পড়তে লিখুন
একজন সহকর্মী মাত্র এক ঘন্টার মধ্যে আপনার একটি মিটিং সম্পর্কে আপনাকে ইমেল করেছেন। একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রকল্পের অংশ হিসাবে আপনাকে উপস্থাপন করতে হবে এমন মূল তথ্য ইমেলটিতে রয়েছে বলে মনে করা হচ্ছে।
কিন্তু একটি সমস্যা আছে: ইমেলটি এতটাই খারাপভাবে লেখা যে আপনি আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা খুঁজে পাচ্ছেন না। বানান ভুল এবং অসম্পূর্ণ বাক্য আছে। অনুচ্ছেদগুলি এতই দীর্ঘ এবং বিভ্রান্তিকর যে আপনি যে তথ্যটি চান তা খুঁজে পেতে আপনার তিনগুণ সময় লাগে। ফলস্বরূপ, আপনি মিটিংয়ের জন্য অপেক্ষাকৃত কম প্রস্তুতি নিচ্ছেন এবং আপনি যেমনটি আশা করেছিলেন তেমনটি হয় না।
আপনি কি কখনও এই অনুরূপ পরিস্থিতির সম্মুখীন? তথ্যে ভরপুর বিশ্বে, স্পষ্টভাবে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং কার্যকরভাবে যোগাযোগ করা অপরিহার্য। বইয়ের দৈর্ঘ্যের ইমেলগুলি পড়ার জন্য লোকেদের সময় নেই, এবং তাদের ইমেলগুলিকে ব্যাখ্যা করার ধৈর্য নেই যা খারাপভাবে নির্মিত এবং যেখানে দরকারী তথ্য সমস্ত জায়গায় ছড়িয়ে ছিটিয়ে রয়েছে৷
প্লাস আপনার লেখার দক্ষতা ভাল, আপনার বস, সহকর্মী এবং ক্লায়েন্ট সহ আপনার চারপাশের লোকেদের উপর আপনি যতটা ভাল ছাপ ফেলবেন। আপনি কখনই জানেন না যে এই ভাল ইমপ্রেশনগুলি আপনাকে কতদূর নিয়ে যাবে।
এই প্রবন্ধে, আমরা দেখব কীভাবে আপনি আপনার লেখার দক্ষতাগুলি উন্নত করতে এবং সাধারণ ভুলগুলি এড়াতে পারেন।
শ্রোতা এবং বিন্যাস
স্পষ্টভাবে লেখার প্রথম ধাপ হল উপযুক্ত বিন্যাস নির্বাচন করা। আপনি একটি অনানুষ্ঠানিক ইমেল পাঠাতে হবে? বিস্তারিত প্রতিবেদন লিখবেন? নাকি আনুষ্ঠানিক চিঠি লিখবেন?
বিন্যাস, আপনার শ্রোতাদের সাথে, আপনার "লেখার কণ্ঠস্বর" সংজ্ঞায়িত করবে, অর্থাৎ স্বরটি কতটা আনুষ্ঠানিক বা শিথিল হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি সম্ভাব্য ক্লায়েন্টকে একটি ইমেল লিখছেন, তাহলে এটি কি বন্ধুর কাছে একটি ইমেলের মতো একই টোন হওয়া উচিত?
অবশ্যই না।
আপনার বার্তা কে পড়বে তা সনাক্ত করে শুরু করুন। এটা কি সিনিয়র এক্সিকিউটিভদের জন্য, পুরো দল বা একটি ছোট গোষ্ঠী একটি নির্দিষ্ট ফাইলে কাজ করছে? আপনি যা কিছু লেখেন তাতে, আপনার পাঠক বা প্রাপকদের আপনার সুরের পাশাপাশি বিষয়বস্তুর দিকগুলিকে সংজ্ঞায়িত করতে হবে।
রচনা এবং শৈলী
একবার আপনি জানেন যে আপনি কী লিখছেন এবং কার জন্য আপনি লেখেন, আপনাকে অবশ্যই লেখা শুরু করতে হবে।
একটি ফাঁকা, সাদা কম্পিউটার স্ক্রীন প্রায়ই ভয় দেখায়। আটকে যাওয়া সহজ কারণ আপনি কীভাবে শুরু করবেন তা জানেন না। আপনার নথি রচনা এবং বিন্যাস করার জন্য এই টিপস চেষ্টা করুন:
- আপনার শ্রোতা সঙ্গে শুরু করুন: মনে রাখবেন যে আপনার পাঠকরা আপনি তাদের যা বলবেন তার কিছুই হয়তো জানেন না। তাদের প্রথমে কী জানা উচিত?
- একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন: এটি বিশেষভাবে কার্যকর যদি আপনি একটি দীর্ঘ নথি লিখছেন, যেমন একটি প্রতিবেদন, উপস্থাপনা বা বক্তৃতা৷ রূপরেখাগুলি আপনাকে কোন ক্রমে কোন ধাপগুলি অনুসরণ করতে হবে তা শনাক্ত করতে সাহায্য করে এবং কাজটি পরিচালনাযোগ্য তথ্যে বিভক্ত করে।
- একটু সহানুভূতি চেষ্টা করুন: উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি সম্ভাব্য গ্রাহকদের জন্য একটি বিক্রয় ইমেল লিখছেন, তাহলে কেন তারা আপনার পণ্য বা আপনার বিক্রয় পিচ সম্পর্কে যত্ন নেবে? তাদের জন্য লাভ কি? সব সময়ে আপনার শ্রোতাদের চাহিদা মনে রাখবেন.
- অলঙ্কৃত ত্রিভুজ ব্যবহার করুন: আপনি যদি কাউকে কিছু করার জন্য প্ররোচিত করার চেষ্টা করেন, তবে কেন লোকেদের আপনার কথা শোনা উচিত তা ব্যাখ্যা করতে ভুলবেন না, আপনার বার্তাটি এমনভাবে সরবরাহ করুন যা আপনার শ্রোতাদের জড়িত করবে এবং তথ্যটি যুক্তিসঙ্গত এবং সুসঙ্গত উপায়ে উপস্থাপন করবে।
- আপনার প্রধান থিম চিহ্নিত করুন: যদি আপনার বার্তার মূল থিমটি সংজ্ঞায়িত করতে আপনার অসুবিধা হয় তবে ভান করুন যে আপনার অবস্থান ব্যাখ্যা করার জন্য আপনার কাছে 15 সেকেন্ড বাকি আছে। আপনি কি বলেন? এটি সম্ভবত আপনার প্রধান থিম.
- সাধারণ ভাষা ব্যবহার করুন: যদি না আপনি একটি বৈজ্ঞানিক গবেষণাপত্র লিখছেন, সাধারণত সহজ, সরল ভাষা ব্যবহার করা ভাল। শুধুমাত্র মানুষকে প্রভাবিত করার জন্য দীর্ঘ শব্দ ব্যবহার করবেন না।
গঠন
আপনার নথি সম্ভব হিসাবে ব্যবহারকারী বন্ধুত্বপূর্ণ হওয়া উচিত। শিরোনাম, সাবটাইটেল, বুলেট এবং সংখ্যাগুলি যতটা সম্ভব পাঠ্যটি আলাদা করতে ব্যবহার করুন।
সর্বোপরি, কী পড়া সহজ হতে পারে: দীর্ঘ অনুচ্ছেদে ভরা একটি পৃষ্ঠা বা বিভাগ শিরোনাম এবং বুলেট পয়েন্ট সহ ছোট অনুচ্ছেদে বিভক্ত একটি পৃষ্ঠা? একটি দস্তাবেজ যা স্ক্যান করা সহজ, দীর্ঘ, ঘন অনুচ্ছেদ সহ একটি নথির চেয়ে বেশি বার পড়া হবে৷
শিরোনাম পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণ করা উচিত. প্রশ্নগুলি ব্যবহার করা প্রায়শই একটি ভাল ধারণা, বিশেষ করে বিজ্ঞাপনের অনুলিপিতে, কারণ প্রশ্নগুলি পাঠককে আগ্রহী এবং কৌতূহলী রাখতে সাহায্য করে৷
ই-মেইল এবং প্রস্তাবগুলিতে, সংক্ষিপ্ত, বাস্তব শিরোনাম এবং সাবটাইটেলগুলি ব্যবহার করুন, যেমন এই নিবন্ধের মধ্যে।
গ্রাফিক্স যোগ করা আপনার পাঠ আলাদা করার জন্য একটি স্মার্ট উপায়। এই ভিজ্যুয়াল এডিসমূহ শুধুমাত্র পাঠককে সামগ্রীতে মনোযোগ দেওয়ার অনুমতি দেয় না, বরং পাঠ্য থেকে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলিকে দ্রুত যোগাযোগ করতে দেয়।
গাণিতিক ত্রুটি
আপনি সম্ভবত জানেন যে আপনার ইমেলের ভুলগুলি আপনার কাজকে অপ্রফেশনাল দেখাবে। নিজেকে একজন বানান পরীক্ষক পেয়ে এবং যতটা সম্ভব আপনার বানান সংশোধন করে স্থূল ভুলগুলি এড়ানো অপরিহার্য।
এখানে সাধারণত ব্যবহৃত শব্দগুলির কিছু উদাহরণ রয়েছে:
- আমি পাঠাতে / পাঠাতে / পাঠাচ্ছি
প্রথম পাঠের ক্রিয়া হিসাবে "পাঠাতে" ক্রিয়াটি, সর্বদা একটি "ই" সহ একক "আমি পাঠাচ্ছি" প্রথম ব্যক্তির মধ্যে লিখব। "ই" ছাড়া "চালান" একটি নাম ("একটি চালান") এবং বহুবচন হতে পারে: "চালান"।
- আমি আপনাকে যোগদান / আমি আপনাকে যোগদান
একটি সবসময় "আমি আপনার সাথে যোগদান" লিখতে হবে একটি "গুলি"। একটি "টি" সহ "যৌথ" তৃতীয় ব্যক্তি একক "সে যোগদান" এর সমন্বয়।
- সময়সীমা / নির্দিষ্ট সময়সীমা
এমনকি যদি "বাম্পার" নারীর নামে সংযোজিত হয় তবে প্রলোভনে নাও এবং সর্বদা "ই" ছাড়া "বাম্পার" লিখুন।
- সুপারিশ / সুপারিশ
যদি আমরা ইংরেজীতে "ই" দিয়ে "সুপারিশ" লিখি, তবে আমরা সবসময় "একটি" দিয়ে "সুপারিশ" লিখি।
- সেখানে আছে / আছে / আছে
আমরা উচ্চারণের সুবিধার্থে এবং ধারাবাহিকভাবে দুটি স্বরগুলি রোধ করতে জিজ্ঞাসাবাদের সূত্রগুলিতে একটি উচ্চারণমূলক "টি" যুক্ত করি। আমরা তাই "সেখানে আছে" লিখব।
- শর্তাবলী / শর্তাবলী
এক "গুলি" ছাড়া "শর্তাবলী" লিখতে না। এই অভিব্যক্তি ব্যবহারের ক্ষেত্রে সর্বদা "শর্তাবলী" আছে।
- এর মধ্যে / মধ্যে
"বিচ্ছিন্ন" শব্দটির দ্বারা বিভ্রান্ত হওয়ার বিষয়ে সতর্ক হোন না যা "গুলি" এর সাথে শেষ হয়। এক "s" সঙ্গে "মধ্যে" লিখতে না। এটি একটি preposition এবং এটি invariable হয়।
- সম্মত / হিসাবে সম্মত
এমনকি একটি মহিলার নাম affixed, "সম্মত হিসাবে" সবসময় invariable এবং কখনও একটি "ই" লাগে না।
- রক্ষণাবেক্ষণ / সেবা
নাম এবং ক্রিয়া বিভ্রান্ত না। "টি" ছাড়া নাম "সাক্ষাত্কার" একটি বিনিময় বা একটি "কাজ সাক্ষাত্কার" বর্ণনা করে। একবচন "রক্ষণাবেক্ষণ" এর তৃতীয় ব্যক্তির সাথে মিলিত ক্রিয়াটি যখন কিছু বজায় রাখার জন্য পদক্ষেপ নেওয়ার সময় ব্যবহৃত হয়।
আপনার কিছু পাঠক বানান এবং ব্যাকরণ মধ্যে নিখুঁত হবে না। আপনি যদি এই ভুলগুলি করেন তবে তারা লক্ষ্য করতে পারে না। কিন্তু এটি একটি অজুহাত হিসাবে ব্যবহার করবেন না: সাধারণত মানুষ হবে, বিশেষ করে সিনিয়র কর্মকর্তা, যারা লক্ষ্য করবেন!
এই কারণে, আপনি যা লিখবেন তা সমস্ত পাঠকের জন্য গ্রহণযোগ্য মানের হওয়া উচিত।
প্রতিপাদন
একটি ভাল প্রুফরিডিং এর শত্রু হল গতি। অনেক লোক তাদের ইমেলের মাধ্যমে তাড়াহুড়ো করে, কিন্তু এভাবেই আপনি ত্রুটিগুলি মিস করেন। আপনি যা লিখেছেন তা যাচাই করতে এই নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন:
- আপনার হেডার এবং পাদচরণ চেক করুন: লোকেরা প্রায়শই কেবল পাঠ্যের উপর ফোকাস করার জন্য তাদের উপেক্ষা করে। হেডারগুলি বড় এবং সাহসী হওয়ার অর্থ এই নয় যে তারা ত্রুটি-মুক্ত!
- জোরে ইমেইল পড়ুন: এটি আপনাকে ধীরে ধীরে যেতে বাধ্য করে, যার মানে আপনি ত্রুটি সনাক্ত করার সম্ভাবনা বেশি।
- আপনি পড়া হিসাবে টেক্সট অনুসরণ করার জন্য আপনার আঙুল ব্যবহার করুন: এটি আরেকটি জিনিস যা আপনাকে হ্রাস করতে সহায়তা করে।
- আপনার লেখা শেষে শুরু: শুরু থেকে শুরু থেকে একটি বাক্য পুনঃ-পড়া, এটি আপনাকে ত্রুটিগুলি এবং ফোকাসগুলিতে মনোযোগ দেওয়ার ক্ষেত্রে সহায়তা করে।
