Професионална поща и куриер: Каква е разликата?
Между професионалния имейл и писмото има две точки на прилика. Писането трябва да се извършва в професионален стил и да се спазват правилата за правопис и граматика. Но тези две писания не са еквивалентни за всичко това. Има разлики както по отношение на структурирането, така и по отношение на учтивите формули. Ако сте офис работник, който желае да подобри качеството на вашето професионално писане, вие сте попаднали на правилното място.
Имейл за по-бързо разпространение и повече простота
Електронната поща се утвърди през годините като основен инструмент за функционирането на компаниите. Приспособява се към повечето професионални ситуации по отношение на обмена на информация или документи.
Освен това имейлът може да се разглежда в различни медии. Те включват компютър, смартфон или таблет.
Въпреки това, професионалното писмо, дори и да се използва по-рядко, се счита за вектор на върхови постижения в официалните взаимодействия.
Писмо и професионален имейл: Разлика във формата
В сравнение с имейла или професионалния имейл, писмото се характеризира с формализъм и кодификация. Като елементи на писмо можем да посочим споменаването на заглавието на учтивостта, напомнянето какво мотивира писмото, заключението, учтивата формула, както и препратките на адресата и подателя.
От друга страна в имейл заключението не съществува. Що се отнася до учтивите изрази, те обикновено са кратки. Често срещаме изрази на учтивост от типа "С уважение" или "Поздрави" с някои вариации, за разлика от тези, които се срещат в писмата, които традиционно са по-дълги.
Освен това в професионален имейл изреченията са кратки. Структурата не е същата като в писмо или писмо.
Структурата на професионалните имейли и писма
Повечето професионални писма са структурирани около три абзаца. Първият параграф е напомняне за миналото, вторият проследява настоящата ситуация, а третият прави проекция в бъдещето. След тези три параграфа следвайте заключителната формула и учтивата формула.
Що се отнася до професионалните имейли, те също са структурирани в три части.
Първият параграф посочва проблем или нужда, докато вторият параграф се отнася до действие. Що се отнася до третия параграф, той предоставя допълнителна полезна информация за получателя.
Трябва да се отбележи обаче, че редът на частите може да варира. Зависи от комуникационните намерения на подателя или подателя на имейла.
Както и да е, независимо дали става въпрос за професионален имейл или писмо, препоръчително е да не използвате усмивки. Препоръчително е също така да не се съкращават учтивите формули като "С уважение" за "Cdt" или "Поздрави" за "Slt". Колкото и близки да сте, винаги ще се възползвате от това да сте професионалисти с кореспондентите си.
