কর্পোরেট ইমেইল
আজকের ব্যবসায়িক পরিবেশে যেখানে ইমেইল পছন্দের যোগাযোগের হাতিয়ার হয়ে উঠেছে। আপনার বার্তা প্রকাশ করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতা অর্জন করা অপরিহার্য। আপনার অসন্তুষ্টি এমন একজন সহকর্মীকে জানানোর অনেক উপায় রয়েছে যার সাথে আপনি কোনওভাবে দ্বন্দ্বে রয়েছেন। কেউ একটি মুখোমুখি আলোচনা, একটি ফোন কল বা কোনো ধরনের মধ্যস্থতা কল্পনা করতে পারেন। যাইহোক, কাজের জগতে ইমেল সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত মাধ্যম হিসেবে রয়ে গেছে।
ইমেল একটি খুব শক্তিশালী হাতিয়ার ব্যাপকভাবে অনেক কারণে ব্যবহৃত হয়।
আপনি যখন একটি ইমেল পাঠান, যোগাযোগের একটি স্বয়ংক্রিয় রেকর্ডিং আছে। অতএব, আপনার বিভিন্ন এক্সচেঞ্জগুলি ফোল্ডারে সংগঠিত করা যেতে পারে নিরাপদে সংরক্ষণ করা হয়। সেগুলি ভবিষ্যতে রেফারেন্স বা আইনি কারণে ব্যবহার করা যেতে পারে। যোগাযোগের অফিসিয়াল মাধ্যম হিসাবে ইমেল ব্যবহার করা ব্যবসার অর্থও সাশ্রয় করে। এই ধরনের যোগাযোগের পদ্ধতি আয়ত্ত করা আপনার জন্য কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা বোঝার জন্য এই পয়েন্টগুলি নোট করা গুরুত্বপূর্ণ।
আপনার দৈনন্দিন কাজে, এটি ঘটতে পারে যে একজন সহকর্মীকে ভাল আচরণের কিছু নিয়ম মনে করিয়ে দিতে হবে। এটা মনে রাখা মূল্যবান যে ইমেলের মাধ্যমে একজন সহকর্মীকে অবহিত করা আপনার পয়েন্টকে দৃঢ়ভাবে জানার একটি আনুষ্ঠানিক এবং কার্যকর উপায়। যদি এই ধরনের একজন সহকর্মী বারবার সতর্ক করার পরে তার মনোভাব পরিবর্তন না করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে আপনার পাঠানো ইমেলগুলি আপনার পক্ষ থেকে পরবর্তী পদক্ষেপের ন্যায্যতা দিতে উপস্থাপন করা হতে পারে। মনে রাখবেন যে সেগুলি নিরাপদে সংরক্ষণ করা হয়েছে এবং পুনরুদ্ধার করা যেতে পারে এবং প্রশ্নযুক্ত ব্যক্তির অসদাচরণ ইতিহাস দেখানোর জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
ই-মেইলে সহকর্মীকে অবহিত করার আগে
আগেই বলা হয়েছে, যোগাযোগের জন্য ইমেইলের ব্যবহার আনুষ্ঠানিক। এটি বোঝায় যে এটি একটি মৌখিক সতর্কতার চেয়ে বেশি ওজন করে এবং আরও পরিণতি বহন করে। অতএব, আপনি যার সাথে কাজ করেন তাকে ইমেলের মাধ্যমে জানানোর আগে, মৌখিক সতর্কতা বিবেচনা করুন। কেউ কেউ তাদের আচরণ মানিয়ে নেবে যখন আপনি করবেন। ফলস্বরূপ, এটির প্রয়োজন হয় না, প্রথমে সমস্যাটি নিষ্পত্তি করার চেষ্টা না করে, এটিকে অপ্রয়োজনীয় মাত্রা দেওয়া। এছাড়াও, ইমেলের মাধ্যমে একজন সহকর্মীকে অবহিত করা সর্বদা তাদের পরিবর্তন করতে রাজি করানো আদর্শ উপায় নাও হতে পারে। প্রতিটি ক্ষেত্রে এবং প্রতিটি পরিস্থিতি অনুযায়ী আচরণ করুন। ইমেলের মাধ্যমে আপনার রাগ প্রকাশ করার আগে, আপনাকে এটি সম্পর্কে কীভাবে যেতে হবে তা জানতে হবে। আপনাকে আপনার চিন্তাভাবনা সংগ্রহ করতে হবে এবং আপনি কী লিখতে চান এবং পছন্দসই ফলাফল পেতে আপনার প্রভাবের মাত্রা নির্ধারণ করতে হবে।
সমস্যা সনাক্ত করুন
আপনার ইমেল পাঠানোর আগে যা করতে হবে তা হল আপনার বিরক্তির বিষয় চিহ্নিত করা। এটা মনে হয় হিসাবে সহজ নয়. একটি অফিসে যেখানে প্রতিযোগিতা এবং প্রতিদ্বন্দ্বিতা রাজত্ব করে, আপনাকে অবশ্যই নিশ্চিত হতে হবে যে আপনার অভিযোগের একটি গুরুতর ভিত্তি রয়েছে। এটা আপনার দলের একজন সদস্যকে গসিপ দিয়ে যন্ত্রণা দেওয়ার বিষয়ে নয়। যাইহোক, আপনি যদি অসদাচরণের শিকার বা সাক্ষী হন এবং ঘটনাগুলি নিশ্চিত হয়, তাহলে ব্যবস্থা নিন। যাইহোক, আপনার ট্র্যাকগুলিতে স্বাভাবিক ভদ্রতার নিয়মগুলিকে সম্মান করতে ভুলবেন না।
কার সাথে আপনার সমস্যা হয়েছে?
আপনার এবং একজন ম্যানেজারের মধ্যে অযথা বিরোধ সৃষ্টি করা, উদাহরণস্বরূপ, আপনার বা আপনার দলের কোন উপকার হবে না। এটি অবশ্যই আপনার উত্পাদনশীলতাকে প্রভাবিত করবে এবং আপনাকে একটি আঠালো পরিস্থিতিতে ফেলতে পারে। একটি ইমেলের পরিবর্তে, মুখোমুখি আলোচনা বিবেচনা করা আপনার উদ্বিগ্ন সমস্যা সমাধানের প্রথম পদক্ষেপ হিসাবে সহায়ক হতে পারে। যাইহোক, যদি আপনার একাধিক মুখোমুখি আলোচনা এবং মৌখিক সতর্কতা ব্যর্থ হয়, তাহলে অফিসিয়াল ইমেল পাঠাতে দ্বিধা করবেন না যা অবশ্যই পরে আপনাকে উপকৃত করবে।
আপনার ইমেইল সন্ধান করুন
আপনার ইমেল পেশাদারভাবে লেখা উচিত। আপনি যখন ইমেলের মাধ্যমে কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির আচরণ বা কাজের সমালোচনা করার উদ্যোগ নেন, তখন মনে রাখবেন এটি একটি অফিসিয়াল নথি। এর মানে হল এটি একটি নথি যা আপনার বিরুদ্ধে যেতে পারে। এই প্রসঙ্গে একটি চিঠি লেখার জন্য প্রত্যাশিত সমস্ত নিয়মকে সম্মান করুন।
