মেইল বা মেইল: কোনটি পছন্দ করা উচিত?

সংবাদদাতাকে একটি চিঠি বা চিঠি পাঠানো একটি খুব ব্যাপক প্রথা। এমনকি যদি আজ একটি কুরিয়ার সুপারিশ করার সম্ভাবনা থাকে, এটি স্পষ্ট যে ইমেল বার্তা প্রেরণে আরও গতির গ্যারান্টি দেয়। যাইহোক, পেশাদার প্রেক্ষাপটে এমন কিছু ঘটনা রয়েছে যেখানে চিঠির চেয়ে ইমেল ব্যবহার করা বেশি সুবিধাজনক। যে বলেছে, ভদ্র অভিব্যক্তির সঠিক ব্যবহারকে অবহেলা করা উচিত নয়। মেইল বা মেইল: কোনটি পছন্দ করা উচিত এবং কোন ভদ্র সূত্র নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে উপযুক্ত?

কখন চিঠি পাঠাতে হয়?

কিছু নির্দিষ্ট প্রসঙ্গে চিঠি পাঠানোর পরামর্শ দেওয়া হয়। কখনও কখনও এটি আইন যা আপনাকে এটি করতে বাধ্য করে৷

কর্মজগতে, পদত্যাগের চিঠি পাঠানো, বরখাস্ত সাক্ষাত্কারের জন্য ডাকা বা চিঠিতে অনুরোধ বা সিদ্ধান্তকে আনুষ্ঠানিক করে প্রবেশনারি সময়কাল ভঙ্গ করার রেওয়াজ রয়েছে।

গ্রাহক-সরবরাহকারী সম্পর্কের ক্ষেত্রে, আমরা একটি চিঠির ঠিকানা, অপরিশোধিত চালানের জন্য আনুষ্ঠানিক নোটিশ, ত্রুটিপূর্ণ পণ্য সরবরাহের পরে ক্ষমা চাওয়া বা ত্রুটিপূর্ণ পণ্যের আনুষ্ঠানিক নোটিশের প্রয়োজন হয় এমন পরিস্থিতিতে উল্লেখ করতে পারি। অর্ডারের বিতরণ .

আপনি কখন একটি পেশাদার ইমেল পাঠাতে পছন্দ করবেন?

অনুশীলনে, একটি চিঠি পাঠানো পেশাদার প্রেক্ষাপটে সঞ্চালিত দৈনন্দিন বিনিময়ের সাথে খাপ খায়। এটি একটি সম্ভাবনার কাছে একটি উদ্ধৃতি পাঠানোর ক্ষেত্রে, একটি ওভারডিউ ইনভয়েস সম্পর্কে একটি গ্রাহককে পুনরায় চালু করার বা সহকর্মীর কাছে নথি পাঠানোর ক্ষেত্রে এটি ঘটে।

তবে পেশাদার ইমেল কখন ব্যবহার করতে হবে তা জানা এক জিনিস এবং অন্যটি ভদ্র অভিব্যক্তির ভাল ব্যবহার করা।

একটি ফলো-আপ ইমেলের গঠন কি?

একজন গ্রাহকের ফলো-আপ ইমেল সাধারণত 7টি অংশে গঠিত। আমরা এর মধ্যে উদ্ধৃত করতে পারি:

  • ব্যক্তিগতকৃত ভদ্র সূত্র
  • হুক
  • প্রসঙ্গে
  • প্রকল্প
  • কর্মের আহ্বান
  • উত্তরণ
  • চূড়ান্ত ভদ্র বাক্যাংশ

ইমেলের শুরুতে ভদ্র সূত্র সম্পর্কে, এটি ব্যক্তিগতকৃত করার সুপারিশ করা হয়। আপনি উদাহরণস্বরূপ বলতে পারেন: "হ্যালো + শেষ নাম / প্রথম নাম"।

চূড়ান্ত ভদ্র সূত্রের জন্য, আপনি এটি গ্রহণ করতে পারেন: "আপনার প্রত্যাবর্তন মুলতুবি, আমি আপনাকে দিনটির একটি সুন্দর শেষ কামনা করি এবং অবশ্যই উপলব্ধ থাকবেন"। এই ভদ্র সূত্রটি সেই গ্রাহকের জন্য উপযুক্ত যার সাথে আপনার কিছুটা বিস্তৃত ব্যবসায়িক সম্পর্ক রয়েছে বা আপনি বিশেষভাবে চেনেন এমন গ্রাহক।

যখন এটি এমন একটি ক্লায়েন্টের সাথে আসে যার সাথে আপনার দৈনন্দিন সম্পর্ক গড়ে ওঠেনি, তখন ইমেলের শুরুতে ভদ্র সূত্রটি "মিস্টার ..." বা "ম্যাডাম ..." টাইপের হওয়া উচিত। ইমেলের শেষে ভদ্র সূত্রের জন্য, আপনি সূত্রটি ব্যবহার করতে পারেন "আপনার ফেরত মুলতুবি, অনুগ্রহ করে আমার সেরা অনুভূতির আশ্বাস গ্রহণ করুন"।

একটি ক্লায়েন্টের কাছে উদ্ধৃতি প্রেরণ করতে, গঠন প্রায় একই। যাইহোক, একজন সহকর্মীর কাছে নথি প্রেরণ করার সময়, আপনাকে হ্যালো বলতে কিছুই বাধা দেয় না। ইমেলের শেষে, ভদ্র অভিব্যক্তি যেমন "আন্তরিক" বা "সদয় শুভেচ্ছা"ও সুপারিশ করা হয়।