Пишете за четене

Колега току-що ви изпрати имейл за среща, която имате след час. Предполага се, че имейлът съдържа ключовата информация, която трябва да представите като част от важен проект.

Но има проблем: имейлът е толкова лошо написан, че не можете да намерите данните, от които се нуждаете. Има правописни грешки и непълни изречения. Параграфите са толкова дълги и объркващи, че ви отнема три пъти повече време, отколкото е необходимо, за да намерите информацията, която искате. В резултат на това сте недостатъчно подготвени за срещата и тя не върви толкова добре, колкото сте се надявали.

Сблъсквали ли сте се с подобна ситуация? В свят, претоварен с информация, е от съществено значение да общувате ясно, кратко и ефективно. Хората нямат време да четат имейли с дължина на книгата и нямат търпение да тълкуват имейли, които са лошо изградени и където полезна информация е разпръсната навсякъде.

Плюс вашето умения за писане са добри, толкова по-добро е впечатлението, което ще направите на околните, включително шефа, колегите и клиентите си. Никога не знаеш докъде ще те отведат тези добри впечатления.

В тази статия ще видим как можете да подобрите уменията си за писане и да избегнете често срещаните грешки.

Аудитория и формат

Първата стъпка към ясното писане е да изберете подходящия формат. Трябва ли да изпратите неофициален имейл? Да напишете подробен отчет? Или да напишете официално писмо?

Форматът, заедно с вашата аудитория, ще определи вашия „глас за писане“, т.е. колко официален или спокоен трябва да бъде тонът. Например, ако пишете имейл до потенциален клиент, трябва ли той да има същия тон като имейл до приятел?

Определено не.

Започнете, като определите кой ще прочете вашето съобщение. Дали е за висши ръководители, целият екип или малка група, работеща по конкретен файл? Във всичко, което пишете, вашите читатели или получатели трябва да определят вашия тон, както и аспекти на съдържанието.

READ  Как да създадете своя онлайн подпис онлайн лесно и безплатно

Състав и стил

След като разберете какво пишете и за кого пишете, трябва да започнете да пишете.

Празният бял компютърен екран често е плашещ. Лесно е да се забие, защото не знаеш как да започнеш. Опитайте тези съвети за съставяне и форматиране на вашия документ:

 

  • Започнете с аудиторията си: Не забравяйте, че вашите читатели може да не знаят нищо от това, което им казвате. Какво трябва да знаят първо?
  • Създайте план: Това е особено полезно, ако пишете по-дълъг документ, като доклад, презентация или реч. Очертанията ви помагат да определите кои стъпки да следвате в кой ред и да разбиете задачата на управляема информация.
  • Опитайте малко емпатия: Например, ако пишете имейл за продажби за потенциални клиенти, защо те трябва да се интересуват от вашия продукт или вашето търговско представяне? Каква е ползата за тях? Помнете нуждите на вашата аудитория по всяко време.
  • Използвай риторичния триъгълник: Ако се опитвате да убедите някого да направи нещо, не забравяйте да обясните защо хората трябва да ви слушат, изложете своята гледна точка по начин, който ще ангажира аудиторията ви, и представете информацията по рационален и последователен начин.
  • Определете основната си тема: Ако имате затруднения да определите основната тема на вашето съобщение, преструвайте се, че имате 15 секунди, за да обясните позицията си. Какво казваш ? Това вероятно е основната ви тема.
  • Използвайте обикновен език: Освен ако не пишете научна статия, обикновено е най-добре да използвате прост и ясен език. Не използвайте дълги думи само за да впечатлите хората.

структура

Вашият документ трябва да бъде възможно най-лесен за използване. Използвайте заглавия, субтитри, куршуми и цифри колкото е възможно повече, за да разделите текста.

В крайна сметка, какво може да бъде по-лесно за четене: страница, пълна с дълги абзаци, или страница, разделена на кратки параграфи със заглавия на раздели и точки? Документ, който е лесен за сканиране, ще се чете по-често от документ с дълги, плътни абзаци.

READ  Оставка без предизвестие, право за бременни жени

Заглавията трябва да привличат вниманието на читателя. Използването на въпроси често е добра идея, особено в рекламно копие, защото въпросите помагат на читателя да се заинтересува и любопитства.

В електронни писма и предложения използвайте кратки, фактически заглавия и субтитри, като тези в тази статия.

Добавянето на графики също е умен начин да разделите текста. Тези визуални средства не само позволяват на читателя да запази вниманието си върху съдържанието, но и да предаде важна информация много по-бързо от текста.

Граматични грешки

Вероятно знаете, че грешките в имейла ви ще направят работата ви да изглежда непрофесионална. Важно е да избягвате груби грешки, като си вземете проверка на правописа и преразгледате правописа си колкото е възможно повече.

Ето няколко примера за често използвани думи:

 

  • Изпращам / изпращам / ви изпращам

 

Глаголът "да изпрати" е глагол на първата група, винаги ще пише в първия човек на единствено число "Аз изпращам" с "е". "Превоз" без "е" е име ("пратка") и може да бъде множествено число: "превози".

 

  • Присъединявам се към вас

 

Човек винаги ще пише "Аз се присъединявам към вас" с "s". "Съвместно" с "t" е спрежението на третото лице в единствено число "той се присъединява".

 

  • Краен срок / краен срок

 

Дори ако "бампер" е прикрепен към женско име, не се поддавайте на изкушението и винаги пишете "bumper" без "e".

 

  • Препоръка / препоръка

 

Ако на английски пишем "препоръка" с "е", на френски винаги пишем "препоръка" с "а".

 

  • Има / има / е там

 

Добавяме евфонично „t“ във формули за въпроси, за да улесним произношението и да предотвратим две последователни гласни. Затова ще напишем „има ли“.

 

  • По отношение на / по отношение на

 

Човек никога не пише "по отношение на" без "s". Наистина винаги има няколко "термина" при използването на този израз.

READ  Познайте кодовете за употреба в професионалния контекст

 

  • От / сред

 

Внимавайте да не бъдете подведени от думата "с изключение", която завършва с "s". Човек никога не пише "сред" с "s". Това е предлог и е неизменна.

 

  • Съгласно договореността / както е договорено

 

Дори прикрепена към женско име, "както е договорено" винаги е неизменна и никога не приема "е".

 

  • Поддръжка / сервиз

Не бъркайте името и глагола. Името "интервю" без "t" описва размяна или "интервю за работа". Спрегнатият глагол в третото лице на единственото "поддържа" се използва, когато става въпрос за извършване на действие за поддържане на нещо.

Някои от вашите читатели няма да бъдат перфектни в правописа и граматиката. Може да не забележат, ако направите тези грешки. Но не използвайте това като извинение: обикновено ще има хора, особено висши ръководители, които ще забележат!

Поради тази причина всичко, което пишете, трябва да бъде с приемливо качество за всички читатели.

проверка

Врагът на добрата корекция е скоростта. Много хора бързат да преглеждат имейлите си, но така пропускате грешки. Следвайте тези инструкции, за да проверите какво сте написали:

  • Проверете горни и долни колонтитули: Хората често ги игнорират, за да се съсредоточат само върху текста. Само защото заглавките са големи и удебелени, не означава, че са без грешки!
  • Прочетете имейла на глас: Това ви кара да се движите по-бавно, което означава, че е по-вероятно да откривате грешки.
  • Използвайте пръста си, за да следвате текста, докато четете: Това е друго нещо, което ви помага да забавите.
  • Започнете в края на текста: Препрочетете изречение от края до началото, това ви помага да се съсредоточите върху грешките, а не върху съдържанието.