ইমেল দীর্ঘদিন ধরে ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য একটি অপরিহার্য হাতিয়ার, কিন্তু সেন্ডমেইল দ্বারা পরিচালিত একটি জরিপ। এটি 64% পেশাদারদের জন্য উত্তেজনা, বিভ্রান্তি বা অন্যান্য নেতিবাচক পরিণতি সৃষ্টি করেছে।

সুতরাং, কিভাবে আপনি আপনার ইমেইল দিয়ে এড়াতে পারেন? এবং আপনি কিভাবে ইমেল লিখতে চান যে পছন্দসই ফলাফল দিতে? এই নিবন্ধটিতে, আপনার ব্যবহার করা ইমেলগুলি পরিষ্কার, কার্যকরী এবং সফল হিসাবে নিশ্চিত করার জন্য আপনি যে কৌশলগুলি ব্যবহার করতে পারেন সেগুলি পর্যালোচনা করি।

একজন অফিসিয়াল অফিস কর্মী প্রতিদিন প্রায় 80 ইমেল পান। মেইল এই ভলিউমের সাথে, পৃথক বার্তা সহজে ভুলে যেতে পারে। আপনার ইমেল লক্ষ্য এবং ব্যবহার করা হয় যাতে এই সহজ নিয়ম অনুসরণ করুন।

  1. ইমেইল দ্বারা খুব বেশি যোগাযোগ করবেন না।
  2. বস্তুর ভাল ব্যবহার করুন।
  3. পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত বার্তা করুন।
  4. বিনীত হতে।
  5. আপনার স্বন চেক করুন।
  6. পুনরায় পাঠ।

ইমেইল দ্বারা খুব বেশি যোগাযোগ করবেন না

কর্মক্ষেত্রে স্ট্রেসের সবচেয়ে বড় উৎস হল মানুষ প্রাপ্ত ইমেলের সংখ্যা। সুতরাং, আপনি একটি ইমেল লিখতে শুরু করার আগে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন: "এটি কি সত্যিই প্রয়োজনীয়?"

এই প্রেক্ষাপটে, আপনার উচিত হবে টেলিফোন বা তাৎক্ষণিক বার্তাপ্রেরণ ব্যবহার করে এমন প্রশ্নগুলি মোকাবেলা করার জন্য যা সম্ভাব্য আলোচনার বিষয় হতে পারে। একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা সরঞ্জাম ব্যবহার করুন এবং বিভিন্ন ধরণের বার্তাগুলির জন্য সেরা চ্যানেলগুলি সনাক্ত করুন৷

যখনই সম্ভব, ব্যক্তি খারাপ খবর দিতে। এটি আপনাকে সহানুভূতি, সমবেদনা এবং বোঝার সাথে যোগাযোগ করতে সহায়তা করে এবং আপনার বার্তা ভুলভাবে নেওয়া হলে নিজেকে মুক্ত করে।

বস্তুর ভাল ব্যবহার করুন

একটি সংবাদপত্রের শিরোনাম দুটি জিনিস করে: এটি আপনার মনোযোগ আকর্ষণ করে এবং নিবন্ধটি সংক্ষিপ্ত করে যাতে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে এটি পড়বেন কি না। আপনার ইমেইল বিষয় লাইন একই কাজ করা উচিত.

একটি বস্তু খালি স্থান "স্প্যাম" হিসাবে উপেক্ষা করা বা প্রত্যাখ্যান করার সম্ভাবনা বেশি। তাই ইমেলটি কী তা প্রাপককে বলার জন্য সর্বদা কয়েকটি ভালভাবে নির্বাচিত শব্দ ব্যবহার করুন।

যদি আপনার বার্তাটি একটি নিয়মিত ইমেল সিরিজের অংশ হয়, যেমন একটি সাপ্তাহিক প্রকল্প প্রতিবেদন আপনি বিষয় লাইনে তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন। একটি বার্তার জন্য একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন, আপনি একটি কল টু অ্যাকশন অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন, যেমন "অনুগ্রহ করে 7 নভেম্বরের মধ্যে।"

একটি ভাল-লিখিত বিষয় লাইন, নীচের মত, প্রাপক এমনকি ইমেল খুলতে না করেই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রদান করে। এটি একটি প্রম্পট হিসাবে কাজ করে যা প্রাপকদের যখনই তারা তাদের ইনবক্স চেক করে তখন আপনার মিটিংয়ের কথা মনে করিয়ে দেয়।

 

খারাপ উদাহরণ ভাল উদাহরণ
 
বিষয়: মিটিং বিষয়: GATEWAY প্রক্রিয়াতে সভা - 09h 25 ফেব্রুয়ারি 2018

 

বার্তা পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত রাখুন

ইমেল, যেমন ঐতিহ্যগত ব্যবসা অক্ষর, পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে। আপনার বাক্য সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট রাখুন। ইমেলের সংস্থা সরাসরি এবং তথ্যপূর্ণ হতে হবে এবং এতে সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকতে হবে।

প্রথাগত চিঠির বিপরীতে, একাধিক ইমেল পাঠানোর জন্য একটি পাঠানোর চেয়ে বেশি খরচ হয় না। তাই যদি আপনার কারো সাথে বিভিন্ন বিষয়ে যোগাযোগ করতে হয়, তাহলে প্রতিটির জন্য আলাদা ইমেল লেখার কথা বিবেচনা করুন। এটি বার্তাটিকে স্পষ্ট করে এবং আপনার সংবাদদাতাকে একবারে একটি বিষয়ে প্রতিক্রিয়া জানাতে দেয়৷

 

খারাপ উদাহরণ ভাল উদাহরণ
বিষয়: বিক্রয় রিপোর্টের জন্য সংশোধন

 

হাই মিচেলিন,

 

গত সপ্তাহে এই রিপোর্ট পাঠানোর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ. আমি গতকাল এটি পড়েছি এবং অনুভব করেছি যে অধ্যায় 2 আমাদের বিক্রয় পরিসংখ্যান সম্পর্কে আরও নির্দিষ্ট তথ্যের প্রয়োজন। আমি মনে করি টোনটি আরও আনুষ্ঠানিক হতে পারে।

 

উপরন্তু, আমি আপনাকে জানাতে চেয়েছিলাম যে আমি এই শুক্রবার জনসংযোগ বিভাগের সাথে নতুন বিজ্ঞাপন প্রচারের বিষয়ে একটি মিটিং নির্ধারণ করেছি। তিনি সকাল 11:00 টায় এবং ছোট কনফারেন্স রুমে থাকবেন।

 

আপনি উপলব্ধ হলে আমাকে জানাতে দয়া করে.

 

ধন্যবাদ,

 

ক্যামিল

বিষয়: বিক্রয় রিপোর্টের জন্য সংশোধন

 

হাই মিচেলিন,

 

গত সপ্তাহে এই রিপোর্ট পাঠানোর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ. আমি গতকাল এটি পড়েছি এবং অনুভব করেছি যে অধ্যায় 2 আমাদের বিক্রয় পরিসংখ্যান সম্পর্কে আরও নির্দিষ্ট তথ্যের প্রয়োজন।

 

আমি মনে করি যে স্বন আরো আনুষ্ঠানিক হতে পারে।

 

আপনি এই মন্তব্য সঙ্গে মন পরিবর্তন করতে পারে?

 

আপনার কঠোর পরিশ্রমের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ!

 

ক্যামিল

 

(ক্যামিল্ল তারপর পিআর বৈঠক সম্পর্কে আরেকটি ইমেল পাঠায়।)

 

এখানে ভারসাম্য বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি কাউকে ইমেল দিয়ে বোমাবর্ষণ করতে চান না এবং এটি একটি পোস্টে বেশ কয়েকটি সম্পর্কিত পয়েন্ট একত্রিত করা বোধগম্য। যখন এটি ঘটবে, সংখ্যাযুক্ত অনুচ্ছেদ বা বুলেট পয়েন্টগুলির সাথে এটিকে সহজ রাখুন এবং এটি হজম করা সহজ করার জন্য তথ্যটিকে ছোট, সুসংগঠিত ইউনিটগুলিতে "কাটা" বিবেচনা করুন।

এছাড়াও নোট করুন যে উপরের ভাল উদাহরণে, ক্যামিল নির্দিষ্ট করেছেন যে তিনি মিশেলিন কি করতে চেয়েছিলেন (এই ক্ষেত্রে, প্রতিবেদনটি পরিবর্তন করুন)। আপনি কি চান তা জানতে যদি আপনি লোকেদের সাহায্য করেন তবে তারা আপনাকে এটি দেওয়ার সম্ভাবনা বেশি।

বিনীত হতে

লোকেরা প্রায়ই মনে করে যে ইমেলগুলি ঐতিহ্যবাহী অক্ষরগুলির চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক হতে পারে। কিন্তু আপনি যে বার্তা প্রেরণ করেন তা হল আপনার নিজস্ব পেশাদারিত্ব, মূল্যবোধ এবং মনোযোগের প্রতিফলনের একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রতিফলন, তাই আনুষ্ঠানিকতার একটি নির্দিষ্ট স্তর প্রয়োজন।

আপনার কারো সাথে ভালো সম্পর্ক না থাকলে, অনানুষ্ঠানিক ভাষা, অপবাদ, শব্দবাক্য এবং অনুপযুক্ত সংক্ষেপণ এড়িয়ে চলুন। ইমোটিকনগুলি আপনার উদ্দেশ্য স্পষ্ট করতে সহায়ক হতে পারে, তবে শুধুমাত্র আপনার পরিচিত লোকেদের সাথে এগুলি ব্যবহার করা ভাল।

পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে "আন্তরিকভাবে," "আপনার জন্য শুভ দিন / সন্ধ্যায়" বা "আপনার মঙ্গল" সহ আপনার বার্তা বন্ধ করুন।

প্রাপকরা ইমেলগুলি প্রিন্ট করতে এবং অন্যদের সাথে শেয়ার করতে বেছে নিতে পারেন, তাই সর্বদা বিনয়ী হন৷

স্বন চেক করুন

যখন আমরা মুখোমুখি মানুষের সাথে সাক্ষাৎ করি, তখন আমরা তাদের শরীরের ভাষা, কণ্ঠস্বর টোন এবং মুখের অভিব্যক্তিগুলি কীভাবে অনুভব করি তা মূল্যায়নের জন্য ব্যবহার করি। ই-মেইল আমাদের এই তথ্য থেকে বঞ্চিত করে, যার অর্থ আমাদের জানা নেই যে লোকেরা আমাদের বার্তাগুলিকে ভুল বুঝেছে।

আপনার পছন্দের শব্দ, বাক্যের দৈর্ঘ্য, বিরাম চিহ্ন এবং ক্যাপিটালাইজেশন সহজেই ভিজ্যুয়াল এবং শ্রুতিসংকেত ছাড়াই ভুল ব্যাখ্যা করা যেতে পারে। নীচের প্রথম উদাহরণে, লুইস মনে করতে পারে যে ইয়ান হতাশ বা রাগান্বিত, কিন্তু বাস্তবে, তিনি ভাল বোধ করেন।

 

খারাপ উদাহরণ ভাল উদাহরণ
লুইস,

 

আমার আজ বিকাল ৫টার মধ্যে আপনার রিপোর্ট দরকার নয়তো আমি আমার সময়সীমা মিস করব।

 

Yann

হাই Louise,

 

এই প্রতিবেদনে আপনার কঠোর পরিশ্রমের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আপনি কি আমার 17 ঘন্টা আগে আপনার সংস্করণ সরবরাহ করতে পারেন, যাতে আমি আমার নির্দিষ্ট সময়সীমা মিস করি না?

 

অগ্রিম ধন্যবাদ,

 

Yann

 

আপনার ইমেল আবেগের "অনুভূতি" সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনার অভিপ্রায় বা আবেগ ভুল বোঝা যায়, আপনার শব্দ গঠন করার একটি কম দ্বিধা উপায় খুঁজে।

প্রূফ্সংশোধন

অবশেষে, "পাঠান" ক্লিক করার আগে, কোনো বানান, ব্যাকরণ এবং বিরামচিহ্নের ত্রুটির জন্য আপনার ইমেল পরীক্ষা করার জন্য কিছুক্ষণ সময় নিন। আপনার ইমেলগুলি আপনার পেশাদার ইমেজের একটি অংশ যতটা আপনি পোশাক পরেন। তাই সিরিজে ত্রুটি সম্বলিত একটি বার্তা পাঠানোর উপর ভ্রুকুটি করা হয়।

প্রুফডিডিংয়ের সময়, আপনার ইমেলের দৈর্ঘ্যের দিকে মনোযোগ দিন। লোকেদের দীর্ঘ, সংযোগ বিচ্ছিন্ন ইমেলগুলি তুলনায় সংক্ষিপ্ত, সংক্ষিপ্ত ইমেলগুলি পড়ার সম্ভাবনা বেশি, তাই প্রয়োজনীয় তথ্যগুলি ব্যতীত আপনার ইমেল যত তাড়াতাড়ি সম্ভব নিশ্চিত করুন।

মূল পয়েন্ট

আমাদের বেশিরভাগ সময় আমাদের দিনের একটি ভাল অংশ ব্যয় করে ইমেলগুলি পড়ুন এবং রচনা করুন। তবে আমরা যে বার্তাগুলি প্রেরণ করি তা অন্যের জন্য বিভ্রান্তিকর হতে পারে।

কার্যকরী ইমেলগুলি লেখার জন্য, আপনি যদি সত্যিই এই চ্যানেলটি ব্যবহার করতে চান তবে প্রথমে নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন। কখনও কখনও এটা ফোন নিতে ভাল হতে পারে।

আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত এবং সুনির্দিষ্ট করুন। তাদের শুধুমাত্র তাদের কাছে পাঠান যারা সত্যিই তাদের দেখতে হবে এবং স্পষ্টভাবে নির্দেশ করে যে আপনি প্রাপককে পরবর্তীতে কী করতে চান।

মনে রাখবেন যে আপনার ইমেলগুলি আপনার পেশাদারিত্ব, আপনার মূল্যবোধ এবং বিশদে আপনার মনোযোগের প্রতিফলন। অন্যরা কীভাবে আপনার বার্তার স্বর ব্যাখ্যা করতে পারে তা কল্পনা করার চেষ্টা করুন। বিনয়ী হোন এবং "পাঠান" চাপার আগে আপনি যা লিখেছেন তা সর্বদা দুবার চেক করুন।