Имейлът отдавна е основен инструмент за бизнес комуникация, но анкета, проведена от Sendmail. Разкрито е предизвикало напрежение, объркване или други негативни последици за 64% от професионалистите.
И така, как можете да избегнете това с имейлите си? И как можете да пишете имейли, които дават желаните резултати? В тази статия разглеждаме стратегиите, които можете да използвате, за да гарантирате, че използването на имейли е ясно, ефективно и успешно.
Средностатистическият офис служител получава за имейли 80 на ден. С този обем поща отделните съобщения могат лесно да бъдат забравени. Следвайте тези прости правила, така че вашите имейли да бъдат забелязани и използвани.
- Не комуникирайте прекалено много по имейл.
- Използвайте добре обектите.
- Изпращайте ясни и кратки съобщения.
- Бъдете учтив.
- Проверете своя тон.
- Прочетете отново.
Не комуникирайте прекалено много по имейл
Един от най-големите източници на стрес на работното място е огромният обем имейли, които хората получават. Така че, преди да започнете да пишете имейл, запитайте се: „Това наистина ли е необходимо?“
В този контекст трябва да използвате телефона или незабавните съобщения, за да се справите с въпроси, които вероятно ще бъдат обект на повторни дискусии. Използвайте инструмент за планиране на комуникациите и идентифицирайте най-добрите канали за различни типове съобщения.
Когато е възможно, давайте лошите новини лично. Тя ви помага да общувате с емпатия, състрадание и разбиране и да се изкупите, ако посланието ви е било погрешно взето.
Използвайте добре обектите
Заглавието във вестника прави две неща: привлича вниманието ви и обобщава статията, за да можете да решите дали да я прочетете или не. Темата на вашия имейл трябва да направи същото.
Обект празното място е по-вероятно да бъде пренебрегнато или отхвърлено като „спам“. Затова винаги използвайте няколко добре подбрани думи, за да кажете на получателя за какво е имейлът.
Може да искате да включите датата в реда за тема, ако вашето съобщение е част от редовна поредица от имейли, като например седмичен отчет за проекта. За съобщение, което изисква отговор, можете също да включите призив за действие, като например „Моля до 7 ноември“.
Добре написана тема, като тази по-долу, предоставя най-важната информация, без дори да се налага получателят да отваря имейла. Това служи като подкана, която напомня на получателите за вашата среща, когато проверят входящата си кутия.
| Лош пример Добър пример |
|
| Тема: среща | Тема: Среща по процеса GATEWAY - 09h 25 февруари 2018 |
Пазете съобщенията ясни и кратки
Имейлите, както и традиционните бизнес писма, трябва да бъдат ясни и кратки. Дръжте изреченията си кратки и точни. Тялото на електронното писмо трябва да бъде директно и информативно и да съдържа цялата необходима информация.
За разлика от традиционните писма, изпращането на множество имейли не струва повече от изпращането на един. Така че, ако трябва да общувате с някого по редица различни теми, помислете за написването на отделен имейл за всяка. Това изяснява съобщението и позволява на вашия кореспондент да отговаря на една тема в даден момент.
| Лош пример | Добър пример |
| Предмет: Ревизии на доклада за продажбите
Здравей, Мишлен,
Благодарим ви, че изпратихте този отчет миналата седмица. Прочетох го вчера и смятам, че Глава 2 изисква по-конкретна информация за нашите продажби. Също така мисля, че тонът може да бъде по-официален.
Освен това исках да ви информирам, че съм насрочил среща с отдела за връзки с обществеността относно новата рекламна кампания този петък. Тя е в 11:00 ч. и ще бъде в малката конферентна зала.
Моля, уведомете ме дали сте на разположение.
Благодаря ви,
Camille |
Предмет: Ревизии на доклада за продажбите
Здравей, Мишлен,
Благодарим ви, че изпратихте този отчет миналата седмица. Прочетох го вчера и смятам, че Глава 2 изисква по-конкретна информация за нашите продажби.
Аз също мисля, че тонът може да бъде по-формален.
Бихте ли го променили с тези коментари?
Благодаря ви за усилената работа!
Camille
(Камил изпраща друг имейл за PR срещата.) |
Тук е важно да се постигне баланс. Не искате да бомбардирате някого с имейли и има смисъл да комбинирате няколко свързани точки в една публикация. Когато това се случи, опростете го с номерирани абзаци или точки и помислете за „разрязване“ на информацията на малки, добре организирани единици, за да я усвоите по-лесно.
Също така имайте предвид, че в добрия пример по-горе Камил посочи какво иска да направи Michelin (в този случай промените отчета). Ако помогнете на хората да разберат какво искате, е по-вероятно да ви го дадат.
Бъдете учтив
Хората често мислят, че имейлите могат да бъдат по-малко формални от традиционните. Но посланията, които изпращате, са отражение на собствения ви професионализъм, ценностите и вниманието към детайлите са важни, така че е необходимо определено ниво на формалност.
Освен ако не сте в добри отношения с някого, избягвайте неформален език, жаргон, жаргон и неподходящи съкращения. Емотиконите могат да бъдат полезни за изясняване на вашето намерение, но е най-добре да ги използвате само с хора, които познавате добре.
Затворете съобщението си с "Искрено", "Добър ден / вечер за вас" или "Добро за вас", в зависимост от ситуацията.
Получателите могат да изберат да отпечатват имейли и да ги споделят с други, така че винаги бъдете учтиви.
Проверете тона
Когато се срещаме с хората лице в лице, ние използваме езика на тялото, вокалните тонове и израженията на лицето, за да преценим как се чувстват. Електронната поща ни лишава от тази информация, което означава, че не можем да знаем кога хората са разбрали погрешно нашите послания.
Вашият избор на думи, дължина на изречението, пунктуация и главни букви могат лесно да бъдат тълкувани погрешно без визуални и слухови сигнали. В първия пример по-долу Луиз може да си помисли, че Ян е разочарован или ядосан, но в действителност той се чувства добре.
| Лош пример | Добър пример |
| Луиз,
Имам нужда от вашия доклад до 17:XNUMX днес или ще пропусна крайния си срок.
Yann |
Здравей Луиз,
Благодаря ви за усилената работа по този доклад. Можете ли да ми дадете версията си преди 17 часа, така че да не пропусна срокът си?
Благодаря ви предварително,
Yann |
Помислете за "чувството" на вашия имейл емоционално. Ако намеренията или емоциите ви могат да бъдат разбрани погрешно, намерете по-малко неясен начин за формулиране на думите си.
коригиране
И накрая, преди да щракнете върху „Изпращане“, отделете малко време, за да проверите имейла си за правописни, граматически и пунктуационни грешки. Вашите имейли са също толкова част от професионалния ви имидж, колкото и дрехите, които носите. Поради това е недоволно да се изпрати съобщение, съдържащо грешки в сериите.
По време на коригирането внимавайте с дължината на имейла си. По-вероятно е хората да четат кратки, кратки имейли, отколкото дълги, изключени имейли, затова се уверете, че имейлите са възможно най-кратки, без да изключвате необходимата информация.
Ключови моменти
Повечето от нас прекарват добра част от деня си в четете и съставяйте имейли, Но съобщенията, които изпращаме, могат да бъдат объркващи за другите.
За да напишете ефективни имейли, попитайте се първо дали наистина трябва да използвате този канал. Понякога е по-добре да вземете телефона.
Направете своите имейли кратки и точни. Изпращайте ги само на хора, които наистина трябва да ги видят и ясно да посочат какво бихте желали получателят да направи по-нататък.
Не забравяйте, че вашите имейли са отражение на вашия професионализъм, вашите ценности и вниманието ви към детайлите. Опитайте се да си представите как другите биха могли да тълкуват тона на вашето съобщение. Бъдете учтиви и винаги проверявайте отново какво сте написали, преди да натиснете „изпрати“.
