আপনার উদ্দেশ্য অভিযোজিত আদর্শ মডেল সনাক্ত করুন

ব্যবসায় ব্যবহৃত বিভিন্ন স্ট্যান্ডার্ড ইমেল রিপোর্ট টেমপ্লেট আছে। আপনার রিপোর্টের উদ্দেশ্যের উপর ভিত্তি করে সঠিক বিন্যাস নির্বাচন করা আপনার বার্তাকে স্পষ্টভাবে এবং কার্যকরভাবে জানাতে অপরিহার্য।

নিয়মিত পর্যবেক্ষণ প্রতিবেদনের জন্য যেমন একটি সাপ্তাহিক বা মাসিক প্রতিবেদন, মূল পরিসংখ্যান (বিক্রয়, উৎপাদন, ইত্যাদি) সহ একটি টেবিল কাঠামো বেছে নিন।

একটি বাজেট বা সম্পদ অনুরোধের জন্য, একটি ভূমিকা, আপনার বিস্তারিত চাহিদা, একটি যুক্তি এবং একটি উপসংহার সহ অংশে কাঠামোবদ্ধ একটি ফাইল লিখুন।

একটি সঙ্কট পরিস্থিতিতে একটি জরুরী প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, কয়েকটি জঘন্য বাক্যে সমস্যা, পরিণতি এবং ক্রিয়াগুলি তালিকাভুক্ত করে একটি সরাসরি এবং শক্তিশালী শৈলীতে বাজি ধরুন।

মডেল যাই হোক না কেন, পড়ার সুবিধার্থে ইন্টারটাইটেল, বুলেট, টেবিল সহ বিন্যাসের যত্ন নিন। নীচের দৃঢ় উদাহরণগুলি আপনাকে পেশাদার এবং কার্যকর ইমেল প্রতিবেদনের জন্য প্রতিটি পরিস্থিতির জন্য সেরা বিন্যাস চয়ন করতে সহায়তা করবে।

নিয়মিত পর্যবেক্ষণ রিপোর্ট টেবিল আকারে

নিয়মিত পর্যবেক্ষণ প্রতিবেদন, উদাহরণস্বরূপ মাসিক বা সাপ্তাহিক, মূল ডেটা হাইলাইট করে একটি পরিষ্কার এবং কৃত্রিম কাঠামোর প্রয়োজন।

টেবিলের বিন্যাসটি গুরুত্বপূর্ণ সূচকগুলি (বিক্রয়, উত্পাদন, রূপান্তর হার, ইত্যাদি) একটি সংগঠিত এবং পাঠযোগ্য উপায়ে, কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে উপস্থাপন করা সম্ভব করে তোলে।

সুনির্দিষ্টভাবে আপনার টেবিলের শিরোনাম করুন, উদাহরণস্বরূপ "অনলাইন বিক্রয়ের বিবর্তন (মাসিক টার্নওভার 2022)"। ইউনিটগুলি উল্লেখ করতে ভুলবেন না।

বার্তাটিকে শক্তিশালী করতে আপনি গ্রাফিক্সের মতো ভিজ্যুয়াল উপাদানগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে ডেটা সঠিক এবং গণনা সঠিক।

প্রতিটি টেবিল বা গ্রাফের সাথে 2-3 বাক্যে প্রধান প্রবণতা এবং উপসংহার বিশ্লেষণ করে একটি সংক্ষিপ্ত ভাষ্য সহ।

টেবিল বিন্যাস আপনার প্রাপকের জন্য প্রয়োজনীয় বিষয়গুলি দ্রুত পড়তে সহজ করে তোলে। এটি নিয়মিত পর্যবেক্ষণ প্রতিবেদনের জন্য আদর্শ যা মূল ডেটার সারসংক্ষেপ উপস্থাপনা প্রয়োজন।

পড়ুন  একটি সুপারমার্কেটে একজন কসাইয়ের জন্য তিনটি পদত্যাগপত্রের টেমপ্লেট

একটি সংকট ইভেন্টে প্রভাবশালী ই-মেইল

একটি জরুরী পরিস্থিতিতে দ্রুত প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, সংক্ষিপ্ত, খোঁচা বাক্য আকারে একটি প্রতিবেদন বেছে নিন।

শুরু থেকেই সমস্যাটি ঘোষণা করুন: "আক্রমণের পর আমাদের সার্ভার ডাউন, আমরা অফলাইন"। তারপর প্রভাব বিস্তারিত: হারানো টার্নওভার, প্রভাবিত গ্রাহক, ইত্যাদি।

তারপর ক্ষতি সীমাবদ্ধ করার জন্য গৃহীত পদক্ষেপগুলি তালিকাভুক্ত করুন এবং সেগুলি অবিলম্বে প্রয়োগ করা হবে। একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্ন বা অনুরোধের সাথে শেষ করুন: "আমরা কি 48 ঘন্টার মধ্যে পরিষেবা পুনরুদ্ধার করতে অতিরিক্ত সংস্থানগুলির উপর নির্ভর করতে পারি?"

একটি সংকটে, মূল বিষয় হল অসুবিধা, পরিণতি এবং কয়েকটি সরাসরি বাক্যে উত্তর সম্পর্কে দ্রুত অবহিত করা। আপনার বার্তা সংক্ষিপ্ত এবং গতিশীল হতে হবে. এই ধরনের জরুরী ইমেল রিপোর্টের জন্য পাঞ্চি স্টাইল সবচেয়ে কার্যকর।

 

উদাহরণ XNUMX: বিশদ মাসিক বিক্রয় প্রতিবেদন

ম্যাডাম,

আমাদের মার্চ বিক্রয়ের বিস্তারিত প্রতিবেদন নীচে খুঁজুন:

  1. দোকানে বিক্রয়

ইন-স্টোর বিক্রয় গত মাসের থেকে 5% কমে €1 হয়েছে। এখানে বিভাগ দ্বারা বিবর্তন:

  • গৃহস্থালী যন্ত্রপাতি: টার্নওভার €550, স্থিতিশীল
  • DIY বিভাগ: €350 এর টার্নওভার, 000% কম
  • বাগান বিভাগ: €300 এর টার্নওভার, 000% কম
  • রান্নাঘর বিভাগ: €50 এর টার্নওভার, 000% বেড়েছে

চলতি মাসেই প্রতিকূল আবহাওয়ায় বাগান বিভাগের পতনের ব্যাখ্যা দেওয়া হয়েছে। রান্নাঘর বিভাগে উৎসাহজনক বৃদ্ধি লক্ষ্য করুন।

  1. অনলাইনে প্রবেশ করুন

আমাদের ওয়েবসাইটে বিক্রয় €900 এ স্থিতিশীল। মোবাইলের শেয়ার অনলাইন বিক্রয়ের 000% বেড়েছে। আমাদের নতুন স্প্রিং কালেকশনের জন্য আসবাবপত্র এবং সাজসজ্জার বিক্রয় দ্রুত বৃদ্ধি পেয়েছে।

  1. বিপণন কর্ম

গ্র্যান্ডমদার্স ডে এর জন্য আমাদের ইমেল ক্যাম্পেইন রান্নাঘর বিভাগে €20 এর অতিরিক্ত টার্নওভার তৈরি করেছে।

ইন্টেরিয়র ডিজাইনের আশেপাশে সোশ্যাল নেটওয়ার্কে আমাদের ক্রিয়াকলাপগুলিও এই বিভাগে বিক্রয় বাড়িয়েছে।

  1. উপসংহার

দোকানে সামান্য হ্রাস সত্ত্বেও, ই-কমার্স এবং টার্গেটেড মার্কেটিং অপারেশন দ্বারা চালিত আমাদের বিক্রয় দৃঢ় থাকে। বাগান বিভাগের ঋতুগত হ্রাসের জন্য আমাদের সজ্জা এবং আসবাবপত্রের জন্য আমাদের প্রচেষ্টা অব্যাহত রাখতে হবে।

পড়ুন  কিভাবে দ্রুত আপনার নথির বানান উন্নতি, অ্যান্টিডোট সফ্টওয়্যার আবিষ্কার।

আমি কোন স্পষ্টীকরণের জন্য আপনার নিষ্পত্তিতে আছি.

বিনীত,

জিন ডুপন্ট সেলার ইস্ট সেক্টর

দ্বিতীয় উদাহরণ: একটি নতুন পণ্য লাইন চালু করার জন্য অতিরিক্ত বাজেট অনুরোধ

 

মহাপরিচালক মহোদয়,

জুন 2024-এর জন্য নির্ধারিত আমাদের নতুন পরিসরের পণ্যগুলির লঞ্চের অংশ হিসাবে আপনার কাছ থেকে একটি অতিরিক্ত বাজেটের অনুরোধ করার জন্য আমি সম্মানিত।

এই কৌশলগত প্রকল্পের লক্ষ্য হল আমাদের অফারটি জৈব পণ্যের উচ্ছ্বসিত সেগমেন্টে প্রসারিত করা, যেখানে চাহিদা 20টি অতিরিক্ত রেফারেন্সের মাধ্যমে প্রতি বছর 15% বৃদ্ধি পাচ্ছে।

এই উৎক্ষেপণের সাফল্যের নিশ্চয়তা দিতে, অতিরিক্ত সংস্থান সংগ্রহ করা অপরিহার্য। এখানে আমার সংখ্যাসূচক প্রস্তাবগুলি রয়েছে:

  1. দলের অস্থায়ী শক্তিবৃদ্ধি:
  • প্যাকেজিং এবং প্রযুক্তিগত ডকুমেন্টেশন চূড়ান্ত করতে 2 মাসের মধ্যে 6 পূর্ণ-সময়ের বিকাশকারী নিয়োগ (খরচ: €12000)
  • ওয়েব প্রচারণার জন্য 3 মাসের জন্য একটি ডিজিটাল বিপণন সংস্থার সমর্থন (8000€)
  1. বিপণন প্রচারাভিযান :
  • সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে আমাদের প্রকাশনাগুলিকে স্পনসর করার জন্য মিডিয়া বাজেট (5000€)
  • ইমেল তৈরি এবং পাঠানো: গ্রাফিক ডিজাইন, 3টি প্রচারণার জন্য শিপিং খরচ (7000€)
  1. ভোক্তা পরীক্ষা:
  • পণ্যের উপর প্রতিক্রিয়া সংগ্রহের জন্য ভোক্তা প্যানেলের সংগঠন (4000€)

এই কৌশলগত লঞ্চের সাফল্যের জন্য প্রয়োজনীয় মানব এবং বিপণন সংস্থান স্থাপনের জন্য মোট €36।

আমাদের পরবর্তী মিটিং এ আলোচনা করার জন্য আমি আপনার নিষ্পত্তিতে আছি।

আপনার প্রত্যাবর্তনের জন্য মুলতুবি

বিনীত,

জিন ডুপন্ট

প্রকল্প ব্যবস্থাপক

 

তৃতীয় উদাহরণ: বিক্রয় বিভাগের মাসিক কার্যকলাপ রিপোর্ট

 

প্রিয় মিসেস ডুরান্ড,

মার্চ মাসের জন্য আমাদের বিক্রয় বিভাগের কার্যকলাপ রিপোর্ট নীচে খুঁজুন:

  • প্রসপেক্টিং ভিজিট: আমাদের বিক্রয় প্রতিনিধিরা আমাদের গ্রাহক ফাইলে চিহ্নিত 25টি সম্ভাবনার সাথে যোগাযোগ করেছেন। ১২টি নিয়োগ নির্ধারণ করা হয়েছে।
  • অফার পাঠানো হয়েছে: আমরা আমাদের ক্যাটালগ থেকে মূল পণ্যের 10টি বাণিজ্যিক অফার পাঠিয়েছি, যার মধ্যে 3টি ইতিমধ্যেই রূপান্তরিত হয়েছে৷
  • ট্রেড শো: এক্সপোফার্ম শোতে আমাদের স্ট্যান্ড প্রায় 200 পরিচিতি আকর্ষণ করেছিল। আমরা তাদের মধ্যে 15 জনকে ভবিষ্যতের নিয়োগে রূপান্তরিত করেছি।
  • প্রশিক্ষণ: আমাদের নতুন সহযোগী লেনা আমাদের পণ্য এবং বিক্রয় পিচগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে মার্কের সাথে এক সপ্তাহের ফিল্ড ট্রেনিং অনুসরণ করেছেন৷
  • উদ্দেশ্য: মাসে 20টি নতুন চুক্তির আমাদের বাণিজ্যিক উদ্দেশ্য অর্জিত হয়েছে। টার্নওভারের পরিমাণ €30 হয়েছে।
পড়ুন  মিটিং সংশ্লেষ ইমেল টেমপ্লেট

আমরা আমাদের ক্লায়েন্ট তালিকা বিকাশের জন্য আমাদের প্রচেষ্টা চালিয়ে যাচ্ছি, আমাকে আপনার সুপারিশ পাঠাতে দ্বিধা করবেন না।

বিনীত,

জিন ডুপন্ট সেলস ম্যানেজার

 

উদাহরণ চার: বিশদ সাপ্তাহিক কার্যকলাপ প্রতিবেদন – সুপারমার্কেট বেকারি

 

প্রিয় সহকর্মী,

1-7 মার্চ সপ্তাহের জন্য আমাদের বেকারির বিস্তারিত কার্যকলাপ প্রতিবেদন নীচে খুঁজুন:

উৎপাদন

  • আমরা প্রতিদিন গড়ে 350টি ঐতিহ্যবাহী ব্যাগুয়েট তৈরি করেছি, সপ্তাহে মোট 2100টি।
  • আমাদের নতুন ওভেনের জন্য সামগ্রিক ভলিউম 5% বেড়েছে, যা আমাদের ক্রমবর্ধমান চাহিদা মেটাতে দেয়।
  • আমাদের বিশেষ রুটির পরিসরের বৈচিত্র্য (পল্লী, আস্ত খাবার, সিরিয়াল) ফল দিচ্ছে। আমরা এই সপ্তাহে 750 বেক করেছি।

বিক্রয়:

  • সামগ্রিক টার্নওভার 2500€, গত সপ্তাহের তুলনায় স্থিতিশীল।
  • ভিয়েনিজ পেস্ট্রি আমাদের সেরা বিক্রেতা (€680), তারপরে মধ্যাহ্নভোজের সূত্র (€550) এবং ঐতিহ্যবাহী রুটি (€430) রয়েছে।
  • রবিবার সকালের বিক্রয় বিশেষভাবে শক্তিশালী ছিল (€1200 এর টার্নওভার) বিশেষ ব্রাঞ্চ অফারের জন্য ধন্যবাদ।

সরবরাহ:

  • 50 কেজি ময়দা এবং 25 কেজি মাখনের অভ্যর্থনা। স্টক পর্যাপ্ত.
  • আগামী সপ্তাহের জন্য ডিম এবং খামির অর্ডার করার কথা ভাবছেন।

স্টাফ:

  • জুলি আগামী সপ্তাহে ছুটিতে থাকবে, আমি সময়সূচী পুনর্গঠন করব।
  • বাস্তিয়েনকে ধন্যবাদ যিনি বিক্রয়ের জন্য ওভারটাইম প্রদান করেন।

সমস্যা মন্তব্য:

  • মঙ্গলবার সকালে কয়েন মেকানিজমের ভাঙ্গন, দিনের বেলা ইলেকট্রিশিয়ান মেরামত করেন।

বিনীত,

জিন ডুপন্ট ম্যানেজার

 

পঞ্চম উদাহরণ: জরুরী সমস্যা – অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ত্রুটি

 

সুপ্রভাত à tous,

আজ সকালে, আমাদের অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটিতে বাগগুলি রয়েছে যা চালানগুলির প্রবেশ এবং সাধারণ খাতার নিরীক্ষণে বাধা দেয়৷

আমাদের IT পরিষেবা প্রদানকারী, যার সাথে আমি যোগাযোগ করেছি, নিশ্চিত করে যে একটি সাম্প্রতিক আপডেট প্রশ্নবিদ্ধ। তারা একটি ফিক্স কাজ করছে.

ইতিমধ্যে, আমাদের পক্ষে লেনদেন রেকর্ড করা অসম্ভব এবং নগদ নিরীক্ষণ ব্যাহত হয়। আমরা খুব দ্রুত পিছিয়ে পড়ার ঝুঁকি চালাই।

সাময়িকভাবে সমস্যার সমাধান করতে:

  • একটি জরুরি এক্সেল ফাইলে আপনার চালান/ব্যয় লিখুন যা আমি পুনরুদ্ধার করব
  • ক্লায়েন্ট অনুসন্ধানের জন্য, অ্যাকাউন্ট লাইভ যাচাই করতে আমাকে কল করুন
  • আমি আপনাকে অগ্রগতি সম্পর্কে অবহিত রাখতে আমার যথাসাধ্য চেষ্টা করি।

আমাদের পরিষেবা প্রদানকারী সম্পূর্ণরূপে সক্রিয় এবং সর্বোচ্চ 48 ঘন্টার মধ্যে এই সমস্যাটি সমাধান করার আশা করছে৷ আমি জানি যে এই ত্রুটি খারাপ, আপনার বোঝার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ. কোন জরুরী সমস্যা আমাকে জানাতে দয়া করে.

বিনীত,

জিন ডুপন্ট অ্যাকাউন্ট্যান্ট