Имейлът е предпочитаният инструмент за комуникация за повечето от нас. Имейлът е страхотен, защото не е нужно да сте на разположение едновременно с вашия събеседник, за да общувате. Това ни позволява да продължим напред по текущи проблеми, когато нашите колеги не са на разположение или са на другия край на света.

Въпреки това, повечето от нас се давят в безкраен списък с имейли. Според доклад, публикуван през 2016 г., средният бизнес потребител получава и изпраща повече от 100 имейла на ден.

В допълнение, имейлите са твърде лесно погрешно разбрани. Неотдавнашно проучване на Sendmail установи, че 64% от хората са изпратили или получили имейл, който е причинил гняв или неволно объркване.

Поради обема на имейлите, които изпращаме и получаваме, и тъй като имейлите често се тълкуват неправилно, важно е да ги напишем по ясен и сбит начин.

Как правилно да напиша професионална електронна поща

Писането на кратки и точни имейли ще намали времето, прекарано в управление на имейли, и ще ви направи по-продуктивни. Като поддържате имейлите си кратки, вероятно ще отделите по-малко време за имейли и повече време за други задачи. Въпреки това ясното писане е умение. Както всички умения, ще трябва работа по неговото развитие.

В началото може да ви отнеме толкова време да пишете кратки имейли, колкото да пишете дълги имейли. Въпреки това, дори и това да е така, вие ще помогнете на вашите колеги, клиенти или служители да бъдат по-продуктивни, защото ще добавите по-малко претрупване във входящата им кутия, което ще им помогне да ви отговорят по-бързо.

Като пишете ясно, ще бъдете известен като човек, който знае какво иска и върши нещата. И двете са добри за вашите перспективи за кариера.

И така, какво е необходимо, за да се пишат ясни, кратки и професионални имейли?

Определете целта си

Ясните имейли винаги имат ясна цел.

Всеки път, когато седнете да напишете имейл, отделете няколко секунди, за да се запитате: „Защо изпращам това? Какво да очаквам от получателя?

Ако не можете да отговорите на тези въпроси, не трябва да изпращате имейли. Писане на електронна поща, без да знаете какво ви трябва, губите времето си и това на получателя. Ако не знаете точно какво искате, ще бъде трудно да се изразявате ясно и сбито.

Използвайте правилото "Едно нещо"

Имейлите не са заместител на срещите. При бизнес срещи, колкото повече точки от дневния ред работите, толкова по-продуктивна е срещата.

С електронните писма е вярно обратното. Колкото по-малко включвате различни теми в имейлите си, толкова повече неща ще бъдат разбираеми за вашия събеседник.

Ето защо е добра идея да практикувате правилото „едно по едно“. Уверете се, че всеки имейл, който изпращате, е за едно нещо. Ако трябва да комуникирате за друг проект, напишете друг имейл.

Също така е добър момент да се запитате: „Наистина ли е необходим този имейл?“ Отново само абсолютно необходимите имейли свидетелстват за уважението на лицето, на което изпращате имейли.

Практика на емпатия

Емпатията е способността да виждаме света през очите на другите. Когато правите това, разбирате техните мисли и чувства.

Когато пишете имейли, помислете за думите си от гледна точка на читателя. С всичко, което пишете, попитайте себе си:

  • Как мога да тълкувам това изречение, ако го получа?
  • Включва ли тя двусмислени термини за уточняване?

Това е проста, но ефективна корекция на начина, по който трябва да пишете. Мисленето за хората, които ще ви четат, ще промени начина, по който те реагират на вас.

Ето един емпатичен начин да погледнете света, за да ви помогне да започнете. Повечето хора:

  • Са заети. Те нямат време да гадаят какво искате и биха искали да могат да прочетат имейла ви и да отговорят бързо на него.
  • Насладете се на комплимент. Ако можете да кажете нещо положително за тях или за тяхната работа, направете го. Вашите думи няма да бъдат пропилени.
  • Обичайте да ви благодарят. Ако получателят ви е помогнал по някакъв начин, не забравяйте да му благодарите. Трябва да правите това, дори когато тяхната работа е да ви помогнат.

Съкратените презентации

Когато за първи път изпращате имейл до някого, трябва да кажете на получателя кой сте. Обикновено можете да го направите с едно изречение. Например: „Беше ми приятно да се запознаем на [Събитие X]. »

Един от начините да съкратите въведенията е да ги напишете така, сякаш се срещате лице в лице. Не бихте искали да влизате в петминутен монолог, когато се срещате с някого лично. Така че не го правете по имейл.

Не знаете дали е необходимо въвеждане. Може би вече сте се свързали с получателя, но не знаете дали тя ще ви помни. Можете да оставите пълномощията си във вашия електронен подпис.

Така се избягват недоразуменията. Да се ​​представиш отново на някой, който вече те познава, изглежда грубо. Ако тя не е сигурна дали ви познава, можете просто да я оставите да провери подписа ви.

Ограничете се до пет изречения

Във всяко писмо, което пишете, трябва да използвате достатъчно изречения, за да кажете това, което ви трябва, не повече. Полезна практика е да се ограничите до пет изречения.

По-малко от пет изречения често са брутални и груби, повече от пет изречения губят време.

Ще има моменти, когато ще бъде невъзможно да се запази имейл, съдържащ пет изречения. Но в повечето случаи са достатъчни пет изречения.

Приемете дисциплината на петте изречения и ще откриете, че пишете по-бързо имейли. Ще получите и повече отговори.

Използвайте кратки думи

През 1946 г. Джордж Оруел посъветва писателите никога да не използват дълга дума там, където кратката е подходяща.

Този съвет е още по-актуален днес, особено при писане на имейли.

Кратките думи показват уважение към читателя. С помощта на кратки думи, вие направихте съобщението си лесно разбираемо.

Същото важи и за кратките изречения и параграфи. Избягвайте да пишете големи блокове от текст, ако искате съобщението ви да е ясно и лесно за разбиране.

Използвайте активния глас

Активният глас е по-лесен за четене. Освен това насърчава действия и отговорност. Всъщност в активния глас изреченията се фокусират върху лицето, което действа. В пасивния залог изреченията се фокусират върху обекта, върху който се действа. В пасивния глас може да звучи така, сякаш нещата се случват от само себе си. Активно нещата се случват само когато хората действат.

Придържайте се към стандартна структура

Какъв е ключът към запазването на вашите имейли? Използвайте стандартна структура. Това е шаблон, който можете да следвате за всяко писмо, което пишете.

Освен че съкращавате имейлите си, следвайте стандартна структура и помагате да пишете бързо.

С течение на времето ще развиете структура, която ще работи за вас. Ето една проста структура, за да можете да започнете:

  • Поздрав
  • Комплимент
  • Причината за имейла ви
  • Призив за действие
  • Затварящо съобщение (Затваряне)
  • Подпис

Нека да разгледаме всяка от тях в дълбочина.

  • Това е първият ред на имейла. „Здравей, [First Name]“ е типичен поздрав.

 

  • Когато изпращате имейл на някого за първи път, комплиментът е чудесно начало. Добре написан комплимент може да послужи и като въведение. Например :

 

„Наслаждавах се на вашата презентация по [тема] на [дата]. »

„Намерих вашия блог на [тема] наистина полезен. »

„За мен беше удоволствие да се срещнем на [събитие]. »

 

  • Причината за имейла ви. В този раздел казвате: „Ще изпратя имейл, за да попитам за...“ или „Чудех се дали бихте могли да помогнете с...“ Понякога ще ви трябват две изречения, за да обясните причините за писането.

 

  • Призив за действие. След като обясните причината за имейла си, не приемайте, че получателят ще знае какво да прави. Осигурете конкретни инструкции. Например:

— Бихте ли ми изпратили тези файлове до четвъртък? »

„Бихте ли могли да напишете това през следващите две седмици?“ "

„Моля, пишете на Ян за това и ме уведомете, когато го направите. »

Чрез структуриране на вашата заявка под формата на въпрос, получателят е поканен да отговори. Като алтернатива можете също да използвате: „кажете ми кога сте направили това“ или „кажете ми дали това е добре за вас“. "

 

  • затваряне. Преди да изпратите имейла си, не забравяйте да включите заключително съобщение. Това служи за двойната цел да повторите призива си за действие и да накарате получателя да се почувства добре.

 

Примери за добри затварящи линии:

„Благодаря за цялата ви помощ с това. "

„Нямам търпение да чуя какво мислите. »

„Кажете ми, ако имате въпроси. "

  • За да приключите да мислите за добавяне на вашия подпис, предшествано от поздравително съобщение.

Тя може да бъде "Ваша наистина", "Искрено", "Приятен ден" или "Благодаря".