В професионалния си живот често ще трябва да пишете протестен имейл. Това може да бъде адресирано до колега, партньор или доставчик. Какъвто и да е мотивът ви, трябва да вземете предвид определени изисквания, за да бъдете взети на сериозно от събеседниците си. Следователно овладяването на писането на този тип съобщения е наложително. Ето как да оправите своя протестен имейл.
Фокусирайте се върху фактите
Когато пишете протестния имейл, е важно да бъдете внимателни към фактите. С други думи, елементите трябва да бъдат поставени по фактически начин, така че читателят да може бързо да схване контекста.
Така че избягвайте подробности и ненужни изречения и вместо това посочете важни неща като факти и дати. Наистина с тези елементи получателят ще може да разбере целта на вашия имейл. Трябва да предоставите ясна, точна и датирана информация.
Посочете контекста и след това темата на имейла
Преминете направо към момента, когато пишете протестен имейл. Нямате нужда от формулировки като „Пиша ви този имейл“, защото това са очевидни неща, които не трябва да се подчертават.
След като ясно представихте фактите, довели до вашата жалба и без да забравяте датата. Това може да бъде среща, семинар, размяна на имейли, отчет, покупка на оборудване, разписка за фактура и др.
Продължете, като посочете очакванията си възможно най-ясно.
Идеята е, че получателят може бързо да разбере целта на вашия имейл и какво искате от него.
Съсредоточете се върху трезвостта в речта си
Писането на протестен имейл изисква трезвен и сбит стил. Тъй като това е специална ситуация, трябва да се съсредоточите върху фактите и вашите очаквания. За да направите това, използвайте кратки изречения, които обобщават същината на вашето предизвикателство и са написани на ежедневен, учтив език.
Освен това не забравяйте да използвате учтива фраза, която е подходяща за случая. „С уважение“ и „най-добри пожелания“ по-скоро трябва да се избягват при този тип обмен.
Останете професионалист
Не забравяйте да останете професионални, когато пишете протестен имейл, дори ако сте изключително недоволни. Трябва да направите всичко възможно, за да се сдържате, защото емоциите всъщност не принадлежат на професионалното писане.
Така че избягвайте да използвате думи, които могат да парадират чувствата ви по един или друг начин. Важно е имейлът ви да остане факт.
Прикачете доказателства
И накрая, за да успеете с протестен имейл, от съществено значение е да приложите доказателства към аргументите си. Наистина трябва да покажете на получателя, че имате право да оспорите. Така че прикачете всеки документ, който можете да използвате като доказателство, и го посочете в имейла.
