Печат Friendly, PDF & Email

 

L 'електронна поща е предпочитаният инструмент за комуникация за повечето от нас. Имейлът е страхотен, защото не е необходимо да сме на разположение едновременно с нашия събеседник, за да общуваме. Това ни позволява да продължим напред по текущи проблеми, когато нашите колеги не са на разположение или са на другия край на света.

Повечето от нас обаче се давят в безкраен списък с имейли. Според доклад, публикуван през 2016 г., средностатистически бизнес потребител получава и изпраща над 100 имейла на ден.

В допълнение, имейлите са твърде лесно погрешно разбрани. Неотдавнашно проучване на Sendmail установи, че 64% от хората са изпратили или получили имейл, който е причинил гняв или неволно объркване.

Поради обема на имейлите, които изпращаме и получаваме, и тъй като имейлите често се тълкуват неправилно, важно е да ги напишем по ясен и сбит начин.

Как правилно да напиша професионална електронна поща

Писането на кратки и точни имейли ще намали времето, прекарано в управлението на електронната поща, и ще ви направи по-продуктивни. Поддържането на вашите електронни писма означава, че вероятно ще губите по-малко време за електронна поща и повече време за други задачи. Въпреки това, писането ясно е умение. Както всички умения, ще трябва да работа по неговото развитие.

Първоначално може да се наложи да напишете кратки имейли, за да пишете дълги имейли. Въпреки това, дори и да е така, вие ще помогнете на вашите колеги, клиенти или служители да бъдат по-продуктивни, защото ще добавите по-малко място към тях, което ще им помогне да реагират по-бързо.

Като пишете ясно, ще бъдете известни като човек, който знае какво иска и прави нещата да се случват. И двете са добри за перспективите за кариера.

И така, какво е необходимо, за да се пишат ясни, кратки и професионални имейли?

Определете целта си

Ясните имейли винаги имат ясна цел.

Всеки път, когато седнете, за да напишете имейл, отделете няколко секунди, за да се запитате: „Защо изпращам това? Какво очаквам от получателя?

Ако не можете да отговорите на тези въпроси, не трябва да изпращате имейли. Писане на електронна поща, без да знаете какво ви трябва, губите времето си и това на получателя. Ако не знаете точно какво искате, ще бъде трудно да се изразявате ясно и сбито.

READ  Значението на темата в професионалната електронна поща

Използвайте правилото "Едно нещо"

Не се правят имейли, които да заместват срещите. С работните срещи, колкото повече работите по точките от дневния ред, толкова по-продуктивна е срещата.

С електронните писма е вярно обратното. Колкото по-малко включвате различни теми в имейлите си, толкова повече неща ще бъдат разбираеми за вашия събеседник.

Ето защо е добра идея да практикувате правилото "едно по едно време". Уверете се, че всеки имейл, който изпращате, е за едно нещо. Ако трябва да общувате по друг проект, напишете друг имейл.

Също така е добър момент да се запитате: „Наистина ли е необходим този имейл?“ Отново само абсолютно необходимите имейли свидетелстват за уважението на лицето, на което изпращате имейли.

Практика на съпричастност

Емпатия е способността да виждаме света през очите на другите. Когато правите това, разбирате техните мисли и чувства.

Когато пишете имейли, помислете за думите си от гледна точка на читателя. С всичко, което пишете, попитайте себе си:

  • Как мога да тълкувам това изречение, ако го получа?
  • Включва ли тя двусмислени термини за уточняване?

Това е проста, но ефективна корекция на начина, по който трябва да пишете. Мисленето за хората, които ще ви четат, ще промени начина, по който те реагират на вас.

Ето един емпатичен начин да погледнете света, за да ви помогне да започнете. Повечето хора:

  • Заети са. Те нямат време да отгатват какво искате, и биха искали да четат имейла ви и да реагират бързо.
  • Насладете се на комплимент. Ако можете да кажете нещо положително за тях или за тяхната работа, направете го. Вашите думи няма да бъдат пропилени.
  • Искам да ви благодаря. Ако получателят ви е помогнал по някакъв начин, не забравяйте да му благодарите. Трябва да го направите дори когато им е работата да ви помогне.

Съкратените презентации

Когато изпращате имейл до някого за първи път, трябва да кажете на получателя кой сте. Обикновено можете да направите това в едно изречение. Например: „Беше ми приятно да се срещнем на [Събитие X]. "

READ  Използвайте корпоративна електронна поща

Един от начините да съкратите презентациите е да ги напишете, сякаш се срещате лице в лице. Не бихте искали да влезете в петминутен монолог, когато срещнете някого лично. Така че, не го правете по имейл.

Не знаете дали е необходимо въвеждане. Може би вече сте се свързали с получателя, но не знаете дали тя ще ви помни. Можете да оставите пълномощията си във вашия електронен подпис.

Това избягва недоразумения. Представяте се отново на някой, който вече знае, че сте груб. Ако тя не знае дали те познава, можеш да я оставиш да провери подписа ти.

Ограничете се до пет изречения

Във всяко писмо, което пишете, трябва да използвате достатъчно изречения, за да кажете това, което ви трябва, не повече. Полезна практика е да се ограничите до пет изречения.

По-малко от пет изречения често са брутални и груби, повече от пет изречения губят време.

Ще има моменти, когато ще бъде невъзможно да се запази имейл, съдържащ пет изречения. Но в повечето случаи са достатъчни пет изречения.

Приемете дисциплината на петте изречения и ще откриете, че пишете по-бързо имейли. Ще получите и повече отговори.

Използвайте кратки думи

В 1946, Джордж Оруел препоръчва на писателите никога да не използват дълга дума, когато кратка ще направи.

Този съвет е още по-актуален днес, особено когато пишете имейли.

Кратките думи показват уважение към читателя. С помощта на кратки думи, вие направихте съобщението си лесно разбираемо.

Същото важи и за кратките изречения и параграфи. Избягвайте да пишете големи блокове от текст, ако искате съобщението ви да е ясно и лесно за разбиране.

Използвайте активния глас

Активният глас е по-лесен за четене. Той също така насърчава действията и отговорността. В действителност, в активния глас, изреченията се фокусират върху човека, който действа. В пасивния глас изреченията се съсредоточават върху обекта, върху който действа. С пасивен глас може да изглежда, че нещата се случват сами. По активен начин нещата се случват само когато хората действат.

Придържайте се към стандартната структура

Какъв е ключът към запазването на вашите имейли? Използвайте стандартна структура. Това е шаблон, който можете да следвате за всяко писмо, което пишете.

READ  Шаблон на писмо: искане за възстановяване на професионални разходи

Освен че съкращавате имейлите си, следвайте стандартна структура и помагате да пишете бързо.

С течение на времето ще развиете структура, която ще работи за вас. Ето една проста структура, за да можете да започнете:

  • Поздрав
  • Комплимент
  • Причината за имейла ви
  • Призив за действие
  • Затварящо съобщение (Затваряне)
  • Подпис

Нека да разгледаме всяка от тях в дълбочина.

  • Това е първият имейл адрес. "Здравейте, [първо име]" е типичен поздрав.

 

  • Когато за първи път изпращате имейл на някого, комплиментът е чудесно начало. Добре написан комплимент може да служи и като въведение. Например:

 

„Насладих се на вашата презентация по [тема] на [дата]. "

„Намерих вашия блог на [topic] наистина полезен. "

„Беше ми приятно да се срещнем на [събитие]. "

 

  • Причината за имейла ви. В този раздел казвате: „Ще изпратя имейл, за да попитам за ...“ или „Чудех се дали бихте могли да помогнете с ...“ Понякога ще ви трябват две изречения, за да обясните причините за писането.

 

  • Призив за действие. След като обясните причината за имейла си, не приемайте, че получателят ще знае какво да прави. Осигурете конкретни инструкции. Например:

„Бихте ли могли да ми изпратите тези файлове до четвъртък?“ "

„Бихте ли могли да напишете това през следващите две седмици?“ "

"Моля, пишете на Ян за това и ми кажете, когато го направите." "

Чрез структуриране на вашата заявка под формата на въпрос, получателят е поканен да отговори. Като алтернатива можете също да използвате: „кажете ми кога сте направили това“ или „кажете ми дали това е добре за вас“. "

 

  • затваряне, Преди да изпратите имейла си, не забравяйте да включите заключително съобщение. Това има двойната цел да повторите призива си за действие и да накарате получателя да се чувства добре.

 

Примери за добри затварящи линии:

„Благодаря за цялата ви помощ с това. "

„Нямам търпение да чуя какво мислите. "

„Кажете ми, ако имате въпроси. "

  • За да приключите да мислите за добавяне на вашия подпис, предшествано от поздравително съобщение.

Тя може да бъде "Ваша наистина", "Искрено", "Приятен ден" или "Благодаря".