва да го разбере. Ако закъснението е ваше, не е нужно да се самозапалвате, но моля, извинете си и уточнете, че ще се уверите, че това няма да се случи отново.
След това, доколкото е възможно, подкрепете обосновката си с веществени доказателства. Ако закъснявате за медицинска среща (например кръвен тест), трябва да можете да покажете медицинско свидетелство. По същия начин, ако сте върнали работа късно, защото не сте получили отговора от събеседника си по-рано: прикачете копие на закъснелия отговор към вашия имейл.
Шаблон за имейл, за да оправдае забавяне
Ето един модел, който трябва да следваме, за да оправдаем забавяне по електронната поща, ако вземем примера за медицинска среща, която продължи по-дълго от очакваното.
Тема: Забавяне поради медицинско назначение
Господине / госпожо,
Извинявам се, че закъсня тази сутрин.
Направих среща за рутинна медицинска проверка в 8h, което отне повече от очакваното. Приложено е удостоверението за този изпит.
Надявам се, че нямате никакви проблеми с моето отсъствие и аз ви благодаря за вашето разбиране
С уважение,
[Електронен подпис]
Ето десет допълнителни модела, които можете да адаптирате към вашата ситуация
Имейл 1: Забавяне поради болно дете
Здравейте [име на ръководител],
С настоящото се извинявам за забавянето на ...
За съжаление това забавяне се дължи на извънредна ситуация извън моя контрол, тъй като малкото ми дете се разболя тежко. Бях принуден да го заведа спешно на лекар. Опитах се да направя всичко възможно да наваксам и пристигнах ... часове закъснение.
Като съзнавам трудностите, които това закъснение може да причини, бих искал да ви изкажа искрените си извинения. Няма да се поколебая бързо да наваксам забавянето на текущите файлове, ако е необходимо, за да избегна неудобства.
Моля, приемете, госпожо / господине, израза на най-добри поздрави.
[Електронен подпис]
Имейл 2: Закъснение на влак
Здравейте [име на ръководител],
Позволявам си да ви пиша, за да се извиня за забавянето ми от ... часове на .......
Всъщност този ден влакът ми беше отменен, когато пристигнах на гарата, без предварително съобщение ден преди или преди да напусна дома си. Закъснението на влака е причинено от багаж по релсите, което пречи на влаковете да се движат в продължение на ... часове.
Извинявам се дълбоко за това забавяне извън моя контрол. Ще направя необходимото, за да компенсирам изгубените часове, за да финализирам текущите файлове и да избегна наказание на целия екип по този проект.
Оставам на ваше разположение изцяло и моля, приемете израза на най-голямо уважение.
С уважение,
[Електронен подпис]
Имейл 3: Забавяне поради задръствания
Здравейте [име на ръководител],
С настоящото искам да ви се извиня, че закъсняхте за срещата на…. което трябваше да се проведе в ... .. часа.
Този ден наистина бях закъсал в движение за ... часове поради сериозна пътна катастрофа. Няколко ленти бяха затворени, за да могат да преминат спешните служби, което доведе до значително забавяне на трафика.
Искрено съжалявам за това неочаквано закъснение, ще остана още малко в офиса, за да компенсирам изгубеното време и да отбележа темите, обсъдени по време на срещата.
Благодаря ви предварително за разбирането и ви моля да повярвате в израза на моите най-добри пожелания.
[Електронен подпис]
Имейл 4: Забавяне поради сняг
Здравейте [име на ръководител],
Връщам се при вас относно закъснението ми на ... ... от ... .. часа.
... / ... / .... , валеше през нощта. Когато се събудих, всички пътни ленти бяха станали непроходими поради количеството сняг и липсата на осоляване на пътищата.
Опитах се да дойда до офиса с обществения транспорт така или иначе, но нито един влак не се движеше, защото всички релси бяха покрити със сняг. Трябваше да изчакам до ... часове преди да взема влак.
Искрено се извинявам за това непредвидено събитие, ще направя необходимото, за да удължа закъснението в работата си поради този инцидент.
Надявайки се, че този инцидент не ви е наложил твърде много, моля, приемете израза на най-добри поздрави.
[Електронен подпис]
Имейл 5: Забавяне поради велосипедна катастрофа
Здравейте [име на ръководител],
Бих искал да използвам това съобщение, за да обясня закъснението, което имах тази сутрин.
Всъщност всеки ден карам с колело на работа. Днес, като поех по обичайния ми маршрут, една кола ме отряза и опасно ме събори. Имах изкривен глезен и трябваше да отида в спешното отделение за някакво лечение. Това обяснява защо трябваше да отсъствам голяма част от сутринта, но дойдох на работа директно от болницата.
Също така, искрено се извинявам за това забавяне извън моя контрол и за причинените неудобства. Ще продължа напред със забавянето, за да избегна причиняване на предразсъдъци за целия екип.
Оставайки на ваше разположение,
С уважение,
[Електронен подпис]
Имейл 6: Забавяне от 45 минути поради треска
Здравейте [име на ръководител],
Бих искал да се извиня дълбоко за закъснението си от ..... 45 минути.
Наистина имах температура през нощта на ... .. Пих лекарство, но на сутринта, когато се събудих, имах силно главоболие и все още се чувствах малко зле. Изчаках няколко минути по-дълго от обикновено, докато болестта отмине, преди да дойда на работа в добри условия.
Това обяснява закъснението ми от 45 минути, за което бих искал да се извиня искрено. Надявам се, че не съм ви причинил никаква вреда. Ще си позволя да остана малко по-късно тази вечер, за да компенсирам това закъснение.
Благодаря ви за разбирането и аз съм на ваше разположение.
[Електронен подпис]
Имейл 7: Забавяне поради повреда на автомобила
Здравейте [име на ръководител],
Поради повредата на колата ми си позволявам да ви пиша, за да ви предупредя, че ще закъснея до ... минути / часове тази сутрин.
Всъщност трябваше да го оставя спешно в гаража, преди да дойда да взема обществения транспорт. Надявам се да пристигна в офиса в ... максимум часове.
Искрено се извинявам за неудобството и ще направя необходимото, за да компенсирам това забавяне. За ваша информация възнамерявам да ви изпратя файла, който да бъде върнат днес най-късно в ... часа.
Благодаря ви за разбирането и оставам на разположение по телефона и имейла, докато пристигна в офиса.
С уважение,
[Електронен подпис]
Имейл 8: Забавяне поради училищна среща
Здравейте [име на ръководител],
Бих искал с това кратко съобщение да се извиня за закъснението си от…. часа тази сутрин.
За съжаление имах спешна среща в училището на детето ми много рано тази сутрин. Което отне малко повече време от очакваното. Срещата, която трябваше да се проведе от 7:30 до 8:15 ч., Най-накрая приключи в…. време. Направих всичко възможно да стигна до офиса възможно най-бързо.
Извинявам се за този инцидент. Ще предприема стъпките си, за да компенсирам закъснението в файловете на деня, с надеждата да не съм наказал екипа.
Благодаря за разбирането,
С уважение,
[Електронен подпис]
Имейл 9: Забавяне поради повикване за събуждане
Здравейте [име на ръководител],
Бих искал да се извиня за закъснението си от ... минути / часове.
Всъщност онази сутрин не чух да ми звъни будилникът и пропуснах влака, с който обикновено минавам, за да стигна до работа. Следващият влак беше половин час по-късно, което обяснява голямото закъснение. Искрено се извинявам за този инцидент, който се случи за първи път от няколко години.
Възнамерявам да се уверя, че подобна ситуация няма да се повтори в бъдеще, и да наваксам, оставайки малко по-късно днес в офиса.
С надеждата, че не съм ви притеснил прекалено много с този инцидент, моля, приемете израза на най-дълбокото ми уважение.
[Електронен подпис]
Имейл 10: Забавяне поради предупреждение
Здравейте [име на ръководител],
Пиша, за да се извиня за закъснението си от .... ...
Всъщност този ден беше организирана национална стачка, през която общественият транспорт и автомобилистите не можеха да циркулират в обичайни условия. Следователно за мен беше невъзможно да стигна до работа навреме, защото не можех нито да използвам колата си, нито да взема обществен транспорт.
Също така трябваше да изчакам ситуацията да се върне към горе-долу нормалното, за да взема следващия влак до….
Извинявам се за този инцидент извън моя контрол. Вече ви изпратих своя принос към проекта .... което се дължи за днес.
Оставайки на ваше разположение, за да го обсъдите,
[Електронен подпис]
