আপনার পেশাগত জীবনে, আপনাকে প্রায়ই একটি প্রতিবাদ ইমেল লিখতে হবে। এটি একটি সহকর্মী, একটি অংশীদার বা একটি সরবরাহকারীকে সম্বোধন করা যেতে পারে। আপনার উদ্দেশ্য যাই হোক না কেন, আপনার কথোপকথনকারীদের দ্বারা গুরুত্ব সহকারে নেওয়ার জন্য আপনাকে অবশ্যই কিছু প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করতে হবে। অতএব, এই ধরনের বার্তা লেখার দক্ষতা অর্জন অপরিহার্য। এখানে আপনার প্রতিবাদ ইমেল কিভাবে পেতে হয়.
তথ্যের উপর ফোকাস করুন
প্রতিবাদ ইমেল লেখার সময়, ঘটনা সম্পর্কে কঠোর হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। অন্য কথায়, উপাদানগুলিকে বাস্তবসম্মতভাবে উপস্থাপন করতে হবে যাতে পাঠক দ্রুত প্রসঙ্গটি উপলব্ধি করতে পারে।
সুতরাং, বিশদ বিবরণ এবং অপ্রয়োজনীয় বাক্যগুলি এড়িয়ে চলুন এবং পরিবর্তে প্রয়োজনীয় জিনিসগুলি যেমন তথ্য এবং তারিখগুলি উল্লেখ করুন। প্রকৃতপক্ষে এই উপাদানগুলির সাহায্যে প্রাপক আপনার ইমেলের উদ্দেশ্য বুঝতে সক্ষম হবে। আপনাকে অবশ্যই স্পষ্ট, সুনির্দিষ্ট এবং তারিখের তথ্য প্রদান করতে হবে।
ইমেইলের বিষয় তারপর প্রসঙ্গ নির্দেশ করুন
আপনি যখন একটি প্রতিবাদ ইমেল লিখবেন তখন সরাসরি পয়েন্টে যান। আপনার "আমি আপনাকে এই ইমেলটি লিখছি" এর মতো শব্দের প্রয়োজন নেই কারণ এগুলি এমন স্পষ্ট জিনিস যা জোর দেওয়ার দরকার নেই৷
আপনার অভিযোগের জন্ম দিয়েছে এমন তথ্যগুলি পরিষ্কারভাবে উপস্থাপন করার পরে এবং তারিখটি ভুলে না গিয়ে। এটি একটি মিটিং, একটি সেমিনার, একটি ইমেল বিনিময়, একটি প্রতিবেদন, সরঞ্জাম ক্রয়, একটি চালান রসিদ ইত্যাদি হতে পারে।
চালিয়ে যান, যতটা সম্ভব স্পষ্টভাবে আপনার প্রত্যাশাগুলি উল্লেখ করুন।
ধারণাটি হল যে প্রাপক আপনার ইমেলের উদ্দেশ্য এবং আপনি এটি থেকে কী চান তা দ্রুত বুঝতে পারে।
আপনার বক্তৃতায় সংযমের দিকে মনোনিবেশ করুন
একটি প্রতিবাদ ইমেল লেখার জন্য একটি শান্ত এবং সংক্ষিপ্ত শৈলী প্রয়োজন। কারণ এটি একটি বিশেষ পরিস্থিতি, আপনাকে তথ্য এবং আপনার প্রত্যাশার উপর ফোকাস করতে হবে। এটি করার জন্য, ছোট বাক্যগুলি ব্যবহার করুন যা আপনার চ্যালেঞ্জের সারাংশকে সংক্ষিপ্ত করে এবং যেগুলি প্রতিদিনের, ভদ্র ভাষায় লেখা হয়।
এছাড়াও, অনুষ্ঠানের জন্য উপযুক্ত একটি ভদ্র বাক্যাংশ ব্যবহার করতে ভুলবেন না। এই ধরনের বিনিময়ে "সদয় শুভেচ্ছা" এবং "শুভেচ্ছা" এড়ানো উচিত।
পেশাদার থাকুন
একটি প্রতিবাদ ইমেল লেখার সময় পেশাদার থাকতে ভুলবেন না, এমনকি যদি আপনি অত্যন্ত অসন্তুষ্ট হন। নিজেকে ধারণ করার জন্য আপনাকে যথাসাধ্য চেষ্টা করতে হবে কারণ আবেগ আসলেই পেশাদার লেখার অন্তর্গত নয়।
সুতরাং, এমন শব্দ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন যা আপনার অনুভূতিকে এক বা অন্যভাবে প্রকাশ করতে পারে। এটা গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার ইমেল বাস্তবসম্মত থাকে।
প্রমাণ সংযুক্ত করুন
অবশেষে, একটি প্রতিবাদ ইমেলে সফল হওয়ার জন্য, আপনার যুক্তিগুলির সাথে প্রমাণ সংযুক্ত করা অপরিহার্য। আপনাকে অবশ্যই প্রাপককে দেখাতে হবে যে আপনি বিবাদ করার সঠিক। সুতরাং আপনি প্রমাণ হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন এমন যে কোনও নথি সংযুক্ত করুন এবং ইমেলে তা উল্লেখ করুন।
