Печат Friendly, PDF & Email

Електронната поща отдавна е важен инструмент за бизнес комуникации, но проучване, проведено от Sendmail. Разкри, че е предизвикало напрежение, объркване или други негативни последици за 64% от професионалистите.

И така, как можете да избегнете това с имейлите си? И как можете да пишете имейли, които дават желаните резултати? В тази статия разглеждаме стратегиите, които можете да използвате, за да гарантирате, че използването на имейли е ясно, ефективно и успешно.

Средностатистическият офис служител получава за имейли 80 на ден. С този обем поща отделните съобщения могат лесно да бъдат забравени. Следвайте тези прости правила, така че вашите имейли да бъдат забелязани и използвани.

  1. Не комуникирайте прекалено много по имейл.
  2. Използвайте добре обектите.
  3. Изпращайте ясни и кратки съобщения.
  4. Бъдете учтив.
  5. Проверете своя тон.
  6. Прочетете отново.

Не комуникирайте прекалено много по имейл

Един от най-големите източници на стрес на работното място е големият брой имейли, които хората получават. Така че, преди да започнете да пишете имейл, запитайте се: "Наистина ли е необходимо?"

В този контекст трябва да използвате телефона или месинджъра, за да се справите с проблеми, които може да са обект на обратна връзка. Използвайте инструмент за планиране на комуникациите и идентифицирайте най-подходящите канали за различни типове съобщения.

Когато е възможно, давайте лошите новини лично. Тя ви помага да общувате с емпатия, състрадание и разбиране и да се изкупите, ако посланието ви е било погрешно взето.

Използвайте добре обектите

Заглавието на вестник има две функции: той улавя вниманието ви и обобщава статията, така че можете да решите дали да я прочетете или не. Темата на вашето електронно съобщение трябва да направи същото.

Обект е по-вероятно да бъде пренебрегнат или отхвърлен като „спам“. Затова винаги използвайте няколко добре подбрани думи, за да посочите на получателя съдържанието наелектронна поща.

Може да искате да включите датата в темата, ако съобщението ви е част от поредица от обикновени имейли, като например седмичен отчет за проекта. За съобщение, което изисква отговор, можете да включите и покана за действие, например „Моля, преди ноември 7“.

READ  Точен списък и четливост

Добре написана тема, като тази по-долу, предоставя най-важната информация, без получателят дори да се налага да отваря имейла. Това служи като покана, която напомня на получателите на срещата ви всеки път, когато посещават входящата си поща.

 

Лош пример Добър пример
 
Тема: среща Тема: Среща по процеса GATEWAY - 09h 25 февруари 2018

 

Пазете съобщенията ясни и кратки

Имейлите, както и традиционните бизнес писма, трябва да бъдат ясни и кратки. Дръжте изреченията си кратки и точни. Тялото на електронното писмо трябва да бъде директно и информативно и да съдържа цялата необходима информация.

За разлика от традиционните писма, изпращането на няколко имейла не струва повече от изпращането. Така че, ако имате нужда да общувате с някой по различни теми, помислете за написването на отделен имейл за всеки. Това изяснява посланието и позволява на кореспондента да отговори по един въпрос.

 

Лош пример Добър пример
Предмет: Ревизии на доклада за продажбите

 

Здравей, Мишлен,

 

Благодарим ви, че изпратихте този доклад миналата седмица. Прочетох го вчера и чувствам, че глава 2 изисква по-конкретна информация за нашите продажби. Аз също мисля, че тонът може да бъде по-формален.

 

Освен това исках да ви информирам, че този петък насрочих среща с отдела за връзки с обществеността относно новата рекламна кампания. Тя е в 11h00 и ще бъде в малката конферентна зала.

 

Моля, уведомете ме, ако сте на разположение.

 

Благодаря ви,

 

Camille

Предмет: Ревизии на доклада за продажбите

 

Здравей, Мишлен,

 

Благодарим ви, че изпратихте този доклад миналата седмица. Прочетох го вчера и чувствам, че глава 2 изисква по-конкретна информация за нашите продажби.

 

Аз също мисля, че тонът може да бъде по-формален.

 

Бихте ли го променили с тези коментари?

 

Благодаря ви за усилената работа!

 

Camille

 

(Камил изпраща друг имейл за PR срещата.)

 

Важно е да се намери баланс тук. Не искате да бомбардирате някого с имейли и има смисъл да комбинирате множество свързани точки в една поща. Когато това се случи, опростете го с номерирани параграфи или точки и помислете за „разбиване“ на информацията на малки, добре организирани единици за по-лесно усвояване.

Също така имайте предвид, че в добрия пример по-горе, Камил уточнява какво иска да направи Мишлен (в този случай, променя доклада). Ако помагате на хората да знаят какво искате, има по-голям шанс да ви го дадат.

Бъдете учтив

Хората често мислят, че имейлите могат да бъдат по-малко формални от традиционните. Но посланията, които изпращате, са отражение на собствения ви професионализъм, ценностите и вниманието към детайлите са важни, така че е необходимо определено ниво на формалност.

Освен ако не сте в добри отношения с някого, избягвайте неформален език, жаргон, жаргон и неподходящи съкращения. Емотиконите могат да помогнат за изясняване на вашите намерения, но най-добре е да ги използвате само с хора, които познавате добре.

Затворете съобщението си с "Искрено", "Добър ден / вечер за вас" или "Добро за вас", в зависимост от ситуацията.

Получателите могат да решат да отпечатват имейли и да ги споделят с други хора, така че винаги бъдете учтиви.

Проверете тона

Когато се срещаме с хората лице в лице, ние използваме езика на тялото, вокалните тонове и израженията на лицето, за да преценим как се чувстват. Електронната поща ни лишава от тази информация, което означава, че не можем да знаем кога хората са разбрали погрешно нашите послания.

Вашият избор на думи, дължина на изречението, пунктуация и главни букви лесно може да се тълкува погрешно без визуални и слухови сигнали. В първия пример по-долу Луиз може да мисли, че Ян е разочарован или гневен, но в действителност се чувства добре.

 

Лош пример Добър пример
Луиз,

 

Имам нужда от вашия доклад преди 17 днес или ще ми липсва краен срок.

 

Yann

Здравей Луиз,

 

Благодаря ви за усилената работа по този доклад. Можете ли да ми дадете версията си преди 17 часа, така че да не пропусна срокът си?

 

Merci d'Avance,

 

Yann

 

Помислете за "чувството" на вашия имейл емоционално. Ако намеренията или емоциите ви могат да бъдат разбрани погрешно, намерете по-малко неясен начин за формулиране на думите си.

коригиране

И накрая, преди да кликнете върху „Изпращане“, отделете малко време, за да проверите дали имейла ви съдържа правописни, граматични и пунктуационни грешки. Вашите имейли са част от професионалния ви имидж като дрехите, които носите. Ето защо се налага да се изпрати поредица съобщение, съдържащо грешки.

По време на коригирането внимавайте с дължината на имейла си. По-вероятно е хората да четат кратки, кратки имейли, отколкото дълги, изключени имейли, затова се уверете, че имейлите са възможно най-кратки, без да изключвате необходимата информация.

Ключови моменти

Повечето от нас прекарват добра част от деня си в четете и съставяйте имейли, Но съобщенията, които изпращаме, могат да бъдат объркващи за другите.

За да напишете ефективни имейли, попитайте се първо дали наистина трябва да използвате този канал. Понякога е по-добре да вземете телефона.

Направете своите имейли кратки и точни. Изпращайте ги само на хора, които наистина трябва да ги видят и ясно да посочат какво бихте желали получателят да направи по-нататък.

Не забравяйте, че вашите имейли са отражение на вашия професионализъм, ценности и внимание към детайла. Опитайте се да си представите как другите могат да интерпретират тона на вашето послание. Бъдете любезни и винаги проверявайте това, което сте написали, преди да кликнете върху „изпрати“.