Print Friendly, পিডিএফ এবং ইমেইল

পেশাদার পরিবেশে যোগাযোগের অন্যতম প্রধান মাধ্যম হল ইমেল। যাইহোক, কেউ কেউ নিয়ম ভুলে যেতে থাকে। এই দেওয়া যেইমেইল চিঠির চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক বলে মনে করা হয়। এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ যে এটি যদিও একটি কার্যকরী লেখা থেকে যায়, এমনকি যদি এটি একটি হালকা বা আরও ব্যবহারকারী-বান্ধব শৈলী খেলা করে। কিভাবে একটি পেশাদারী ইমেইল সফল? শিল্পের নিয়মে খসড়া তৈরির জন্য গৃহীত অনুশীলনগুলি আবিষ্কার করুন।

ইমেলের বিষয় লাইন অবশ্যই সংক্ষিপ্ত হতে হবে

আপনার প্রাপক প্রথমটি পড়বেন তা অবশ্যই আপনার ইমেলের বিষয় your এটি আসলে একমাত্র লাইন যা ইনবক্সে প্রদর্শিত হয়। এ কারণেই এটি সংক্ষিপ্ত, নির্ভুল এবং ঝরঝরে হতে হবে। তেমনি আপনার ইমেলের উদ্দেশ্যটির সাথে অবশ্যই এটির একটি লিঙ্ক থাকতে হবে (অবহিত, অবহিত, আমন্ত্রণ…) অন্য কথায়, প্রাপককে কেবল বিষয়টি পড়ে তা দ্রুত বুঝতে হবে।

ইমেলের বিষয়টি নামমাত্র বাক্যে, লিঙ্ক শব্দ ছাড়া বাক্য, 5 থেকে 7 শব্দের একটি বাক্য, নিবন্ধ ছাড়াই একটি বাক্য তৈরি করা যেতে পারে। এখানে কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে: "তথ্যের জন্য অনুরোধ", "পজিশনের জন্য আবেদন ...", "25 জানুয়ারির সিএসই প্রশিক্ষণ বাতিল", "কোম্পানির এক্সের 10 বছরের আমন্ত্রণ", "সভার রিপোর্ট থেকে … ”ইত্যাদি

এছাড়াও, নোট করুন যে কোনও বিষয়ের অনুপস্থিতি ইমেলটিকে অযাচিত করতে পারে।

সূচনা সূত্র

কল ফর্মুলাও বলা হয়, এটি ইমেলের প্রথম শব্দকে নির্ধারণ করে। অন্য কথায়, এটি সেই শব্দ যা কথোপকথনের সাথে যোগাযোগ নিশ্চিত করে।

এই আপিলের সূত্রটি নিম্নলিখিত বিষয়গুলির উপর বিশেষ করে নির্ভর করে:

  • প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্ক: আপনি প্রাপককে জানেন? তা হলে কোন পর্যায়ে?
  • যোগাযোগের প্রসঙ্গ: আনুষ্ঠানিক না অনানুষ্ঠানিক?
পড়ুন  ব্যবসায় শুরু করার জন্য ছেড়ে দিন, বিনামূল্যে আবেদনপত্রের টেম্পলেট

সুতরাং এটি সুস্পষ্ট যে আপনি কোনও সহকর্মীকে সম্বোধন করতে গিয়ে আপনি যেভাবে কোনও শ্রেষ্ঠকে সম্বোধন করতে যাচ্ছেন না। তেমনি, এটি একটি আলাদা সূত্র যা আপনি কোনও অপরিচিত ব্যক্তিকে সম্বোধন করার সময় ব্যবহার করবেন।

আপিলের সূত্র অনুসরণ করে ইমেলের প্রথম বাক্য আসে যা পেশাদার লেখার বিষয়ের সাথে যুক্ত থাকতে হবে।

ইমেলের মূল অংশ

আপনার ইমেলের বডি লিখতে উল্টানো পিরামিড কৌশলটি বিবেচনা করুন। এটি ইমেলের মূল তথ্য দিয়ে শুরু করে যা প্রায়শই ইমেলের বিষয়। এরপরে, আপনাকে অন্যান্য তথ্যকে হ্রাস করতে হবে, এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ থেকে কমপক্ষে প্রয়োজনীয় হিসাবে বলতে হবে।

আপনার এই পদ্ধতির জন্য কেন যাওয়ার কারণটি হ'ল একটি বাক্যের প্রথম অংশটি হ'ল সেরা পঠিত এবং সর্বাধিক স্মরণীয়। 40-শব্দের বাক্যে, আপনি সাধারণত প্রথম অংশের 30% মনে রাখবেন।

আপনার ইমেলটি ছোট বাক্যে এবং পেশাদার, দৈনন্দিন ভাষায় লেখা উচিত। এই অর্থে, প্রযুক্তিগত পদগুলি এড়িয়ে চলুন এবং নিশ্চিত করুন যে বাক্যগুলির মধ্যে সংযুক্ত শব্দ রয়েছে।

অবশেষে, আপনার ইমেল শেষ করতে ভদ্র বাক্যাংশটি ভুলে যাবেন না। তারপরে এটিকে এক্সচেঞ্জের প্রসঙ্গে নয়, প্রাপকের সাথে আপনার সম্পর্কের সাথেও খাপ খাইয়ে দেওয়ার পরে একটি সংক্ষিপ্ত সৌজন্য ব্যবহার করুন।